Pengertian Rapat Dab Cara Pelaksanaannya

1. Pengertian rapat

Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahawa Rapat yakni pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, siding, majelis sedangkan Diskusi yakni pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran menenai suatu masalah.

Berdasarkan Buku Paket Kesekretarisan, karangan Dra. Nunung chozanah dkk, diuraikan bahwa Rapat yakni pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menuntaskan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama . rapat yakni bentuk komunikasi kelompok yang bersifat formal sedangkanDiskusi bentuk komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran atau pendapat mengenai suatu pokok persoalan/masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap. Diskusi sanggup berlangsung formal atau in formal.

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan Rapat/Per -temuan berdasarkan Dra. Nunung chozanah dkk, antara lain sebagai berikut:

Bersifat Ilmiah

• · Diskusi
• · Simposium; pertemuan/rapat yang mendiskusikansuatu masalah atau problem dimana pesertanya berasal dari latar belakang keilmuan yang sama dan menghasilkan suatu karya
• · Seminar; pertemuan/rapat yang mendiskusikan suatu masalah untuk mencapai 
• keseragaman pendapat, biasanya pesertanya berasal dari latar belakang keilmuan yang sama bisa juga berbeda.
• · Lokakarya; pertemuan/rapat yang membicarakan suatu masalah/ problem dalam perwujudan suatu kehendak/maksud

Memecahkan masalah praktis

• Konferensi; ialah rapat yang biasanya diadakan antar Negara, umumnya dilakukan oleh Kepala Negara atau pimpinan pemerintahan dan lembaga Negara
• Kongres; rapat yang diadakan oleh Organisasi/ Parpol
• Musyawarah; rapat/pertemuan untuk menccapai suatu kepentingan bersama di semua tingkat sosial
• Muktamar; berasal dari istilah bahasa Arab iktamata artinya berembuk atau bertukar pikiran , artinya sama dengan musyawarah tetapi biasanya dipakai oleh organisasi-organisasi Islam sebagai lembaga tertinggi untuk memecahkan masalah organisasinya
• Rapat

Mencari dukungan

• Rapat Akbar; biasaya pertemuan yang dipakai oleh Parpol dalam mencari proteksi bunyi dari anggota parpol itu sendiri
• Rapat Umum; biasanya pertemuan yang dipakai oleh suatu organisasi baik formal maupun informal
• Pengajian; pertemuan yang dipakai oleh masyarakat dalam bidang keagamaan

2. Tujuan rapat

Beberapa Tujuan diadakannya Rapat berdasarkan Dra. Ida farida dalam buku Merencanakan dan Melakukan Pertemuan, yaitu:

1. Memecahkan atau mencari jalan keluat suatu masalah
2. Menyampaikan informasi, perintah, pernyataan
3. Alat koordinasi intern dan ekstern
4. Agar peserta rapat sanggup ikut berpartisipasi dalam masalah
5. Menampung semua permasalahan dan arus bawah

Sedangkan berdasarkan Sri Endang dkk dalam Modul Merencanakan dan Mengelola Pertemuan/Rapat, fungsi rapat adalah:

1. Memecahkan masalah
2. Menyampaikan informasi
3. Forum demokrasi, peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan
4. Alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi
5. Sarana bernegoisasi
6. Ketentuan hukum

3. Jenis-jenis pertemuan

Agar Praktis untuk mengingatnya jenis-jenis pertemuan terdiri dari:

Diskusi, symposium, seminat, lokakarya, konferensi, kongres, musyawarah, muktamar, rapat, kampanye, rapat akbar, rapat umum, pengajian.

kan peta konsep jenis-jenis pertemuan yang bersifat ilmiah

Jenis- jenis rapat, berdasarkan Sri Endang dkk dibagi menjadi:

a) Menurut Tujuannya, rapat sanggup dibedakan menjadi:

· Rapat penjelasan, Rapat klarifikasi yakni rapat yang dilaksanakan untuk memperlihatkan klarifikasi kepada para peserta rapat. Pimpinan menjelaskan masalah dan peserta boleh mengajukan pertanyaan.

