Pengertian Administrasi Proyek
Saturday, May 30, 2020
Edit
PROYEK DAN MANPROYEK DAN MANAJEMEN FUNGSIONAL
1. Konsep dan Pemikiran Manajemen
Dari sejumlah pedoman administrasi modern, sedikitnya ada tiga yang besar lengan berkuasa besar dan berkaitan erat dengan konsep administrasi proyek, yaitu:
a. Manajemen Klasik atau Fungsional atau General management
Manajemen klasik menjelaskan tugas-tugas administrasi berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan.
b. Pemikiran Sistem
Pemikiran sistem ialah pedoman yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas. Metodologinya yang erat berafiliasi dengan penyelenggaraan proyek ialah sistem analisis, sistem engineering dan sistem manajemen.
c. Pendekatan Contingency
Pendekatan contingency atau situasional intinya beropini bahwa tidak ada satu pun pendekatan administrasi terbaik yang sanggup digunakan untuk mengelola setiap macam kegiatan.
Multidisiplin
Di samping konsep dan pedoman ilmu – ilmu administrasi di atas, juga disadarai bahwa administrasi proyek merupakan profesi multidisiplin dan bersifat kompleks yang tumpang tindih (overlaping) dengan disiplin lain. Seberapa besar tumpang tindih dan pinjaman tersebut bergantung pada sektor yang sedang mengaplikasikan administrasi proyek. Secara sederhana dampak dan masukan konsep dari ilmu di atas
Manajemen Klasik atau Fungsional
Definisi Manajemen berdasarkan H. Koontz (1982) ialah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan acara anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai target organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. Yang dimaksut dengan proses ialah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana dan informasi.
Fungsi administrasi berdasarkan pengertian di atas sanggup diuraikan lebih lanjut sebagai berikut :
a. Merencanakan
Merencanakan berati menentukan dan menentukan langkah – langkah acara yang akan tiba yang diharapkan untuk mencapai sasaran. Langkah pertama ialah menentukan target yang hendak dicapai, kemudian menyusun urutan langkah acara untuk mencapainya. Makara perencanaan dimaksudkan untuk menjembatani antara target yang akan diraih dengan keadaan atau situasi awal. Salah satu acara perencanaan ialah pengambilan keputusan.
b. Mengorganisir
Mengorganisir sanggup diartikan sebagai segala sesuatu yang berafiliasi dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan acara serta sumber daya kepada para akseptor kelompok (organisasi) semoga sanggup mencapai target secara efisien. Pengaturan peranan dijabarkan menjadi pembagian tugas, tanggung jawab dan otoritas. Atas dasar pembagian tersebut selanjutnya disusun struktur organisasi.
c. Memimpin
Kepemimpinan ialah mengarahkan dan mensugesti sumber daya insan dalam organisasi semoga mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
d. Mengendalikan
Mengendalikan ialah menuntun dalam arti memantau, mengkaji, dan jikalau perlu mengadakan koreksi semoga hasil acara sesuai dengan yang telah ditentukan. Dalam fungsi ini hasil pelaksanaan acara selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana.
e. Staffing
Staffing mencakup pengadaan tenaga kerja, jumlah ataupun kualifikasi yang diharapkan bagi pelaksanaan acara termasuk perekrutan, training dan penyeleksian untuk menempati posisi dalam organisasi.
Prinsip Manajemen Klasik
Beberapa prinsip administrasi klasik yang penting diantaranya ialah :
a. Departementalisasi dan Spesialisasi
Pemisahan acara perjuangan atas dasar fungsi organik mendorong para pemimpin bidang (departemen) yang bersangkutan untuk lebih memperhatikan masing – masing bidangnya dibanding perjuangan koordinasi yang menyeluruh. Pembagian di atas akan mendorong timbulnya departemen atau bidang yang mempunyai tenaga seorang jago dengan keahlian, latihan kerja dan pengalaman yang dipersiapkan dan dipertahankan untuk jenis pekerjaan tertentu. Bila paket pekerjaan tertentu ini diserahkan kepada departemen tersebut akan sanggup diselesaikan secara efektif dan efisien.
