Konsep, Analisis Dan Pendekatan Sistem

KONSEP, ANALISIS DAN PENDEKATAN SISTEM 

A. KONSEP SISTEM

Di dalam kehidupan sehari-hari setiap orang niscaya menghadapi banyak sekali masalah, mulai dari perkara yang paling sederhana hingga dengan perkara yang paling rumit dan kompleks. Masalah yang rumit dan kopleks merupakan tantangan potensial yang harus dipecahkan oleh orang yang menghadapi perkara itu. Oleh lantaran itu, setiap orang akan berusaha untuk mengatasi dan memecahkan masalahnya.

Dengan melihat dan menganalisis situasi dan kondisi suatu perkara dan tujuan yang hendak dicapainya, seseorang sanggup memakai atau mencari cara atau pendekatan yang sanggup memecahkan perkara yang dihadapinya. Untuk menerapkan suatu pendekatan dalam memecahkan suatu perkara di samping pendekatan yang digunakan untuk memecahkan perkara itu, juga bergantung pada persepsi perihal perkara yang dihadapi.

Untuk menerapkan kosep sistem, ada baiknya kita pahami lebih dahulu perihal pengertian atau definisi sistem. Beberapa orang pakar teori manajemen memberikan pendapatnya perihal sistem, sebagai berikut:

• Churchman (1968); sistem merupakan seperangkat potongan yang terkoordinasi untuk menuntaskan seperangkat tujuan.
• Fiicks (1972); menyatakan bahwa sistem ialah seperangkat unsur-unsur yang saling berkaitan, saling bergantung, dan saling berinteraksi atau suatu perjuangan yang terdiri atas bagian-bagian yang berkaitan satu dengan yang lainnya, dalam perjuangan untuk mencapai satu tujuan dalam suatu lingkungan yang kompleks.
• Johnson, Kast, dan Rosenzweig (1973), tiga pakar teori manajemen menyatakan bahwa sistem ialah suatu tatanan yang kompleks dan menyeluruh. Lebih luas lagi pendapat Kast dan Rosenzweig (1974), yaitu sistem dipahami sebagai suatu tatanan yang menyeluruh dan terpadu terdiri atas dua potongan atau lebih yang saling tergantung dan ditandai oleh batas-batas yang tegas dari lingkungan supra sistemnya.
• Huberman (1978); mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan unsur yang saling berkaitan satu dengan lainnya secara signifikan.
• Romiszowski (1982); ialah kumpulan komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan.
• Bactiar (1988), spesialis sosiologi, mengemukakan bahwa sistem adalah: ”sejumlah satuan yang saling bekerjasama satu dengan lainnya sedemikian rupa sehingga membentuk suatu kesatuan yang biasanya berusaha untuk mencapai tujuan tertentu”. Pada potongan yang sama, Bactiar juga menambahkan bahwa sistem ialah seperangkat ilham atau gagasan, asas, metode, dan mekanisme yang disajikan sebagai satu tatanan yang teratur.
• Cleland dan King (1988) yang menyatakan bahwa sistem ialah sekelompok sesuatu yang secara tetap saling berkaitan dan saling bergantungan sehingga membentuk suatu keseluruhan yang terpadu.
• Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia: dinyatakan bahwa sistem adalah: (1) Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas; (2) susunan yang teratur dari pandangan, teori,

Asas, dan sebagainya; dan (3) metode atau cara untuk melaksanakan sesuatu.

Dan banyak lagi pakar-pakar teori manajemen yang mengemukan teori perihal sistem.

Didasarkan pada banyak sekali tipe sistem yang ada di alam semesta ini, Boulding (1956) menyajikan suatu pembagian terstruktur mengenai sistem yang terdiri atas: 

• Pertama: sistem yang berstruktur statis atau tingkatan yang berbentuk kerangka; kedua, sistem dinamis sederhana yang ditetapkan sebelumnya, sistem ini sanggup diumpakan menyerupai cara kerja sebuah jam;
• ketiga, sistem sibernetik (cybernetic), atau nama panggilannya sistem termostat - sistem ini secara otomatis memelihara keseimbangannya sendiri; 
• keempat, sistem terbuka; 
• kelima, sistem genetik menyerupai tumbuh-tubuhan;
• keenam, sistem hewani;
• ketujuh, sistem insani sebagai mahluk hidup; 
• kedelapan, sistem sosial atau sistem kehidupan sosial; dan
• kesembilan, sistem transedental.

Dari kalsifikasi Boulding tersebut, tampak bahwa tingkat pertama, kedua, dan ketiga termasuk dalam golongan yang bersifat fisik atau sistem mekanis yang merupakan landasan ilmu pengetahuan alam. Sementara itu, tingkat keempat, kelima, dan keenam merupakan sistembiologik, menyerupai ilmu hayat, ilmu tumbuh-tumbuhan, dan ilmu hewan. Tingkat ketujuh, kedelapan dan kesembilan ialah sistem-sistem yang berkaitan dengan insan dan sistem sosial.

Di dalam suatu sistem yang kompleks menyerupai sistem sosial termasuk di dalamnya sistem kesehatan, kejelasan hierarki atau struktur sistem sangat penting. Kejelasan istilah-istilah yang digunakan dalam satu sistem perlu disepakati oleh sekelompok orang yang akan menyusun hierarki atau struktur sistem, kelompok penyusun atau tim harus menyepakati dahulu suatu kerangka hierarki atau struktur sistem, sub sistem, komponen, dimensi, dan variabel dari suatu masalah.

Hubungan Internal dan Eksternal

Sesuatu sanggup dinamakan sistem bila terjadi korelasi atau interrelasi dan interdependensi baik internal maupun eksternal antar subsistem. Disebut korelasi internal bila terjadi interaksi, interrelasi, dan interdependensi. Bila antar sistem terjadi interaksi, interrelasi dan interdependensi disebut korelasi eksternal.

Hubungan deterministik dan nondeterministik

Disebut korelasi diterministik bila korelasi antar subsistem/komponen di mana korelasi itu terjadi dengan sendirinya dan tergantung pada subsistem komponen lain. Sebaliknya, bila korelasi itu tidak niscaya bahwa sesuatu itu sanggup berfungsi, maka suatu komponen tidak perlu bergatung pada suatu komponen yang lain. Hubungan yang demikian ini disebut nonditerministik. Contoh: Bola lampu mempunyai akhir deterministik terhadap penerangan, lantaran tanpa bola lampu dengan banyak sekali jenis dan bentuknya akan menjadikan kegelapan. Namun terang dan gelap lampu tidak ada hubungannya dengan kipas angin.

Hubungan Fungsional dan Disfungsional

Bila terdapat efek yang menunjang, memperkuat, mempercepat fungsi perubahan atau pertumbuhan suatu sistem atau subsistem, maka korelasi itu disebut korelasi fungsional. Sebaliknya, bila akhir dari korelasi itu menimbulkan efek yang menghambat atau mencegah, maka korelasi itu disebut disfungsional.

Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Pada dasarnya sistem hanya terdiri atas dua sistem, yaitu sistem tertutup dan sistem terbuka. 

Sistem tertutup: di dalam proses kerjanya tidak dipengaruhi oleh lingkungannya, dengan demikan sistem ini tidak memperoleh masukan dari lingkungan sistemnya. 

Sistem terbuka: di dalam proses kegiatannya memperoleh masukan atau bekerjasama secara dinamik  dengan sistem yang lain di luar lingkungan sistemnya, dengan demikian sistem ini terjadi suatu proses yang dinamis, yaitu sistem dipengaruhi oleh sistem yang berada di luarnya dan pada gradasi tertentu pribadi atau tidak pribadi keluaran suatu sistem terbuka sanggup mempengaruhi sistem terbuka lainnya.

Konsep Lingkungan

Lingkungan merupakan batas antara satu sistem dengan sistem lainnya. Makin terbuka suatu sistem, makin perilakunya tergoda oleh lingkungannya. Lingkungan suatu sistem merupakan pembeda antara satu sistem dengan sistem yang lain. Konsep lingkungan yang merupakan batas suatu sistem sanggup membantu untuk lebih memahami perbedaan antara sistem tertutup dan sistem terbuka.