• Rapat pemecahan masalah, Rapat pemecahan masalah yakni rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini kiprah peserta sangat besar untuk memperlihatkan saran dan opini yang akan disimpulkan bersama dan
• hasil kesimpulan yang telah disepakati inilah yang merupakan jalan keluar
• Rapat perundingan, Rapat negosiasi yakni rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah biar tidak merugikan kedua belah pihak

b) Menurut Sifatnya, rapat sanggup dibedakan menjadi:

• Rapat resmi (formal), rapat resmi yakni rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan menerima pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat permintaan yang biasanya dilengkapi dengan jadwal rapat
• Rapat tidak resmi (informal), rapat tidak resmi yakni rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya menerima pemberitahuan secara langsung
• Rapat terbuka, rapat terbuka yakni rapat yang sanggup dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia
• Rapat tertutup, rapat tertutup yakni rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia

c) Menurut Jangka Waktunya sanggup dibedakan menjadi:

• Rapat mingguan, dilaksanakan seminggu sekali dan membahas masalah yang rutin
• Rapat bulanan, dilaksanakan sebulan sekali dan membahas masalah yang terjadi sebulan sekali
• Rapat semesteran, rapat yang diadakan enam bulan sekali dan memba-has masalah yang terjadi dalam waktu enam bulan dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan
• Rapat tahunan, rapat yang diadakan setahun sekali. Contoh rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, rapat paripurna dsb

d) Menurut Frekuensinya sanggup dibedakan menjadi:

• Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya
• Rapat insidentil, rapat yang tidak terpola biasanya membahas masalah yang sifatnya penting dan harus segera diselesaikan bersama

e) Berdasarkan buku Merencanakan dan melaksanakan Pertemuan, Ida Farida dkk jenis rapat ditambah yaitu Menurut Namanya yang dibedakan menjadi:

• Rapat kerja/ musyawarah kerja, rapat kerja yakni rapat atau pertemua para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berafiliasi dengan pelaksanaan kiprah suatu instansi
• Rapat dinas, rapat dinas yakni rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di Instansi pemerintah

b. Syarat-syarat rapat

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat, berdasarkan Sri Endang dkk syarat rapat yang baik yakni sebagai berikut:

• Suasana terbuka
• Tidak ada monopoli
• Partisipasi aktif dari peserta rapat
• Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
• Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
• Pertanyaan singkat dan jelas
• Disiplin waktu

Menurut Dra. Ida Farida, syarat rapat yang baik yakni sebagai berikut:

1. Adanya Persiapan: ada tujuan, acara, waktu, tempat, akomodasi, konsumsi dan media
2. Adanya pelaksanaan rapat yang terdiri dari:

• Suasana rapat terbuka
• Para peserta rapat berperan aktif
• Adanya kendali dari ketua rapat
• Hindarkan debat kusir
• Bahasa harus komunikatif
• Hindarkan monopoli ketika berbicara
• Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
• Adanya notulen
• Acara rapat
• media rapat
• waktu

c. Unsure-unsur rapat, berdasarkan Dra. Ida Farida dkk terdiri dari:

1. Tujuan rapat, telah dibahas pada pertemuan 1
2. Masalah yang dirapatkan, permasalahan yang dihadapi oeganisasi ada yang ringan, sedang, besar. Ada yang memerlukan penanganan segera dan ada yang bisa ditangguhkan terlebih dahulu. Masalah tersebut tentunya perlu diselesaikan dan salah satu sarana penyelesaiannya dengan mengadakan pertemuan/rapat.
3. Pemimpin rapat, seorang pemimpin rapat termasuk salah satu penentu berhasilnya suatu rapat. Seorang pemimpin rapat harus mempunyai keterampilan berkomunikasi yang baik. Pada garis besarnya pemimpin rapat berdasarkan Buku karangan Sri Endang dkk sanggup dibedakan menjadi:

• Tipe otoriter, cirri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe ini antara lain suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal sehingga kurang memperlihatkan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini mengakibatkan suasana kurang hidup para seserta menunggu perintah dari hasil keputusan yang diambil oleh pemimpin.
• Tipe demokratis, Ciri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe ini antara lain bersifat terbuka, mau mendapatkan kritik dan saran dari peserta rapat, memperlihatkan kesempatan kepada peserta untuk mengemukakan pendapat, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat eksklusif dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok. Agak berbeda dengan Open Managemen pemimpin memberi kesempatan kepada peserta untuk memperlihatkan saran tetapi keputusan tetap berada di pemimpin rapat.
• Tipe laissez faire, Ciri-ciri seorang pemimpin rapat tipe ini antara lain memperlihatkan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung, tidak mempunyai inisiatif dan cenderung sebagai penonton saja sehinggga hasil keputusan biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat
• Fungsi Pemimpin Rapat, berperan penting lantaran akan memilih hasil rapat. Fungsi pemimpin rapat berdasarkan Sri Endang dkk, yakni sebagai berikut:
• Sebagai Pengarah, artinya pemimpin harus bisa mengarahkan jalannya rapat. Arahan dari pemimpin ini diharapkan biar topic/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, focus dan tidak menyebar ke topik/masalah lainnya.
• Sebagai Penengah, harus menjadi penengah jika terjadi kontradiksi atau perbedaan pendapat di antara peserta rapat, harus bersikap adil, tidak memihak kepad seseoran/kelompok tertentu dan tidak mencari yang salah atau yang benar
• Sebagai penggerak, artinya harus bisa menggerakkan para peserta rapat biar berperan aktif dalammenyelesaikan masalah biar rapat sesuai dengan kehendak semua.
• ebagai Pencari Solusi, artinya harus bertindak mencari solusi jika rapat mengalami kemacetan dan kebuntuan, dituntut memahami masalah yang sedang dibahas, mempunyai pengetahuan,wawasan dan pengalaman yang luas
• Peserta rapat, peserta rapat pun memegang kiprah penting dalam sebuah jalannya rapat. Adapu tipe peserta rapat berdasarkan Sri Endang dkk, yakni sebagai berikut:
• Tipe Pemberi Informasi, tipe ini mempunyai ilmu pengetahuan dan wawasan yang luas serta ingatan yang berpengaruh sehingga sering diberi julukan kamus berjalan
• Tipe Pemberi Semangat, artinya mempunyai kemauan dan kemampuan kerja tinggi sehingga bisa menggerakan oerang lain, mempunyai moral tinggi,, disiplin tinggi sehingga orangnya berwibawa dan disegani
• Tipe Inisiatif, artinya biasanya akan muncul ketika rapat mengalami kemacetan jawaban data yang tidak terperinci sehingga tipe peserta ini akan memperlihatkan jalan keluar untuk penyelesaian masalah
• Tipe Pemersatu, artinya selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat sehingga sering diberi julukan juru damai, mempunyai sifat pengertian, sabar, toleransi, berjiwa besar
• Tipe Penyerang, artinya selalu menentang pendapat dan tidak oke dengan pendapat yang lain, gemar menyerang atau menyalahkanorang sehingga memancing perdebatan dan perpecahan kelompok
• Tipe Perantara, artinya menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda, membantu memperjelas pendapat peserta lain mempunyai sifat berilmu bergaul, sanggup mengemban amanah dan hamper menyerupai tipe pemersatu
• Tipe Pendengar, artinya bersifat pasif, menjadi pendengar, tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran

Fungsi Peserta rapat, yakni sebagai berikut:

• Sebagai Penyumbang Pendapat, para peserta harus menyumbangkan pendapat biar masalah yang dihadapi sanggup diselesaikan bersama lantaran semakin banyak yang menyumbangkan pendapat semakin banyak solusi yang sanggup menuntaskan masalah
• Sebagai Penyumbang Data, artinya peserta membantu pemimpin rapat untuk memilih langkah-langkah yang diambil dlam menuntaskan masalah yang dibahas.
• Sebagai Perumus Kesimpulan, artrinya semua saran dan pendapat harus dipertimbangkan dengan seksama biar keputusan yang diambil baik.
• Sebagai pembantu Pimpinan, peserta rapat sanggup memperlihatkan informasi sebanyak-banyaknya yang sanggup membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan
• Sebagai Penerima Hasil Keputusan, keputusan tamat rapat harus diterima oleh semua peserta meskipun sarannya tidak diambil dalam keputusan.

1. Teknik penyelenggaraan rapat

Dalam rangka penyelenggaraan rapat ada beberapa hal yang harus dilaksanakan. Perencanaan suatu kegiatan dalam bidang administrasi mengharuskan/ menganjurkan kita memakai 5W 1H, begitu pula dalam mengadakan rapat.