b. Strutur Piramida
Struktur ini mengandung pengertian bahwa ukuran besar kecilnya kompetensi sebanding dengan tinggi rendahnya tingkatan di lapisan yang berjenjang dari organisasi tersebut. Tanggung jawab serta wewenang untuk mencapai target yang telah ditentukan sebelumnya diberikan kepada mereka sesuai dengan posisi di jenjang hierarki. Semakin tinggi posisi, semakin besar wewenang untuk mengambil keputusan. Pelaksanaan dan pembagian terstruktur mengenai keputusan disampaikan ke bawah, sedangakn informasi dan laporan pelaksanaan diajukan ke atas melalui lapisan birokrasi.
c. Otoritas dan Rantai Komando
Pola otoritas mengikuti komando vertikal, mengalir dari jenjang teratas hingga urutan terbawah. Bawahan mendapatkan perintah dari dan melapor kepada hanya satu atasan. Wewenang pejabat terbatas pada batas- batas area yang bersangkutan atau didasarkan atas dokumen tertentu yang memberi klarifikasi dan kewenangan khusus.
d. Pengambilan Keputusan dan Disiplin
Dalam hal pengambilan keputusan, titik berat diarahkan untuk membina pejabat direktur semoga sanggup diserahi tanggung jawab dalam mengambil keputusan. Disiplin akan tumbuh dari hasil kepemimpinan yang baik, termasuk perhatian atas keinginan subordinat dan adanya penalti jikalau terjadi pelanggaran.
e. Lini dan Staf
Pejabat Lini menciptakan keputusan – keputusan sesuai dengan wewenangnya, sedangkan anggota staff memperlihatkan nasihat hasil dari pedoman dan pengalamannya. Anggota staff tidak mempunyai wewenang mengeluarkan perintah kepada pejabat lini.
f. Hubungan Atasan – Bawahan
Dengan pembagian otoritas yang berjenjang dan jalur pelaporan satu arah, hal ini berarti keberhasilan acara tergantung pada korelasi antara atasan dengan bawahan. Keleluasaan ruang gerak bagi bawahan untuk membuatkan inisiatif dan mencipatakan suasana tumbuhnya semangat kerjasama perlu mendapatkan perhatian dari pimpinan.
g. Arus Kegiatan Horisontal
Hubungan yang membuka arus acara horisontal dalam administrasi klasik terselenggara dalam banyak sekali bentuk, ibarat rapat koordinasi antar departemen, pembentukan komite dan panitia untuk membicarakan dan membagi pekerjaan yang sifatnya memerlukan koordinasi yang insentif.
h. Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal
Perkembangan dunia perjuangan cukup umur ini menuntut semoga disamping tujuan mencapai laba , perlu diperhatikan pula faktor – faktor lain, ibarat pelestarian lingkungan, keinginan keikutsertaan masyarakat setempat untuk ikut memasok tenaga kerja dan material lokal.
2. Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya
A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek
Kegiatan dimulai dari tahap konseptual, kemudian dilanjutkan dengan tahap definisi dan diakhiri dengan tahap implementasi fisik. Setiap tahap mempunyai acara yang bersifat lebih banyak didominasi dengan intensitas yang pada awalnya menanjak dan berangsur turun menjelang selesai tahap yang bersangkutan. Naik turunnya intensitas acara mengandung arti bahwa disamping memperhatikan kekhususan di setiap tahap, pengelola juga harus cepat tanggap terhadap perubahan yang terjadi. Perencanaan penyediaan sumber daya ataupun mekanisme pemakaiannya harus sanggup mengikuti irama naik turunnya intensitas ataupun perubahan jenis acara dengan tepat. Di samping mengelola acara jangka pendek dengan intensitas dan jenis acara yang berubah cepat tersebut, dibutuhkan pula metode dan teknik pemantauan, pengawasan dan pengendalian yang cukup peka atau sensitif. Hal ini memungkinkan ditemukannya penyimpangan selagi masih dalam tahap awal sehingga masih tersedia waktu untuk mengadakan perbaikan sebelum berdampak besar.