Konsep Interfase

Pendapat Kast dan Rosenzweig perihal konsep interfase, ialah suatu konsep yang menggambarkan persatuan atau pertemuan antara satu sistem dengan

sistem yang lain. Makin terbuka suatu sistem menyerupai sistem kesehatan, makin banyak wilayah persentuhannya.

Konsep Entropy

Kata entropy tidak ada terjemahan yang tepat, istilah ini diambil dari kajian ilmu termodinamika, yang menggambarkan suatu keadaan yang tidak teratur dalam suatu sistem. Melalui istilah entropy sanggup dipahami kemampuan dan keterbatasan suatu sistem dalam mencapai fungsi dan tujuan.

Menurut Eddington yang dikuti Bertalanffy , dikutip kembali oleh Endang (2000), entropy merupakan ”panah waktu” (the arrow of time). Misalnya tanpa entropy di alam semesta ini maka tidak sanggup dibedakan antara masa kemudian dan masa yang akan datang.

Konsep Keseimbangan

Salah satu konsep yang erat kaitannya dengan entropy ialah konsep keseimbangan dinamik. (Van Gigch, 1974). Konsep kesimbangan dinamik ialah kemampuan dan ketangguhan dari suatu sistem dalam mempertahankan kelangsungan keberadaannya. 

Konsep Haemostat

Konsep keseimbangan dinamik ini erat kaitannya dengan konsep haemostat Konsep ini yang menjaga biar suatu sistem tetap terpelihara kseimbangannya antara banyak sekali komponen yang terdapat di dalam sistem.

Prosedur kerja suatu sistem (yang selanjutnya akan disebut sistem terbuka) mengubah atau memproses masukan yang diperoleh dari lingkungannya atau dari sistem lain menjadi keluaran , yang selajutnya akan dijadikan masukan oleh sistem lain. Proses transformasi ini merupakan suatu proses yang bersifat ritmik. Secara singkat mekanisme kerja sistem adalah:

Agar suatu sistem sanggup bertahan hidup dan sanggup mempertahankan keberadaannya dibutuhkan ketangguhan, kemampuan dan keseimbangan dalam menjaga hubungannya dengan lingkungan. Untuk itu, sebuah sistem harus mempunyai kemampuan untuk sanggup menyesuaikan dirinya dan mempunyai mekanisme serta sanggup memelihara keseimbangan. Hal ini penting mengingat pertama: biar tetap terpeliharanya keadaan keseimbangan, di mana banyak sekali sistem selalu berada dalam keseimbangan dan seluruh sistem tetap harmonis dengan lingkungannya; kedua, mekanisme pembiasaan dibutuhkan biar tercipta suatu keseimbangan yang dinamis dari sebuah sistem.

Konsep Umpan Balik

Salah satu konsep yang harus diperhatian di dalam suatu sistem yang erat kaitannya, baik dengan Konsep keseimbangan dinamik maupun konsep hierarki ialah konsep umpan balik 

Melalui proses umpan balik (baik yang bersifat positif maupun negatif), suatu sistem yang teratur , secara berkesinambungan sebuah sistem akan tetap memperoleh informasi yang akurat dalam menyesuaikan keberadaannya.

B. ANALISIS SISTEM

Analisis sistem ialah cara berfikir berdasarkan teori umum sistem (General System Theory). Teori umum sistem, berdasarkan para pakar teori manajemen, memperlihatkan pengertian/definisi, sebagai berikut: 

• Boulding, analisis sistem ialah merupakan kerangka ilmu pengetahuan (skeleton of science) yang sanggup menyajikan suatu struktur teoritik secara sistematis, di mana banyak sekali disiplin diarahkan, diintetegrasikan, dan didayagunakan secara produktif. 
• Dalam konteks yang sama Berthalanffy (1979), mengemukakan bahwa : teori umum sistem ialah ” merupakan suatu konsep yang bersifat menyeluruh yang memandang sesuatu secara keseluruhan, di mana keseluruhan itu lebih penting artinya daripada jumlah bagian-bagiannya”. 

Dalam kaitan itu, berdasarkan Berthalanffy minimal terdapat lima tujuan utama teori umum sistem , yaitu: 

• Terdapat kecenderungan pengintregrasian banyak sekali ilmu alamiah dan ilmu sosial.
• Pengintregasian itu sepertinya berpusat pada teori umum sistem. 
• Teori-teori di atas mungkin merupakan instrumen penting dalam bidang ilmu non fisik; 
• Mengembangkan prisip-prinsip untuk menyatukan banyak sekali bidang ilmu; dan. 
• Dampak dari hal-hal tersebut dibutuhkan pengintegrasian banyak sekali bidang ilmu dalam proses pendidikan.

Siagian (1988), menyampaikan analisis sistem sampaumur ini merupakan salah satu alat bantu yang makin luas penggunaannya dalam analisis keputusan. Selanjutnya Siagian mengemukakan bahwa berbeda model-model matematis yang mengunakan angka-angka untuk menjelaskan situasi tertentu, analisis sistem sesungguhnya merupakan sikap mental seseorang dalam menghadapi dan menuntaskan masalah.

Quade (1968), karakteristik analisis sistem ialah suatu pendekatan yang sistimatik yang sanggup membantu pimpinan (pengambil keputusan) dalam menentukan seperangkat tindakan melalui penelaahan yang menyeluruh dan membandingkannya dengan banyak sekali konsekwensi.

Subrahmanyam (1971), pendapatnya perihal analisis sistem: Di dalam mencari konsensus , pertimbangan berdasarkan nilai-nilai tertentu merupakan potongan yang tidak sanggup dipisahkan dalam analisis sitem. Analisis sistem hanyalah merupakan suatu teknik pengambilan keputusan. Pada dasarnya analisis sitem merupakan lembaga obrolan yang berkesinambungan antara pengambil keputusan dan analis di mana si pengambil keputusan meminta banyak sekali alternatif pemecahan masalah.

Dua pakar manajemen Cleland dan King (1988), menyatakan bahwa analisis sitem merupakan suatu proses ilmiah, atau metodologi yang sanggup menggambarkan dengan terang korelasi perkara dengan unsur-unsurnya. Pada potongan lain mereka menambahkan bahwa analisis sistem merupakan suatu metodologi untuk menganalisis dan memecahkan permasalahan melalui suatu pengujian yang sistimatik dan sestemik serta membandingkan banyak sekali altenatif berdasarkan sumber-sumber pembiayaan dan keuntungan yang berkaitan dengan setiap altenatif. 

Dan banyak lagi pendapat para pakar teori manajemen mengenai pengertian analisis sistem ini.

Kajian analisis sistem ditujukan untuk menghindari banyak sekali kesalahan yang berskala besar dan memperlihatkan atau memberikan suatu daftar pilihan kepada pengambilan keputusan yang menggambarkan banyak sekali ramuan keefektifan perician biaya untuk dijadikan pertimbangan dalam menentukan pilihan.

Teknik riset operasi berupaya menerapkan rumus-rumus matematika untuk memaksimumkan atau meminimumkan hambatan-hambatan suatu obyek. Riset operasi berorientasi kepada banyak sekali perkara di mana unsur perhitungan sangat dominan. Oleh lantaran itu, dalam riset operasi penggunaan konsep aplikasi ilmu matematika memegang peranan yang sangat lebih banyak didominasi dan bukan hanya sekedar alat bantu untuk menentukan keputusan. Sebaliknya, analisis sistem menyebarkan banyak sekali teknik untuk menentukan menganalisis banyak sekali perkara yang kompleks begitu rupa, sedangkan perhitungan matematika hanyalah merupakan pinjaman terhadap keputusan yang telah diambil atau ditetapkan.

Untuk mengaplikasikan pendekatan sistem, berdasarkan Quade (1968) dan Subrahmanyam (1971) harus dilakukan melalui sebuah model lantaran model merupakan hal yang paling esensial dalam penerapan pendekatan sistem. Langkah-langkah mengaplikasikan pendekatan sistem berdasarkan Suriasumantri (1977) sangat sederhana. Langkah-langkah itu terdiri atas:

1. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai;
2. Mengembangkan banyak sekali alternatif yang mungkin sanggup dilakukan dalam mencapai tujuan;
3. Menetapkan kriteria untuk melihat alternatif yang terbaik dari seperangkat alternatif yang diajukan;
4. Memilih alternatif terbaik berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dari seperangkat alternatif yang diajukan tersebut.