• Why, Mengapa perlu diadakan rapat hal ini untuk memilih urgensi rapat
• When, kapan rapat tersebut akan diselenggarakan, hal ini untuk memilih waktu rapat
• What, apa masalah yang akan dibahas, hal ini memilih jadwal dan jadwal rapat
• Where, dimana rapat ini akan diselenggarakan, untuk memilih akomodasi, media, transportasi
• How, bagaimana rapat ini akan diselenggarakan, hal ini memilih semua persiapan rapat erdasarkan jenis rapat

2. Identifikasi keperluan rapat, dalam Modul MMPR karangan Sri Endang dkk dijelaskan bahwa perencanaan dan persiapan rapat terdiri dari:

Membuat jadwal rapat, Membuat jadwal rapat, Menentukan peserta rapat, Membuat surat undangan, Membuat daftar hadir, Mempersiapkan materi rapat, Mempersiapkan media rapat, Mempersiapkan ruang rapat, Mempersiapkan fasilitas rapat, Mempersiapkan transportasi, Mempersiapkan konsumsi, Menyediakan fasilitas kesehatan, Pengecekan dan persiapan terakhir

3. Macam-macam tata ruang rapat

Perencanaan ruang rapat terdiri dari perencanaan Cahaya, perencanaan warna, perencanaan suara, perencanaan udara dan penempatan meja dan kursi

Perencanaan cahaya, cahaya dan penerangan yang cukup merupakan pertimbangan yang penting dalam tata ruang kantor. Pelaksanaan pekerjaan kantor sangat ditunjang oleh penerangan yang baik. Cahaya yang cukup membantu pegawai bekerja lebih baik artinya terdapat beberapa laba yang akan diperoleh diantaranya: kualitas pekerjaan lebih baik, produktivitas pekerjaan lebih baik, kesalahan-kesalahan akan berkurang, ketegangan dan kelelahan pegawai berkurang, prestise perusahaan lebih baik.

Ada dua system pencahayaan yaitu, pencahayaan alami (dari sinar matahari) dan pencahayaan buatan (dari lampu). Pencahayaan alami ditunjang oleh ventilasi/ jendela yang tersedia di kantor sedangkan cahaya buatan biasanya memakai system pencahayaan yang sesuai dengan bangunan kantor. Adapun system cahaya buatan terdiri dari empat macam, yaitu: system eksklusif (dimana cahaya memancar eksklusif dari sumber ke permukaan meja) hal ini memperlihatkan cahaya yang sangat tajam dan berpengaruh sehingga lekas menimbulkan kelelahan pada mata; system setengah eksklusif sebagian cahaya memancar dari sumbernya kea rah langit-langit kemudian dipantulkan ke bawah ruangan kerja melalui kap lampu yang terbuat dari beling berwarna putih susu sehingga cahaya eksklusif jatuh kemeja pegawai dan eksklusif memantul kembali ke mata pegawai; system cahaya tidak eksklusif cahaya dari sumbernya memancar kea rah langit-langit dan dinding penggalan atas kemudian dipantulkan kea rah permukaan meja. Sifat cahayanya lunak dan tidak menimbulkanbayangan yang tajan. System ini merupakan system terbaik untuk perkantoran; system cahaya setengah tidak langsungcahaya sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan sedangkan sebagian lagi terpencar melalui tudung lampu. Oleh lantaran itu seperti memakai langit-langit sebagai sumber utama cahaya, sehingga sifat cahaya dan bayang-bayang yang diciptakan sudah tidak begitu tajam.

Selain jenis cahaya yang juga penting yakni banyaknya cahaya. Besarnya cahaya berdasarkan penelitian dan saran-saran dari perhitungan dengan foot candle adalah: pekerjaan yang membutuhkan penglihatan tajam menyerupai mengusut perhitungan, melaksanakan pembukuan dan menggambar yakni 50 watt ; pekerjaan yang membutuhkan penglihatan biasa menyerupai menciptakan surat, mengurus arsip, melaksanakan rapat, penggalan penerimaan dan pengiriman surat yakni 30 watt; pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sepintas menyerupai ruang resepsi, tangga gedung atau toilet yakni 10 watt dan pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sederhana menyerupai lorong atau jalan kemudian lintas dalam gedung yakni 5 watt