B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan Waktu Terbatas
Kegiatan nonrutin berarti dalam banyak hal belum dikenal. Adanya target yang jelas, jadwal yang ketat dan keberadaannya yang bersifat sementara, sering diartikan sebagai acara yang bercorak jadwal kilat (crash program) yang cenderung memprioritaskan pencapaian jadwal ketimbang target yang lain. Karena keterbatasan waktu maka perencanaan dan keputusan yang diambil hendaknya didasarkan atas analisis yang matang. Analisis yang matang dan keputusan yang sempurna dalam waktu terbatas akan sanggup terjadi jikalau ada perhatian khusus terhadap acara tersebut.
C. Sifat Kegiatan yang Bermacam – macam serta Meliputi Berbagai Keahlian
Macam acara proyek beraneka ragam, mulai dari pengkajian aspek ekonomi , duduk kasus dampak lingkungan, design engineering, pembelian, manufaktur, hingga pada inspeksi dan uji coba produk, gedung atau instalasi yahng selesai dibangun. Masing – masing acara memerlukan tenaga jago atau keahlian dari setiap disiplin ilmu yang bersangkutan. Adanya ”fragmentasi” yang ditandai dengan tersebarnya tenaga jago ke banyak sekali loaksi proyek dalam waktu yang relatif usang akan cepat mengurangi kemampuan departemen yang yang bersangkutan dan juga perusahaan untuk menangani proyek yang lain, yang mungkin tiba pada waktu bersamaan. Untuk mengatasinya ditempuh jalan mengusahakan penggunaan bersama sumber daya atau tenaga jago oleh beberapa proyek dari departemen fungsional, dengan membuka arus acara horisontal.
D. Bersifat Multikompleks
Kompleksitas suatu proyek, disamping ditandai oleh banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah korelasi ke dalam dan ke luar dari organisasi – organisai akseptor proyek. Hubungan ke dalam ialah korelasi dengan departemen fungsional, sedangkan korelasi ke luar ialah korelasi dengan subkontraktor, rekanan, instansi pemerintah, penyandang dana. Untuk mengatasi duduk kasus tersebut diambil langkah sbb. :
- Mengadakan rapat koordinasi atau kontak bentuk lain diantara pihak yang berkepentingan.
- Membentuk panitia ad-hoc dengan anggota yang terdiri dari wakil organisasi yang berkepentingan.
- Membuat mekanisme dan peraturan kerja sama
- Membuat planning kerja dengan melibatkan mereka yang bersangkutan
Jika hasil yang diperoleh tidak memuaskan maka dibuat institusi atau posisi permanent selama proyek berlangsung, yang berfungsi sebagai koordinator dan integrator semoga acara itu ditangani sebagai kesatuan utuh oleh individu yang mempunyai tanggung jawab atas keberhasilan proyek secara keseluruhan.
E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Resiko Tinggi
Makna dari suatu acara yang berlangsung sekali lewat ialah tidak dikendakinya adanya pengulangan alasannya ialah akan mengakibatkan penambahan biaya dan melewati jadwal yang ditentukan. Untuk keperluan itu digunakan pendekatan sebagai berikut :
- Dilakukan pengkajian yang menyoroti semua aspek kelayakan proyek sebelum memasuki tahap implemetasi.
- Pengkajian dilakukan tahap demi tahap semoga sanggup dicegah pengeluaran yang sekaligus berjumlah besar, sedangkan resiko kelangsungan proyek dalam arti terus atau tidak boleh masih belum terang benar.
- Untuk menghindari pengulangan diusahakan menciptakan perencanaan pekerjaan seteliti mungkin dengan menggunakan metode sesuai keperluan.
F. Peserta mempunyai Multisasaran yang Seringkali Berbeda
Peserta proyek bisa terdiri dari banyak sekali bidang, baik dari internal maupun eksternal yang bisa saja mempunyai target yang sama, berbeda atau bahkan berlawanan. Disini pengelola berhadapan dengan adonan dari banyak sekali organisasi atau bab – bagiannya yang relatif berdikari dengan multisasaran. Dalam keadaan ini pengelola hendaknya menggunakan pendekatan sistem semoga acara yang bersangkutan sanggup terjalin menjadi satu sistem terpadu dengan prioritas tunggal yaitu kepentingan proyek.