Guna mendukung ke 4 (empat) langkah dalam pengkajian Sistem Analisis, teknik yang dipergunakan untuk menyebarkan alternatif-alternatif dalam mencapai suatu tujuan tertentu bisa bersifat analitik atau intuitif. Dalam hal-hal tertentu maka proses kreatif dianjurkan untuk menemukan alternatif yang bersifat gres dan segar. Sistem analisis sering bersifat tidak efektif, bila alternatif yang diajukan bersifat itu-itu juga.

Teknik-teknik berpikir kreatif menyerupai brainstorming, disarankan untuk dipergunakan dalam menyebarkan alternatif yang benar-benar baru. Walaupun demikian dalam menentukan alternatif-alternatif yang diajukan tersebut kita tetap berpegang kepada prinsip-prinsip ekonomi dalam mengalokasikan sumber-sumber hemat secara efisien. Salah satu teknik yang digunakan untuk melaksanakan seleksi tersebut dipinjam dari ilmu ekonomi yakni Cost and Benefit Analysis (CBA). Teknik ini mempergunakan moneter, umpamanya rupiah, sebagai alat pengukur input dan out put.

Dengan membandingkan ratio input dan output dari banyak sekali yang dipandang alternatif, maka kita bisa memutuskan ratio alternatif mana yang dipandang dari prinsip ekonomi bersifat paling efisien. CBA ialah salah satu teknik ekonomi yang sudah dikenal.

Sekitar tahun 1950 oleh RAND Corporation, yang juga menyebarkan konsep Sistem Analisis, diciptakan suatu teknik gres yang disebut Cost Effectiveness Analysis (CEA). Teknik ini mempergunakan besaran moneter untuk mengukur input tetapi mempergunakan besaran lain untuk mengukur output. Atau meminjam perkataan Hovey: ”CEA ialah model di mana input diberi harga tetapi output tidak”.

Pada mulanya , saat Sistem Analisis dipergunakan untuk menyebarkan sistem persenjataan Amerika Serikat, (CEA) ini memakai satu variabel untuk mengukur efektivitas suatu alternatif, umpamanya efektivitas suatu sistem persenjataan untuk membunuh insan per unit sistem persenjataan itu. Makara jika terdapat dua sistem persenjataan yang mempunyai ongkos yang sama untuk membuatnya, tetapi sistem X mempunyai efektivitas pembunuh 1000/unit, sedangkan sisten Y 1200/unit, maka berdasarkan pengkajian CEA yang menggunkan prinsip ekonomi akan dipilih sistem  Y sebagai altenatif yang lebih baik.

Tetapi saat Planning-Programing – Budgeting – System (PPBS), yang mempergunakan sistem analisis sebagai komponennya, diterapkan dalam sistem anggaran Pemerintah Federal Amerika Serikat dalam tahun 1965, ditemui banyak sekali kesulitan dalam menerapkannya. Salah satu kesukarannya ialah bahwa dalam banyak sekali acara , terutama acara dibidang sosial, kegunaan suatu acara tidak bersifat tunggal melainkan jamak. Oleh lantaran itu maka dikembangkanlah CEA di mana efektivitas dari sebuah alternatif tidak diukur oleh satu variabel tetapi oleh seperangkat variabel yang relevan dengan kegunaan acara tersebut. Dalam hal ini, umpamanya, suatu acara transmigrasi tidak saja diukur dari banyaknya penduduk yang bisa ditransmigrasikan, tetapi juga dimasukan kedalam pengukuran efektivitasnya dampak positif terhadap perkembangan ekonomi, sosial-budaya, pemerataan pendidikan dan ketahanan nasional. Demikian juga, dalam memperhitungkan ongkosnya, yakni harga input yang harus dibayar, kita tidak sekedar menghitung besaran dimensi hemat yang diinvestasikan, tetapi sekaligus juga ongkos-ongkos lain, umpamanya ongkos (resiko) kestabilan politis. Tetapi untuk memudahkan analisis, maka resiko menyerupai ini tidak dibebankan kepada input, melainkan kepada output, tentu saja dengan penafsiran yang terbalik.

Sebuah input yang mengandung resiko negatif bukan berarti suatu keuntungan (benefit atau efectiveness) melainkan suatu kerugian. Dengan membandingkan jumlah dimensi moneter pada satu pihak , dengan seperangkat kegunaan acara tersebut pada pihak lain, maka secara sistematis dan analistis, kita bisa membandingkan posisi relatif acara tersebut terhadap alternatif program-program yang lain. 

Tentu saja pengukuran seperangkat dimensi non hemat mempunyai implikasi lain yakni pertama, variabel non-ekonomis sukar diukur dengan eksak , kedua, bagaimana caranya kita menentukan posisi relatif variabel yang satu dengan variabel yang lain. Katakan saja kita mempunyai sebuah acara yang efektifitasnya diukur dengan 10 variabel; maka perkara yang dihadapi ialah : bagaimana menggabungkan dimensi 10 variabel tersebut menjadi satu dimensi yang komposit yang memungkinkan dilakukan perbandingan secara rasional dengan dimensi input?

Salah satu cara yang sanggup dilakukan untuk memecahkan perkara ini ialah dengan memperlihatkan bobot kepada tiap-tiap variabel, yang demikian, memungkinkan kita membentuk dimensi komposit secara sistemats dan rasional. Tetapi dalam pendekatan menyerupai ini masih terdapat kesukaran, yakni, bahwa tidak semua variabel non ekonomi sanggup diukur secara kuantitatif. Tetapi hal menyerupai ini tidak usah menciptakan kita pesimis, bahwa seolah-olah analisis dari sekian variabel non hemat yang sukar diukur ialah mustahil dilakukan. Secara kreatif kita kembangkan teknik analisis yang sesuai dengan permasalahan. Sistem Analisis tidak bermaksud untuk menggantikan peranan intuisi dan pertimbangan dalam menarik suatu kesimpulan dengan formula matematika.

Analisis berdasarkan Fisher, bertujuan untuk lebih mempertajam intuisi dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Demikian juga upaya yang dipaksakan untuk mengkuantifikasikan variabel kualitatif yang mustahil untuk diukur secara kuantitatif, bukan saja merupakan upaya yang ”dibuat-buat” tetapi juga berbahaya, yang akan merusak kesimpulan analisis secara keseluruhan. Beberapa variabel menyerupai kesetabilan politik atau tingkat moral sukar untuk diukur dengan akurat, dan oleh lantaran itu, sebaiknya tetap dibiarkan dalam dimensi kualitatif.

Beberarapa analis, lantaran kesukaran menyerupai di atas, cenderung untuk menghilangkan variabel-variabel yang sukar diukur secara kuantitatif. Seorang analis yang baik, berdasarkan Rowen , mempunyai tiga karakteristik yakni: 

1. Tidak ”memberikan” angka kepada unsur yang tidak sanggup dikuantifkasikan; 
2. Tidak melupakan unsur-unsur yang tersirat (intangibel); dan
3. Tidak mengenyampingkan penilaian yang bersifat subyektif dan pertimbangan yang matang.

Langkah-langkah dalam Sistem Analisis bersifat sistematik, analitik, rasional dan tersurat. Pada tahap-tahap tertentu dalam Sistem Analisis penelitian ilmiah bisa membantu analisis dengan memperlihatkan masukan yang kemudian digunakan sebagai premis atau fakta bagi analisis selanjutnya. 

Tentu saja dari sifat sistematik, rasional, analitik dan tersurat didasarkan kepada data atau informasi yang obyektif tetap merupakan kerangka dasar pengkajian Sistem Analisis; tetapi hal ini dilakukan dengan semangat kerjasama dan demokratis yang merupakan jiwa dari pengambilan keputusan dalam organisasi yang modern. 

Wright, umpamanya , menolak tuduhan bahwa Sistem Analisis bersifat otokratik; bahkan sebaliknya, ia menjawab, Sistem Analisis ialah salah satu kegiatan intelektual yang sangat demokratis, dengan bersedia untuk mempergunakan metode mana saja, yang mempunyai kegunaan untuk hingga kepada kesimpulan yang tepat. Memang dalam era komputerisasi Sistem Analisis dengan mengenyampingkan variabel-variabel kualitatif serta pertimbangan yang bersifat intuitif, Sistem Analisis dalam bentuk komputer print – out menjadi penentu keputusan. Tetapi mencar ilmu dari kesalahan, para analis sudah lebih dewasa, mereka mau mendengarkan banyak sekali pendapat dan informasi yang relevan dengan perkara yang diajukan, untuk dikaji dan diperdebatkan. Dan Sistem Analisis ini, meminjam perkataan Enthoven, menyediakan aturan-aturan yang logis untuk debat yang bersifat konstruktif dan bermanfaat.

