Implementasi Sistem Imformasi Dan Pembagian Terstruktur Mengenai Sistem

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

1. Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada mekanisme mendefinisikan sistem sebagai berikut ini : Suatu sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bahu-membahu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau untuk menuntaskan suatu target yang tertentu. Pengertian sistem berdasarkan Wikipedia indonesia yaitu sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) yaitu suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan fatwa informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sedang berdasarkan beberapa jago pengertian sistem yaitu sebagai berikut : 

• Menurut LUDWIG VON BARTALANFY : Sistem merupakan seperangkat unsure yang saling terikat dalam suatuantar kekerabatan diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. 
• Menurut ANATOL RAPOROT : Sistem yaitu suatu kumpulan kesatuan dan perangkat korelasi satu sama lain. 
• Menurut L. ACKOF : Sistem yaitu setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yangterdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. 

Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen: 

• Objek, yang sanggup berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia sanggup benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut. 
• Atribut, yang memilih kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya. 
• Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya. 
• Lingkungan, tempat di mana sistem berada 

Syarat-syarat sistem : 

• Sistem harus dibuat untuk menuntaskan masalah. 
• Elemen sistem harus mempunyai planning yang ditetapkan. 
• Adanya korelasi diantara elemen sistem. 
• Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem. 
• Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen. 

2. Karakteristik Sistem

Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem sanggup berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat- sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, sanggup dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai. 

Batas Sistem (Boundary) 

Batas sistem (boundary) merupakan kawasan yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem memperlihatkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem yaitu apapun diluar batas dari sistem yangmempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem sanggup bersifat menguntungkan dan sanggup juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem. 

Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem sanggup berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. 

Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan sanggup berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut sanggup beroperasi. Signal input yaitu energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, acara yaitu maintenance input yang dipakai untuk mengoperasikan komputernya dan data yaitu signal input untuk diolah menjadi informasi. 

Keluaran (Output) Sistem 

Keluaran sistem yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berkhasiat dan sisa pembuangan. Keluaran sanggup merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan yaitu keluaran yang tidak berkhasiat dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi yaitu keluaran yang dibutuhkan. 

Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem sanggup mempunyai suatu penggalan pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa materi baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. 

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem niscaya mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat memilih sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai target atau tujuannya.

3. Klasifikasi Sistem 

DETERMINISTIK SISTEM Sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya sanggup ditentukan / diketahui dengan pasti. 

PROBABILISTIK SISTEM Sistem yang input dan prosesnya sanggup didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak sanggup ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem). 

OPEN SISTEM Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung mempunyai sifat adaptasi, sanggup mengikuti keadaan dengan lingkungannya sehingga sanggup meneruskan eksistensinya

CLOSED SISTEM Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. 

RELATIVELY CLOSED SISTEM Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk mendapatkan pengaruh-pengaruh lain.Sistem ini dalam operasinya sanggup mendapatkan imbas dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu . 

ARTIFICIAL SISTEM Sistem yang menggandakan bencana dalam alam. Sistem ini dibuat berdasarkan bencana di alam di mana insan tidak bisa melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam. 

NATURAL SISTEM Sistem yang dibuat dari bencana dalam alam. 

MANNED SISTEM Sistem klarifikasi tingkah laris yang meliputi keikut sertaan manusia. Sistem ini sanggup digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut :

• H.1. Sistem manusia-manusia. Sistem yang menitik beratkan korelasi antar manusia.
• H.2. Sistem manusia-mesin. Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan.
• H.3. Sistem mesin-mesin.Sistem yang otomatis di mana insan mempunyai kiprah untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu insan dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melaksanakan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini mengakibatkan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana insan dibebaskan dari kiprah tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat. Perancang sistem lebih banyak memakai metode ” Relatively Closed dan Deterministik Sistem “, alasannya yaitu sistem ini dalam pengerjaannya lebih gampang meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih gampang diatur dan diawasi.

Proses implementasi system (“INSTALASI”)

Tahap dari proses implementasi system merupakan penggalan dari pengembangan system informasi hanya saja Implementasi sistem (system implementation) Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Tahap implementasi sistem (system implementation) yaitu tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu: 

• Pengumpulan data (data gathering) Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview dan questionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar gres (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem. 
• Analisa Sistem Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem.
• Perancangan Sistem (design)Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian menciptakan basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan memilih form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diharapkan memilih juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan dipakai baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada ketika implementasi (deployment). 
• Penulisan kode acara (Coding) Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar. 

Testing Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem gres dan membandingkan kesudahannya dengan sistem lama. Apabila diharapkan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing). 

