Pengertian Dan Fungsi Otomatisasi Perkantoran

ARTI DAN FUNGSI OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation mempunyai padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation mempunyai dua makna yaitu 1) the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang mempunyai kata kerja mechanize mempunyai arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna 1) equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

Uraian definisi otomatisasi di atas, mengatakan esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang mempunyai sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu saja akan mengakibatkan duduk masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub pecahan yang akan datang.

Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas banyak sekali peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.

Perkantoran, sebagaimana telah diuraikan pada sub pecahan latar belakang, merupakan kegiatan yang berafiliasi dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan kegiatan perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan menyerupai pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melaksanakan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak memakai tenaga insan kepada fungsi-fungsi otomatis dengan memakai peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa kurun otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis yakni aplikasi perkantoran yang mengganti proses manajemen berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memnfaatkan akomodasi jaringan lokal (LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 perihal anutan umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

Otomatisasi perkantoran tidak sanggup dipisahkan dari teknologi perkantoran lantaran otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:

“Teknologi perkantoran yakni bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan memakai mesin-mesin. Oleh lantaran itu perlu sekali mengenal perihal jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk sanggup menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”. 

Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga insan kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.

Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya meliputi penggunaan peralatan yang sanggup dikelompokkan sebagai berikut:

Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:

• Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia. 
• Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai. 

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:

• Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya. 
• Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel. 

Dilihat dari fungsinya dalam banyak sekali pekerjaan kantor, yaitu:

• Mesin-mesin untuk mencatat materi keterangan diantaranya; 
• Mesin tulis 
• Mesin dikte 
• Mesin penomor 
• Asahan pensil 
• Mesin-mesin untuk menghimpun materi keterangan; 
• Pembuka surat 
• Mesin penjilid 
• Hechtmachine 
• Pemotong kertas 
• Pencatat uang kas 
• Mesin-mesin untuk mengolah materi keterangan; 
• Mesin jumlah 
• Mesin hitung 
• Komputer 
• Mesin-mesin untuk memperbanyak materi keterangan; 
• Mesin stensil 
• Mesin stencil spirtus 
• Mesin fotocopi 
• Mesin perekam sheet 
• Mesin offset 
• Berbagai mesin cetak 
• Mesin-mesin untuk mengirmkan materi keterangan;
• Telepon dan interphone 
• Teleprinter 
• Facsimile 
• Mesin-mesin untuk menyimpan materi keterangan; 
• Mikrofilm 
• Penghancur kertas 
• Pelubang kertas/kartu 

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, lantaran banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melaksanakan otomatisasi.

Daftar Pustaka

• AND Complex for Windows. (1993). Concise Oxford Dictionary. Rotterdam, Netherlands.
• Antarina, A. (2004). Penerapan Teknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh Keunggulan Bersaing.
• Lernout & Hauspie Speech Products N.V. (1993). Portions of International CorrectSpell™ spelling correction system. Thesaurus on Microsoft Office 2007 .
• Masbukhin. (2003). Pengantar SAP.PHP. Diambil kembali dari ilmukomputer.com.
• Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. (2003, Januari 23). Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah. Kepmen Nomor 13/KEP/M.PAN/2003 . Jakarta.
• Pakpahan, R. (2006). Catatan Mata Kuliah Teknologi Perkantoran. 
• Sastradipoera, K. (2004). Manajemen Perkantoran: Suatu Pendekatan Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Kappa Sigma.
• Sedarmayanti. (2005). Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.
• Wahono, R. S. (2003). Apa Itu Komputer.php. Diambil kembali dari ilmukomputer.com.
• Waluto, D. E. (2000). Teknologi Perkantoran Modern: Wacana perihal Kantor Maya. Pengembangan Alat dan Lab Jurusan Administrasi Niaga. Semarang: Politeknik Negeri Semarang.
• Zain, S. (2004). Penerapan Teknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh Keunggulan Bersaing.

Share this post