Secara teoritis tidak ada permasalahan dalam proses Sistem Analisis yang tidak sanggup dipecahkan; lewat kebijaksanaan sehat, berfikir logis, dan kalau dirasa perlu; mengadakan penelitian ilmiah mengenai sesuatu hal yang diperdebatkan.

Tetapi justru di sini juga terletak kelemahan dari Sistem Analisis. Quade, umpamanya, menuduh Sistem Analisis sarat dengan intuisi dan pertimbangan-pertimbangan, yang jauh dari bersifat obyektif , cenderung untuk bersifat parokial, partisan, dan terbelenggu oleh kepercayaan yang kita agungkan. Kelemahan Sistem Analisis yang utama terletak pada kemungkinan bahwa alternatif yang benar-benar paling baik tidak termasuk kedalam serangkaian alternatif yang diajukan.

Kesalahan yang biasa dilakukan dalam menerapkan Sistem Analisis diberikan oleh Mc Kean, sebagai berikut:

1. Melupakan besar sewenang-wenang dari biaya atau tujuan;
2. Merumuskan tujuan yang salah atau besar tujuan yang salah;
3. Melupakan ketidak pastian;
4. Melupakan dampak acara terhadap kegiatan-kegiatan lainnya;
5. Mengambil konsep yang salah mengenai biaya;
6. Melupakan dimensi waktu;
7. Mempergunakan test yang dipaksakan; dan 
8. Menerapkan kriteria yang baik terhadap permasalahan yang salah.

Disamping itu, berdasarkan Quade, sering terjadi ”isyu” sampingan dijadikan sebagai kriteria serta kealpaan untuk tidak menilai proses analisis.

Sistem Analisis sering tidak sanggup diterapkan sepenuhnya dalam mencari pemecahan masalah, terutama yang menyangkut keputusan politis, di mana menyerupai dikatakan Schlesinger: bahwa wilayah politis mempunyai kebijaksanaan tersendiri yang berbeda dengan Sistem Analisis.

Kesimpulan

Didasarkan pada uraian di atas sanggup disimpulkan bahwa analisis sistem merupakan suatu metode yang sangat fundamental untuk memahami korelasi sistem dengan lingkungannya. Dalam pengertian umum analisis sistem merupakan anutan berpikir yang menyajikan suatu kerangka kerja yang sanggup digunakan oleh metode analisis lainnya. Oleh lantaran sifatnya yang sangat fundamental tersebut, maka analisis sistem sanggup diterapkan pada banyak sekali tingkatan yang sifatnya sangat rumit.

Penerapan analisis sistem yang paling sederhana ialah suatu cara berpikir, tetapi sebaliknya analisis sistem juga sanggup diterapkan pada bentuk yang sangat rumit dengan mempergunakan banyak sekali perhitungan rumus matematika yang paling cangih. Keluwesan penerapan analisis sistem merupakan metode yang sanggup digunakan untuk banyak sekali penerapan dalam memecahkan banyak sekali tingkatan masalah.

C. PENDEKATAN SISTEM

Sebagaimana telah diutarakan pada uraian terdahulu, bahwa pendekatan sistem ialah cara berpikir dengan memakai konsep sistem. 

Johnson, Kast, dan Rosenzweig (1973) mengemukakan bahwa pendekatan sistem ialah cara berpikir untuk mengatur tugas, melalui suatu kerangka yang melukiskan faktor-faktor lingkungan internal dan eksternal sehingga merupakan suatu keseluruhan secara terpadu.

Sejalan dengan ketiga pakar di atas, Van Gigch (1974) mengemukakan, bahwa pendekatan sistem merupakan desain metodologi, kerangka kerja konseptual, metode ilmiah baru, teori keorganisasian, sistem manajemen, metode rekayasa riset operasi, dan metode untuk meningkatkan efisiensi biaya serta metode untuk menerapkan teori umum sistem.

Sebagai desain metodologi, pendekatan sistem merupakan alat bantu bagi para pengambil keputusan dengan cara mempertimbangkan semua permasalahan yang berkaitan dengan keputusan yang akan diambil. Sedangkan pendekatan sistem sebagai kerangka konseptual bertujuan untuk mencari banyak sekali persamaan dan banyak sekali kecenderungan fenomena yang ada dengan memakai analisis multidisiplin.

Sebagai metode ilmiah baru, pendekatan sistem mencoba mewujudkan cara berpikir gres yang sanggup diaplikasikan, baik terhadap ilmu-ilmu perikehidupan maupun terhadap ilmu-ilmu perilaku. Pendekatan sistem merupakan salah satu metode ilmiah gres yang telah turut melengkapi paradigma metode ilmah yang sudah ada.

Dari hasil kajian kepustakaan memperlihatkan bahwa pendekatan sistem telah digunakan sebagai pendekatan ilmiah dalam pemecahan banyak sekali masalah. Parsaons (1964) seorang pakar sosiologi telah mengadopsi pandangan umum teori sistem dan dijadikan dasar dalam penelitian kelompok sosial. Di dalam ilmu ekonomi pendekatan sistem telah diterapkan secara meluas dalam ekonomi modern. Konsep sistem merupakan salah satu konsep dasar dalam teori dan praktik ekonomi. Hal ini pula barangkali yang menjadi dasar konsep teori penawaran dan undangan (supply and demand) dalam teori dan praktik ekonomi. Ekonomi modern bergerak dari model keseimbangan statis menyerupai pada sistem tertutup, bergerak menuju model ekonomi keseimbangan dinamis menyerupai pada sistem terbuka. Kalau diperhatikan sampaumur ini, interdependensi dan interelasi penawaran dan undangan barang dan jasa sudah tidak lagi dalam ruang lingkup nasional, namun sudah meliputi penawaran dan undangan yang bersifat global. Globalisasi perekonomian dunia sudah merupakan fenomena yang kini sedang terjadi. Interdependensi dan globalisasi di bidang ekonomi berdasarkan Naisbitt dan Aburdene (1990) merupakan salah satu kecenderungan yang akan mempengaruhi kehidupan insan dipenghujung kurun ke 20 dan di awal kurun ke 21.

SIBERNETIK

Sibernetik (cybernetics) ialah suatu cabang ilmu yang menaruh kepedulian terhadap masalah-masalah komunikasi dan arus informasi sebagai salah satu sistem yang bersifat kompleks.

Dewasa ini insan di seluruh dunia menaruh kepedulian terhadap banyak sekali jenis polusi dan perusakan lingkungan hidup. Kerusakan lingkungan hidup yang disebabkan oleh sikap insan secara kontroversi digambarkan oleh hasil penelitian Meadows, Randers dan Behres III (1972). Akumulasi tindakan perseorangan sanggup kuat terhadap perubahan lingkungan secara drastis. Dewasa ini sudah sangat disadari oleh semua pihak bahwa perusakan lingkungan hidup akan menjadi bumerang terhadap kehidupan insan itu sendiri. Oleh lantaran itu, timbul banyak sekali organisasi , baik organisasi pemerintah maupun oranisasi non pemerintah yang berusaha menjaga keseimbangan dan kelestarian lingkungan hidup ini. Pemeliharaan keseimbangan lingkungan hidup berarti memelihara siklus kehidupan, dan untuk menjaga siklus kehidupan semenjak usang sudah dikenal salah satu cabang ilmu yang sifatnya multidisiplin yaitu ilmu perihal lingkungan hidup atau ekologi. Salah satu aturan dasar dari ekologi , yaitu segala sesuatu yang berkaitan dengan segala sesuatu itu merupakan salah satu konsep dasar pendekatan sistem. 

Sebagaimana telah dikemukakan pada uraian terdahulu bahwa Amerika Serikat telah menerapkan pendekatan sistem di dalam sistem pertahanan dan keamanan sebagaimana diuraikan dalam buku yang berjudul System Analysis and Policy Planning Aplication in Defense yang diedit oleh E. Quade dan W. I. Boucher di mana beberapa pendapatnya telah diikuti dalam goresan pena ini. 