Instalasi Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing dan production. Server development terdapat pada tempat pengembang dan sedang dipergunakan selama pengembangan, bias dipergunakan juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diharapkan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat server production yaitu server yang mempunyai spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan biar apabila ditemukan error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang sanggup gampang mencari penyebabnya pada server production mereka. Ada cara lain untuk Pengetesan Program dengan cara 

memakai metode Black Box, metode ini memakai tidak melihat ke struktur acara perangkat lunak, yang bersifat melihat kesesuaian perangkat lunak dengan kebutuhan pengguna dan spesifikasi sistem. Black-Box yaitu test case acara berdasarkan pada spesifikasi sistem, input dari data testing diharapkan bisa menemukan output yang salah, perencanaan tes sanggup dimulai pada awal proses perangkat lunak. Pengetesan Sistem, dilakukan secara sedikit demi sedikit dengan melihat aneka macam keberhasilan dan kegagalan apa saja yang dihasilkan oleh sistem. Pengetesan sistem biasanya dilakukan sesudah selesai pengetesan program. Pengetesan sistem dilakukan untuk mengecek ulang dan menilik kekompakan antar komponen sistem yang dimplementasi biar sesuai dengan apa yang diharapkan. Konversi system merupakan proses untuk meletakkan sistem gres supaya siap dipakai untuk menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini memakai metode Parallel, maksudnya konversi dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang gres seiring dengan masa pengenalan antara personil dengan waktu yang telah ditetapkan. Baik sistem manual maupun sistem gres ini dioperasikan secara bahu-membahu untuk meyakinkan bahwa sistem yang gres benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang usang (manual) dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua buah sistem secara bersamaan, tetapi mempunyai laba yaitu perlindungan yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.

Pelatihan Pihak pengembang memperlihatkan training bagi para pengguna acara aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test. dilakukan untuk mengoperasikan sistem, termasuk kegiatan mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem. 

Pemeliharaan Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang dipakai oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan sampai seumur hidup acara aplikasi. 

Pembuatan Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi system. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai, harus dibuat rencana-rencana spesifik, yaitu : 

• Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap 
• Anggaran spesifik untuk setiap tahap 
• Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek 

Pelaksanaan Aktivitas-aktivitas Implementasi

Mencakup pelaksanaan actual planning perancangan, yang meliputi : 

• Pemilihan 
• Pelatihan personal 
• Pemasangan (instalasi) peralatan computer baru 
• Perancangan system terinci 
• Penulisan dan pengujian acara computer 
• Pengujian system 
• Pengembangan standar 
• Dokumentasi 
• Konversi file 

Dalam melaksanakan planning implementasi, harus dilakukan pengukuran-pengukuran tertentu untuk membantu transisi dan meyakinkan daya terima para karyawan perusahaan. Aspek penting lainnya dalam tahap pelaksanaan yaitu pengorganisasian proyek khusus.

Pelatihan Karyawan

Pada dasarnya setiap kesuksesan implementasi system membutuhkan perhatian seksama dalam training karyawa,yaitu :

• Karyawan gres harus direkrut dan dilatih
• Karyawan yang ada harus diajarkan untuk bekerja dengan formulir, laporan dan prosedur-prosedur baru

Dalam banyak kasus, yang terbaik yaitu dengan melatih ulang karyawan yang ada. Ada beberapa alasan untuk itu : 

• Biaya perekrutan yang berkaitan dengan karyawan gres sanggup dihindari 
• Karyawan yang ada sudah memahami operasi perusahaan 
• Moral karyawan meningkat, khususnya dalam masalah dimana posisi gres dipromosikan kepada karyawan yang ada 

Juga terdapat beberapa pendekatan training yang tersedia bagi perusahaan : 

• Menyewa konsultan training dari luar 
• Menggunakan manual pelatihan 
• Presentasi videotape 
• Presentasi audiotape 
• Seminar-seminar latihan 
• Instruksi-instruksi yang dikhususkan 
• Pelatihan dengan pinjaman computer 

Pembelian dan pemasangan peralatan computer baru

Kadang-kadang merupakan kiprah yang monumental. Pertama harus tersedia fasilitas-fasilitas yang mencukupi. Selain itu pemasangan ini membutuhkan lantai khusus dimana rangkaian kabel sanggup dipasang.

Perancangan system terinci

Spesifikasi-spesifikasi perancangan untuk acara computer ditentukan oleh tim perancangan bukan oleh pemrogram.

Pendokumentasian system baru

Dokumentasi yang baik membantu mencapai tujuan-tujuan yang bermanfaat termasuk : 

• pelatihan karyawan baru 
• memberikan informasi yang bermanfaat kepada pemrogram dan analis untuk kegiatan penilaian dan modifikasi dimasa yang akan datang. 
• memberikan informasi yang bermanfaat bagi auditor untuk mengevaluasi pengendalian intern 
• membantu menyakinkan bahwa spesifikasi – spesifikasi perancangan system telah dipenuhi. 

Konversi file

File yang dipelihara secara manual harus dikonversikan ke format computer. Rencana perancangan juga harus meliputi konversi file pita computer ke file disk.

Operasi pengujian

Terdapat tiga pendekatan dasar dalam pengujian terakhir terhadap system 

• pendekatan pribadi meliputi pengubahan ke system gres dan membatalan system usang pada satu titik waktu yang sempurna yang disebut titik ubah. 
• operasi paralel yaitu menjalankan system gres dan system usang secara simultan 
• konversi modular, memilah-memilah system gres ke dalam beberapa segmen. 

Evaluasi Sistem Baru

Terdapat banyak pendekatan yang sanggup membantu tindak lanjut dan evaluasi, termasuk observasi, kuesioner, pengukuran kinerja dan acuan.

Share this post