• Perencanaan warna, warna merupakan salah satu factor penting untuk memperbesar efisiensi kerja alasannya yakni warna akan mempengaruhi ketegangan syaraf dan keadaan jiwa, oleh lantaran itu pilihlah warna yang sejuk dan dikombinasi dengan warna terang.
• Perencanaan suara, kebisingan dan kegaduhan sanggup menimbulkan hilangnya konsentrasi .Biasanya sumber suar berasal dari geseran kursi, mesin-mesin kantor dan bunyi di luar ruangan, oleh lantaran itu perlu diperhatikan hal berikut: langit-langit atau dinding ruangan diberi penyadap suara; mesin tik di bawahnya diberi ganjal karet atau busa tipis; pesawat telepon dibuatkan bilik kecil; lantai di ruangn diberi ganjal yang tidak meneruskan suara
• Perencanaan udara, yang penting dalam perencanaan udara yakni suhu udara sebaiknya 26,5 derajat celcius dan pegawai hendaknya bisa menghirup udara segar dengan menciptakan ventilasi yang cukup dan mengatur pakaian kerja yang nyaman
• Pengaturan kawasan duduk sanggup dibentuk atau diciptakan sendiri sesuai dengan tujuan, kebutuhan, jumlah peserta, kenyamanan, keamanan, kedudukan atau tingkat jabatan. Macam-macam pengaturan kawasan duduk adalah:
• Gaya klasikal, Gaya konferensi, Gaya persegi, Gaya aksara U, Gaya aksara T, Gaya aksara V, Gaya lingkaran, Gaya setengah lingkaran, Gaya turih wajit, Gaya perahu, Gaya workshop

5. Teknik menyusun materi rapat

Bahan rapat harus dipersiapkan sebelum jadwal rapat diselenggarakan. Biasanya yang termasuk kedalam materi rapat adalah: materi rapat hari yang bersangkutan, notula terdahulu, perundang-undangan dan peraturan- peraturan yang terkait dengan materi rapat. Jika materi rapat diperkirakan memerlukan pemikiran dan persiapan yang matang dari peserta rapat hendaknya materi dikirim bersama dengan surat permintaan jika materi rapat tidak memerlukan pemikiran yang mendalam dari peserta maka bisa dibagikan pada ketika pendaftaran rapat.

6. Teknik memilih penataan ruangan rapat

Penataan ruangan rapat dipilih sesuai dengan jumlah peserta dan materi rapat. Gaya penataan kawasan duduk sanggup dipilih berdasarkan kebutuhan dan fasilitas yang tersedia atau disediakan oleh pihak penyelenggara. Penataan ruangan hendaknya berpedoman pada perencanaan tata ruang kantor yang baik menyerupai dikemukakan dalam materi terdahulu.

7. Akomodasi

Penyelenggaraan rapat memerlukan persiapan matang dalam hal akomodasi. Rapat sanggup diselenggarakan di organisasi sendiri, gedung pertemuan atau hotel-hotel. Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, menyerupai rapat paripurna atau rapat kerja, biasanya para peserta rapat akan diinapkan di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan kawasan yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai pemesanan tempat, pembagian kamar sampai pengecekan terakhir akan kesiapan menginap.

8. Transportasi perlu disiapkan oleh penyelenggara rapat apabila rapat disele- garakan di luar organisasi/kantor. Penyelenggara rapat sanggup menyediakan kendaraan beroda empat dinas/ travel atau menyewa mobil/bus yang sesuai dengan kebutuhan dan keuangan perusahaan/organisasi.

9. Konsumsi

Dalam suatu rapat penyelenggara harus memperhatikan kenyamanan peserta rapat. Konsumsi yakni penggalan yang juga penting untuk diperhatikan, kita harus menyediakan kudapan (snack) juga masakan berat sesuai dengan kebutuhan. Apabila jumlah peserta banyak maka kita bisa memesan masakan tersendiri atau sudah disatukan dengan paket akomodasi. Jika rapat lebih dari satu hari maka pemilihan masakan pun harus diperhatikan.

10. kesehatan

Jika rapat lebih dari satu hari maka penyelengara harus memperhatikan aspek kesehatan peserta rapat jika memungkinkan sediakalah unit kesehatan jika tidak minimal kita mengetahui klinik terdekat dari kawasan rapat jika terjadi sesuatu dengan peserta rapat.

11. Pengecekan terakhir

Pada ketika H-1 kita harus mengadakan persiapan teakhir dengan mengajukan pertanyaan sebagai berikut:

Apakah agenda, susunan acara, daftar hadir, materi rapat, telah disiapkan? Apakah dingklik telah cukup? Letaknya telah benar? Media telah disiapkan dan berfungsi baik? Apakah konsumsi sudah dipesan?

Share this post