Dalam teori organisasi dan manajemen modern, berdasarkan Kast dan Rosenzweig (1974), mengemukakan bahwa pendekatan sistem merupakan suatu kerangka kerja yang bersifat integratif dalam teori dan pratik organisasi dan manajemen. Selzniek (1966), telah memakai analisis struktural dan pendekatan sistem dalam penelitian organisasi pemerintahan dan organisasi yang besar dan kompleks.

D. MANAJEMEN SEBAGAI SISTEM

Pendekatan sistem digunakan dalam pembahasan manajemen, hal ini disebabkan lantaran gerakan sistem ialah sesuatu yang gres dan cocok dalam bidang manajemen. Sesungguhnya masih ada gerakan yang lebih mutakhir dalam manajemen ialah contingency atau pendekatan situasional (Robbin, 1982,h. 46) namun pendekatan ini tidak dipilih mengingat pendekatan sistem itu sendiri bisa  merangkul pendekatan situasional berkat keterbukaannya terhadap lingkungan

Misalnya bila masyarakat dan kebijakan atau peraturan pemerintah berubah, maka institusi atau manajemen akan mengubah diri pula biar selaras dengan kemauan masyarakat dan pemerintah.

Organisasi sebagai Sub Sistem

Hersey (1978, h. 8) membagi organisasi menjadi sub sistem, yaitu sub struktur, teknologi, manusia, dan informasi dengan tujuan ada ditengah-tengah.Sementara itu Kast (1974) menyatakan organisasi sebagai sub sistem lingkungannya yang lebih besar yang berorientasi kepada tujuan, yang meliputi sub sistem teknik, struktur, psikologi sosial, dan manajemen. Pandangan ke dua ini didukung oleh Johson (1973).Dan ada pula akhli lain yang tidak menyebutkan bagian-bagian organisasi itu sebagai sub sistem tetapi dengan elemen-elemen organisasi, yaitu elemen tujuan, orang-orang, struktur, teknik, dan informasi (Shrode, 1974, h. 8).

Pendapat keempat mahir di atas tidak persis sama perihal macam-macam sub sistem suatu organisasi. Sub sistem yang mereka sudah sepakati bersama ialah struktur, teknik, orang-orang, dan informasi. Yang belum mendapat akad ialah mengenai tujuan, lingkungan dan manajemen.

Ada yang menyampaikan tujuan ada di tengah-tengah organiusasi sbagai pengendali sub sistemnya, ada yang menyampaikan organisasi berorientasi kepada tujuan, dan ada pula yang memandang tujuan sebagai salah satu elemen organisasi. Pernyataan pertama dan kedua menekankan kepada peranan tujuan sedangkan pernyataan ketiga menekankan pada satu segi yang tidak sanggup disamakan atau digabungkan dengan segi yang lain. Memang benar tujuan memegang peranan tertentu namun ia benar pula sebagai sesuatu yang bangun sendiri. Ini berarti tujuan sanggup dipandang sebagai salah satu sub sistem oranisasi.

Manajemen dipandang sebagai sub sistem organisasi, hanya dikemukakan oleh dua dari keempat mahir tersebut di atas. Namun demikian hal ini bisa diterima mengingat manajemen ini juga bangun sendiri menyerupai halnya dengan sub sistem –sub sistem yang lain, yang tidak sanggup digabungkan dengan bagian-bagian organisasi lainnya.

Bagaimana halnya dengan lingkungan? Lingkungan hanya dipandang sebagai sura sistem, yaitu sistem-sistem yang berada di sekeliling sistem organisasi. Organisasi ada di tengah-tengah lingungannya. Hal ini memang meruupakan kenyataan, kita sanggup mengamatiu sendiri di lapangan lebihj-lebh sistem ang bersifat terbuka. Tatai dalam pembahasan manajemen sebagai sistem, lingkungan ini dimasukkan sebagai salah satu sub sistemnya. Sebab menangani kesehatan tidak terlepas dari keadaan dan perjuangan lingkungan.

Dengan demikian organisasi sebagai sistem terdri dari sub sistem tujuan, manajemen, struktur, teknik, personalia,dan informasi serta merupakan potongan dari lingkunganya. Sistem kesehatan ialah merupakan sub sistem dari sistem lingkungan yanglebih besar. Sistem kesehatan mempunyai supra sistem yang disebut lingkungan.

Administrasi sebagai Sub Sistem

Administrasi ialah bentuk kolaborasi antara para aggota organisasi untuk merealisasi impian mereka. Administrasi merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan organisasi. Dalam hal ini yang banyak terlibat dalam proses ialah isi organisasi itu, sdangkan lingkungan hanya aktif bila dibutuhkan saja secara insidental. Proses kolaborasi itu selalu dituntun oleh tujuan , sementara itu tujuan tetap dia, ia hanya sebagai lamang yang terpampang sebagi citra aspirasi yang akan dikejar. Ini berarti manajemen sebagai suatu proses kolaborasi hanya meliputi sub sistem manajemen, struktur, teknik, personalia,dan informasi saja.

Bagaimana halnya dengan manajemen sebagai suatu kesatuan yang bangun sendiri, sebagai suatu sistem? Shrode (1974, h. 157) menyebutkan dimensi-dimensi manajemen sebagai berikut :

• management by objective, 
• mangement by techniques, 
• management by structure, 
• management by people,
•  management by information. 

Kalau kita konsisten dengan pendirian bahwa tujuan ialah sesuatu yang membisu hanya sebagai sasaran atau ukuran yang akan dikejar, maka tujuan tidak perlu dipandang sebagai sub sistem manajemen. Sebab manajemen ialah suatu kegiatan.

Bila ketiga sistem yang telah diuraikan di atas yaitu sistem organisasi, adminsitrasi, dan manajemen dibentuk bagannya akan tampak sebagai berikut:

Organisasi sebagai sistem:

• Sub sistem tujuan di tengah.
• Sub sistem manajemen di luarnya.
• Sub sistem struktur, teknik, persona-lia , dan informasi pada keempat lingkungan yang mengelilingi. 
• Lingkungan pada bundar paling luar

Administrasi sebagai sistem:

• Sub sistem manajemen ditengah
• Sub sistem stuktur, teknik, personalia, dan informasi pada keempat lingkungan yang mengeliling

Manajemen sebagai sistem:

• Sub sistem struktur
• Sub sistem teknik
• Sub sistem personalia
• Sub sistem informasi
• Sub sistem lingkungan/masyarakat 

Bagan: Organisasi sebagai sistem, manajemen sebagai sistem, dan manajemen sebagai sistem

Bila melaksanakan manajemen secara sistem, berarti memberi perhatian dan perlakuan dengan proposi yang relatif sama kepada sub sistem-sub sistemnya. Tidak dibenarkan manajer hanya memperhatikan beberapa saja dari sub sistemnya dengan menomor duakan sub sistem lainnya. Misalnya kalau ingin memajukan kesehatan hendaknya perhatian terhadap perbaikan informasi dan personalia sama intensitasnya dengan perhatian terhadap perbaikan teknik dan pelayanannya. Dengan memberi perhatian dan perlakuan yang relatif sama terhadap sub sistem – sub sitem manajemen yang diharapkan jalan organisasi pelayanan kesehatan tidak timpang. Sub sistem-sub sistem itu akan semakin meningkat secara serempak dan terpadu melaksanakan misi kesehatan membentuk insan sehat sejahtera yang dilandasi oleh nilai-nilai serta norma-norma yang berlaku di masyarakat.

Fungsi-fungsi menajemen, menyerupai perencanaan, koordinasi/organisasi, pengarahan , dan kontrol/pengawasan akan terjadi pada setiap sub sistem manajemen dengan proporsi yang sesuai berdasarkan keperluan. Fungsi-fungsi atau tugas-tugas manajemen itulah yang perlu dikenakan secara relatif sama dan terpadu pada setiap sub sistem.

E. MANAJEMEN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Guna memudahkan para mahasiswa untuk mempelajari kesisteman dan Sistem Analisis , ialah sebaiknya apabila diberikan perihal teknik atau cara-cara pengambilan keputusan. Untuk mengingatkan kembali mata kuliah azas-azas manajemen bagi mahasiswa yang pernah memperoleh pada acara Strata 1 (S1), atau suatu pengetahuan perhiasan pada perkuliah Sistem Analisis bagi mahasiswa yang belum pernah sanggup mata kuliah ini.

Dalam sebuah organisasi, manajer pada seluruh jenjang senantiasa menciptakan keputusan. Pengaruh dari keputusan tersebut mungkin menjangkau perkara yang vital bagi kelangsungan hidup bagi organisasi itu sendiri. Semua keputusan mempunyai banyak pengaruh, baik besar maupun kecil, kepada kinerja, jadi setiap manajer harus menyebarkan keterampilan pengambilan keputusan.

Kualitas keputusan manajer ialah ukuran efektifitas mereka dan nilai mereka bagi organisasi. Suka atau tidak, manajer dinilai dan dihargai atas dasar pentingnya, jumlah, dan hasil keputusan mereka.

Macam-macam Keputusan Manajerial

Meskipun para manajer dalam organisasi bisnis, kantor pemeritah, rumah sakit, dan sekolah mungkin dipisah oleh latar belakang, gaya hidup, dan jarak, mereka semua harus menciptakan keputusan-keputusan. Manajer sebagai pembuat keputusan ialah seorang pemecah masalah, yaitu dengan menentukan satu aternatif-alternatif yang tersedia, atau menemukan alternatif lain yang berbeda secara berarti dari alternaif yang ada sebelumnya. Dalam potongan ini , kita akan membahas banyak sekali macam keputusan, diantaranya keputusan terprogram dan tak terprogram.

1. Keputusan Terprogram (programmed decision)

Keputusan terprogram mempunyai pemecahan yang berulang-ulang dan rutin. Manajer pada sebagian besar organisasi mengahadapi sejumlah besar keputusan terprogram dalam operasi sehari-hari. Keputusan-keputusan demikian sebaiknya dibentuk tanpa membuang waktu dan perjuangan yang tak perlu.

2. Keputusan Tak Terprogram (nonprogrammed decision)

Bila masalah-masalah berisi elemen-elemen yang sebelumnya tidak pernah dihadapi manajemen sebelumnya, atau jika perkara itu rumit dan sangat penting, ini memerlukan sebuah pemecahan berbeda, dan mungkin unik. Pada kondisi menyerupai inilah seorang manajer harus mengambil keputusan tak terprogram. Dengan kata lain, keputusan tak terprogram ialah pemecahan masalah-masalah baru  dan tak terstruktur. Tabel di bawah ini menyajikan contoh-contoh dari banyak sekali keputusan yang terprogram dan tak terprogram:

Akan tetapi, apa yang terpenting ialah bahwa kebutuhan terhadap keputusan tak terprogram sanggup diketahui kapan terjadi. Organisasi–organisasi pemerintah menciptakan keputusan yang mempengaruhi kehidupan setiap penduduk, organisasi-organisasi bisnis menciptakan keputusan untuk menghasilkan produk-produk baru. Rumah sakit – rumah sakit, dan sekolah-sekolah menciptakan keputusan yang mempengaruhi pasien dan siswa tahun-tahun berikutnya. Keputusan semacam ini secara tradisional dilakukan melalui proses pemecahan masalah-masalah, pertimbangan, intuisi, dan kreativitas. Meskipun beberapa manajer tidak menyukai keputusan-keputusan berdasarkan intuisi, teknik manajemen modern tidak menciptakan kemajuan yang sama dalam perbaikan kinerja manajerial dalam pengambilan keputusan tak terprogram sebagaimana para manajer melakukannya dalam pengambilan keputusan terprogam. 

Berurusan dengan keputusan-keputusan tak terprogram ialah suatu kiprah berat. Manajer perjuangan kecil mungkin tidak mempunyai sumber daya manajerial dan keuangan yang cukup dalam menghadapi situasi-situasi sulit saat perkara yang membutuhkan keputusan tak terprogram muncul. Para manajer menyerupai itu harus mempertimbangkan kemungkinan menyewa seseorang untuk menangani perkara kebutuhan pengambilan keputusan tak terprogram.

Macam-macam Keputusan dan Jenjang Manajemen

Masalah yang sering timbul dan mempunyai sejumlah ketidak pastian di sekitarnya seringkali sifatnya strategis dan sebaiknya diperhatikan oleh manajemen puncak.

Para manajer menengah di sebagian besar organisasi kebanyakan memusatkan perhatiannya pada keputusan-keputusan terprogram. Seperti gambar di bawah ini ,sifat perkara , seberapa sering perkara timbul, dan tingkat kepastian disekitarnya menunjukan jenjang manajemen yang sempurna untuk melaksanakan pengambilan eputusan.

Proses Pengambilan Keputusan

Ada sejumlah pendekatan terhadap pengambilan keputusan. Pendekatan mana yang terbaik tergantung pada sifat masalah, tersedianya waktu, biaya masing-masing strategi, dan keterampilan mental dari pengambilan keputusan. 

Keputusan ialah cara, bukan tujuan. Keputusan ialah proses melalui cara mana seorang manajer berusaha mencapai beberapa keadaan yang diinginkan. Keputusan merupakan jawaban para manajer terhadap pemasalahan. Setiap keputusan ialah akhir dari sebuah proses dinamis yang dipengaruhi oleh banyak kekuatan termasuk lingkungan organisasi dan pengetahuan, kecakapan, dan motivasi manajer. Makara proses pengambilan keputusan ialah proses pemikiran dan pertimbangan yang mendalam yang dihasilkan dalam sebuah keputusan. Akan tetapi, proses itu sebaiknya tidak dipandang sebagai tujuan strategi, yang penting seluruhnya. Keputusan itu sendiri ialah pokok, sesuatu yang sifatnya strategis. Ada kecenderungan yang kuat khususnya pada sebagian besar organisasi, untuk mulai memusatkan perhatian pada teknik-teknik pengambilan keputusan daripada mengenali apa yang perlu diputuskan.

Pengambilan keputusan bukanlah suatu mekanisme yang tetap, tetapi proses berurutan . Pada sebagian besar keputusan, para manajer menjalani sejumlah tahapan yang membantu mereka memikirkan permasalahan dari awal hingga selesai dan menciptakan banyak sekali taktik alternatif. Tahap-tahap itu tidak perlu diterapkan dengan kaku, nilai tahapan tersebut terletak pada kemampuannya memaksa pengambilan keputusan menyusun perkara itu dalam suatu cara yang logis. 

Identifikasi Masalah

Identifikasi perkara tidak semudah yang dibayangkan. Jika perkara itu tidak diidentifikasikan atau didefinisikan dengan tepat, apa pun keputusan yang dibentuk tidak akan menuju ke arah pemecahan masalah. 

Tanda Peringatan, untuk menemukan masalah, para manajer mengandalkan beberapa indikator: 

Penyimpangan kinerja: Sebuah perusahaan tiba-tiba pada beberapa pola kinerja yang telah ditetapkan, seringkali memperlihatkan bahwa sebuah perkara telah muncul. Ketika perputaran karyawan meningkat, penjualan menurun, registrasi mahasiswa menurun, pengeluaran-pengeluaran penjualan meningkat, atau lebih banyak unit rusak yang dihasilkan, sebuah perkara biasanya ada. Sebagai contoh, tingkat kesalahan kasir tahun ini tidak sesuai dengan pola standar historis, maka hal itu bisa menjadi tanda suatu masalah.

Penyimpangan rencana, saat hasil–hasil yang dicapai tidak memenuhi tujuan yang direncanakan, mungkin ada sebuah masalah, sebagai contoh: sebuah produk gres gagal mencapai tujuan pangsa pasarnya, tingkat manfaatnya lebih rendah dari yang direncanakan, biaya departemen produksi melebihi anggarannya, atau tingkat kesalahan kasirnya melewati sasaran kinerjanya. Kejadian-kejadian tersebut membuktikan bahwa beberapa planning menyimpang jalannya. 

Kritikan orang luar, banyak sekali tindakan orang luar biasa menjadi petunjuk adanya masalah. Pelanggan mungkin tidak puas dengan sebuah produk baru, atau dengan jadwal pengiriman mereka. 

Sumber-sumber Kesulitan Identifikasi Masalah, ialah gampang mengetahui adanya perkara bila terdapat perbedaan di antara hasil-hasil yang diinginkan dengan hasil-hasil sesungguhnya. Akan tetapi, pengidentifikasian perkara yang sesungguhnya biasanya sulit dilakukan lantaran satu atau beberapa faktor.

Masalah-masalah perseptual, persepsi kita sendiri mungkin melindungi atau membentengi kita dari kenyataan yang tak menyenangkan. Jadi, informasi negatif bisa jadi kita terima secara selektif untuk mengubah dari sebenarnya, bahkan mungkin juga diabaikan sama sekali.

Pendefinisian perkara melalui pemecahan masalah. Ini bekerjsama merupakan suatu bentuk jalan pintas menuju ke kesimpulan. Sebagai contoh: seorang manajer penjualan mungkin mengatakan, ”Penurunan keuntungan disebabkan oleh kelemahan kualitas produk kita”. Pendefinisian perkara manajer itu menunjukan suatu cara pemecahan masalah,: perlu dilakukan perbaikan kualitas produk dalam departemen produksi. Tentu saja, definisi dan pemecahan perkara lain bisa jadi mungkin. Mungkin armada penjualan tidak cukup terpilih atau terlatih sebelumnya. Mungkin pesaing mempunyai produk lebih murah.

Mengidentifikasikan Gejala sebagai masalah, ”Masalah kita ialah penurunan 32% dalam pesanan.” Tentu saja pesanan telah menurun, namun penurunan itu sesungguhnya hanya sebuah tanda-tanda dari perkara yang sebenarnya.

Penurunan bukan merupakan perkara hingga manajer itu mengidentifikasikan perkara sesungguhnya yang menimbulkan penurunan dalam pesanan terjadi.

Macam-macam Masalah. Masalah biasanya ada tiga macam ”kesempatan, krisis, atau rutin. Masalah krisis dan rutin menimbulkan perkara mereka sendiri dan harus diikuti oleh manajer itu. Berbagai kesempatan, sebaliknya, biasanya harus diketemukan; kesempatan tersebut menunggu diketemukan. Sering kali mereka hadir tanpa melalui pemberitahuan dan karenanya hilang lantaran seorang manajer kurang memperhatikannya. Karena , perkara krisis dan rutin sangat fundamental seorang manajer mungkin memakai sejumlah besar waktunya dalam mengatur krisis kecil dan memecahkan masalah-masalah rutin dan mungkin tidak mempunyai waktu untuk mengejar banyak sekali kesempatan baru. Banyak organisasi dikelola dengan baik mencoba menjauhkan perhatian dari perkara krisis dan rutin serta mengalihkannya ke arah isu-isu berentang waktu lebih usang melalui perencanaan aktivitas.

Membuat Alternatif

Sekali sebuah perkara didefinisikan, altenatif yang layak terhadap perkara itu seharusnya dibuat, dan banyak sekali konsekuensi yang mungkin terjadi atas setiap alternaif sebaiknya dipertimbangkan. Proses pencarian ini menyidik lingkungan internal dan eksternal organisasi untuk menghasilkan informasi yang mungkin bisa digunakan dalam menciptakan alternatif. Jelaslah, pembuatan solusi alternatif membutuhkan waktu dan biaya. Membuat suatu alternatif yang bermacam-macam dan terperinci sesungguhnya membutuhkan banyak biaya, baik waktu maupun sumber-sumber daya.

Penilaian Alternatif

Sekali alternatif dibuat, alternatif-alternatif harus dinilai dan dibandingkan. Dalam setiap situasi keputusan, tujuan pengambilan keputusan ialah untuk menentukan alternatif yang menghasilkan hasil paling menguntungkan dan menghindari hasil yang paling sedikit menguntungkan. Sebagai contoh, dalam banyak keputusan bisnis, hasil yang paling menguntungkan ialah memaksimalkan kesejahteraan pemegang saham. Kriteria keputusan lain yang mungkin ialah meminimalkan biaya, memperbaiki kepuasan pelanggan, atau memenuhi batas waktu pengiriman. Hubungan alternatif dan hasil didasarkan pada tiga kondisi yang mungkin: 

Kepastian. Pengambilan keputusan mempunyai pengetahuan lengkap atas akhir dari setiap aternatif. 

Risiko, Pengambil keputusan mempunyai beberapa asumsi kemungkinan akhir dari setiap alternatif. 

Ketidakpastian. Pengambil keputusan secara mutlak tidak mempunyai pengetahuan atas kemungkinan hasil dari setiap aternatif. 

Kondisi Pasti, (Contoh) jika penerbit mengetahui dengan niscaya berapa banyak buku akan diminta pada setiap harga yang mungkin dan layak, jumlah buku yang dihasilkan ialah jelas. Beberapa keputusan bisnis terjadi dengan pasti, sebagai contoh: kita semua mengetahui dengan niscaya bahwa kita semua harus membayar pajak. Mengetahui dengan niscaya apa yang menjadi kebutuhan pasar atau konsumen.

Kondisi Berisiko. 

Kondisi ini terjadi saat perencana/pembuat keputusan mempunyai cukup informasi untuk memakai probabilitas dalam penilaian banyak sekali alternatif. Kita mebuat keputusan di bawah kondisi risiko.Kita bisa memperkirakan atau mengetahui probabilitas dalam suatu keputusan yang kita ambil/buat.

Kondisi Tidak Pasti. 

Ketika tidak ada informasi yang relevan terhadap akhir yang mungkin terjadi. Karakteristik kepribadian pengambil keputusan menjadi lebih penting dalam memutuskan keputusan yang akan diambil. Meskipun karakteristik yang mempengaruhi pilihan alternatif seorang pengambil keputusan tak terhitung bayaknya, empat karakteristik berikut cukup untuk menggambarkan apa yang penting dilakukan.

Pengambilan Keputusan Optimis.

Beberapa pengambilan keputusan berpikir secara optimis terhadap banyak sekali insiden yang mempengaruhi keputusan. Orang-orang menyerupai itu biasanya menentukan alternatif yang memaksimalkan hasil maksimum. Mereka selalu bertindak seolah-olah apapun yang mereka lakukan akan menghasilkan keuntungan bagi mereka.

Pengambilan Keputusan Pesimis

Pengambil keputusan pesimis percaya bahwa tidak jadi apa soal apa yang mereka lakukan, hasil yang paling jelek sekalipun selalu akan terjadi. Di bawah situasi tersebut, mereka menafsirkan hasil yang paling jelek dari setap alternatif dan menentukan yang terbaik dari hail-hasil yang paling buruk.

Pengambil Keputusan yang Memperkecil Penyesalan.Pengambilan keputusan jenis ini ingin meminimalkan jumlah ketidak sesuaian yang mereka alami berdasarkan fakta-fakta. Mereka mencoba untuk mengambil keputusan yang mempunyai hasil-hasil tidak terlalu jauh derajatnya jika dibandingkan hasil terbaik yang mungkin diperoleh di bawah kondisi tertentu.

Pengamblan Keputusan yang Alasannya Tidak Cukup.

Kelompok pengambil keputusan jenis ini akan menyederhanakan keputusan dengan menciptakan asumsi bahwa semua hasil yang mungkin mempunyai kesempatan terjadi yang sama. Anggapan yang menyertai alasan itu ialah bahwa jika tidak ada informasi untuk mendukung keunggulan relatif satu alternatif, maka orang bisa saja menganggap bahwa seluruh alternatif mempunyai kesempatan yang sama.

Jadi, penilaian alternatif bertujuan untuk mengevaluasi mengurangi hasil melalui pemakaian informasi. Bila terdapat informasi yang cukup, peluang peluang perencanaan untuk menentukan alternatif  yang merefleksikan fakta-fakta lebih besar. Bila informasi tidak cukup, peluang bagi perencana untuk menentukan sebuah alteratif yang merefleksikan faktor-faktor kepribadian dan pribadi lebih besar.

Pemilihan Alternatif

Tujuan pemilihan alternatif ialah untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan sebelumnya dengan memecahkan masalah. Hal ini ialah penting. Sebuah keputusan tidak berakhir pada satu tujuan itu sendri tetapi hanya suatu cara untuk mencapai tujuan. Sementara pengambil keputusan menentukan alternatif yang diharapkan menghasilkan pencapaian tujuan, pemilihan alternatif itu bukan suatu tindakan terpisah. Jika merupakan tindakan terpisah, maka faktor-faktor yang memimpin ke arah keputusan itu mungkin diabaikan. Secara khusus, langkah-langkah yang menyertai keputusan seharusnya meliputi implementasi, pengendalian, dan evaluasi, yang penting ialah biar memandang suatu keputusan bukan sekedar suatu tindakan memilih; pengambilan suatu keputusan merupakan sebuah proses dinamis.

Jadi, dalam mengambil keputusan manajerial, solusi optimal sering kali tidak mungkin. Ini lantaran pengambil keputusan barang kali tidak bisa mengetahui seluruh alternatif yang tersedia, konsekuensi dari setiap alternatif , dan probabilitas banyak sekali konsekuensi keputusan tersebut.

Implementasi Keputusan.

Keputusan tidak ada bedanya dengan abstraksi jika keputusan itu tidak diimplementasikan. Dengan kata lain, sebuah keputusan harus diiplementasikan secara efektif untuk mencapai tujuan. Implementasi yang salah sangat mungkin merugikan sebuah keputusan yang baik. Dalam pengertian ini, implementasi mungkin lebih penting daripada pemilihan alternatif sebenarnya.

Karena implementasi keputusan melibatkan orang dalam sebagian besar situasi, keunggulan atau kelemahan sebuah keputusan sanggup dilihat pada sikap orang yang dipengaruhi oleh keputusan itu. Sementara sebuah keputusan mungkin secara teknis logis, bisa dirusak oleh bawahan yang tidak puas atau oleh rekan yang memandang keputusan tersebut dari sudut yang berbeda.

Pengendalian dan Penilaian.

Manajemen yang efektif melaksanakan pengukuran hasil secara periodik. Jika terjadi penyimpangan, saat hasil-hasil sesungguhnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan (sasaran), banyak sekali perubahan harus dibuat. Di sini kembali kita lihat pentingnya penetapan sasaran yang bisa diukur. Jika banyak sekali sasaran menyerupai itu tidak ada, tidak ada cara untuk menilai kinerja. Jika hasil-hasil sesungguhnya tidak cocok dengan hasil-hasil yang direncanakan, banyak sekali perubahan harus dibentuk dalam pemilihan solusi, dalam implementasinya, atau dalam sasaran semula jika sasaran itu danggap tidak bisa dicapai. Jika sasaran semula harus direvisi, keseluruhan proses pengabilan keputusan diaktifkan kembali. Sekali sebuah keputusan diimplementasikan, seorang manajer tidak bisa menganggap hasil itu akan memenuhi sasaran semula. Beberapa sistem pengendalian dan penilaian dibutuhkan untuk meyakinkan bahwa hasil-hasil yang bekerjsama konsisten dengan hasil-hasil yang direncanakan saat keputusan telah dibuat. Di bawah ini gambar perihal proses pengambilan keputusan, 

Pengambilan Keputusan Individual.

Beberapa perbedaan individu mempangaruhi proses pengambilan keputusan . Beberapa perbedaan tersebut hanya mempangaruhi beberapa aspek tertentu proses itu, sementara perbedaan lain mempengaruhi keseluruhan proses. Akan tetapi, masing-masing perbedaan mempunyai sebuah efek dan, oleh lantaran itu harus dipahami bahwa pengambilan keputusan itu merupakan sebuah proses dalam organisasi. Ada empat perbedaan individu : 

• Nilai-nilai: dalam lingkup pengabilan keputusan, nilai-nilai ialah anutan yang digunakan setiap orang saat berhadapan dengan suatu situasi di mana sebuah keputusan harus dibuat. Pengaruh nilai-nilai terhadap proses pengambilan keputusan ialah sangat besar: 
• Dalam menentukan sasaran, ialah penting untuk melaksanakan pertimbangan nilai dalam menentukan kesempatan dan menatapkan prioritas. 
• Dalam pembuatan alternatif, ialah penting untuk memasukan pertimbangan nilai dalam banyak sekali kemungkinan. 
• Dalam menentukan sebuah alternatif, nilai-ilai pengambil keputusan mempengaruhi alternaif yang dipilih. 
• Dalam mengimplementasikan sebuah keputusan, mempertimbangkan nilai ialah penting dalam menentukan cara-cara implementasi. 
• Dalam fase penilaian dan pengendalian, mempertimbangkan nilai tidak bisa dihindari saat koreksi tindakan diambil. 

Adalah terang bahwa nilai bekaitan dengan proses pengambilan keputusan. Nlai-nilai tersebut tercermin dalam sikap pengambil keputusan sebelum mengambil keputusan, saat mengambil keputusan, dan saat melaksanakan keputusan. 

Kepribadian: 

Pengambil keputusan dipengaruhi oleh banyak kekuatan psikologis, baik sadar dan tidak sadar. Salah satu kekuatan tersebut ialah kepribadian. Berbagai studi tersebut umumnya berfokus pada sekelompok variabel berikut:

1. Variabel kepribadian meliputi sikap, kepercayaan, dan kebutuhan indvidual.
2. Variabel yang bersinggungan dengan situasi eksternal, situasi yang terlihat di mana individu menemukan diri mereka sendiri.
3. Variabel interaksional yang bersinggungan dengan pernyataan sementara individu sebagai suatu hasil interaksi situasi tertentu dengan karakteristik kepribadian individu.

Kesimpulan paling penting berkenaan efek kepribadian pada proses pengambilan keputusan ialah sebagai berikut: 

Adalah mustahil bahwa satu kepribadian bisa sama-sama cakap dalam segala aspek proses pengambil keputusan. 

Berbagai karakteristik menyerupai kecerdasan dikaitkan dengan tahapan proses pengambilan keputusan. 

Hubungan kepribadian terhadap proses pengambilan keputusan mungkin berbeda untuk kelompok yang berbeda menurut, contohnya faktor jenis kelamin dan status sosial.

Jadi, kita bisa melihat bagaimana kepribadian bawaan pengambil keputusan bercampur dengan banyak sekali variabel, menyerupai situasional dan interaksional, mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

Kecenderungan Terhadap Risiko

Pengambil keputusan sangat bervariasi dalam kecenderungan mereka untuk menanggung risiko: pengambil keputusan optimis menanggung banyak sekali risiko dengan menganggap bahwa hasil yang dicapai itu akan selalu menguntungkan., Para manajer perempuan telah diketahui mempunyai suatu kecenderungan untuk menanggung risiko. Fokus Manajemen Menentukan Pengambilan Keputusan memperlihatkan pola bagaimana perempuan yang telah menentukan untuk tetap bersama perusahaan, telah memberi nilai tambah terhadap proses pengambilan keputusan pada banyak perusahaan. 

Seorang pengambil keputusan yang mempunyai keengganan terhadap risiko rendah memutuskan sasaran berbeda, menilai banyak sekali alternatif dengan tidak sama, dan menentukan banyak sekali alternatif berbeda daripada pengambil keputusan lain yang mengalami situasi sama namun mempunyai keengganan menanggung risiko lebih tinggi. Para pengambil keputusan kini berusaha menciptakan banyak sekali pilihan di mana resiko atau ketidak pastian ialah rendah atau di mana kepastian hasil ialah tinggi. Banyak orang lebih berani dan mendukung pengambilan resiko lebih besar dalam kelompok daripada sebagai individu. Rupanya,orang-orang menyerupai ini lebih menginginkan untuk menanggung resiko bahu-membahu sebagai anggota kelompok.

Sumber Bacaan:

• Jujun S. Suriasumantri., Prof. Dr. Berpikir Sistem. PPs Universitas Negeri Jakarta 2002
• Endang Sunarya, Dr. Teori Perencanaan Pendidikan , Berdasarkan Pendekatan Sistem. (Adicita Karya Nusa ,Yogyakarta. 2002)
• Djadjang A., SH., M.Kes.,Dr. Kapita Selekta Kuliah Azas-azas Manajemen. (Sekolah Tinggi Manajemen Indonesia, Jakarta,2010)..
• Made Pidarta, Prof. Dr. Manajemen Pendidikan Indonesia. (Rineka Cipta,Jakarta,2004)

Share this post