G. Waktu Mulai dan Penutupan
Mengingat periode berlangsungnya siklus proyek relatif pendek maka akan selalu ada acara awal yang terjadi pada waktu mulai dan pada waktu penutupan, sehingga perlu suatu pengelolaan spesifik yang berkaitan dengan acara tersebut. Pada konsep administrasi proyek, kejadian tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1. Proyek Inisiasi
Tahap ini menandai dan mengakui proyek mulai berlangsung. Peristiwa ini umumnya didahului oleh acara studi kelayakan dan definisi keperluan lain – lainnya.
2. Penutupan atau Terminasi Proyek
Tahap ini ialah masa selesai siklus proyek yang ditandai dengan adanya acara penyerahan hasil selesai proyek ibarat inspeksi dan testing akhir, prakomisi, start up serta turnover.
Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek
Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan untuk Mengatasinya
a. Bersifat dinamis. Intensitas dan jenis acara berubah dalam waktu relatif pendek
- Cepat tanggap atas adanya perubahan
- Metode pemantauan dan pengendalian harus sensitif
- Perencanaan dan pengendalian terpadu
b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi target telah digunakan dengan terang dalam waktu terbatas
- Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi di bawah pimpro
c. Kegiatan bermacam ragam mencakup bermacam keahlian dan keterampilan
- Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu pemakaian bersama, digunakan organisasi matriks
d. Bersifat multikompleks. Melibatkan banyak akseptor dari luar dan dari dalam organisasi
- Penanggung jawab tunggal, pemfokusan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi
e. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko relatif tinggi
- Pendekatan pragmatis, setapak demi setapak digunakan analisis sistem dalam perencanaan
f. Pelaksanaan acara oleh banyak pihak, bidang atau organisasi
- Untuk memperkecil kendala birokrasi, diciptakan arus acara dan komunikasi horisontal
g. Organisasi akseptor proyek sering mempunyai target yang sama dan berbeda pada waktu yang bersamaan
- Bersifat joint venture
- Pendekatan administrasi sistem
1.3 Manajemen Proyek
Definisi Manajemen Proyek berdasarkan H. Kerzner (1982) ialah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai target jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, administrasi proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep administrasi proyek ialah :
- Menggunakan pengertian administrasi berdasarkan fungsinya
- Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan target yang telah digariskan secara spesifik.
- Memakai pendekatan sistem (system approach to management)
- Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertikal
B. Teknik dan Metode yang Bercorak Khusus
Beberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani acara proyek yang hingga derajat tertentu membedakannya dari administrasi klasik, diantaranya ialah :
1. Merencanakan
Pada aspek perencanaan, baik administrasi proyek maupun administrasi klasik mengikuti hierarki perencanaan. Namun pada tahap operasional administrasi proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan. Metode tersebut adalah:
- Analisis jaringan kerja
- Metode penyusunan asumsi biaya proyek, dilakukan dengan sedikit demi sedikit sesuai dengan keperluan dan informasi.
2. Mengorganisir
Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus acara horisontal ataupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara optimal.
3. Memimpin
Pimpinan tunggal dari kelompok dan bab organisasi diserahi kiprah khusus. Jadi, beliau memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang telah ada sebelumnya. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi pimpro yang umumnya dianggap kurang dibanding tanggung jawabnya, maka harus dikembangkan expert power dan referent power.
Penanggung jawab Tunggal
Karena sifat acara yang beragam, maka perlu adanya satu titik rujukan yang sanggup bertindak sebagai :
- Pusat sumber informasi bagi semua duduk kasus yang berkaitan dengan proyek
- Pelaku koordinasi dan tindak lanjut antara akseptor proyek
- Integrator dan pendorong semoga acara dikerjakan sesuai prioritas dan kepentingan yang lain dari proyek
- Penanggunggugatan (accountability) terhadap pelaksanaan penyelenggaraan proyek
Aspek Integrasi
Penekanan khusus fungsi kepemimpinan dalam administrasi proyek ialah sebagai integrator, terutama jikalau administrasi proyek ini beroperasi dengan menggunakan struktur organisasi matriks. Bila kadar ketergantungannya cukup besar, maka diharapkan langkah integrasi yang intensif semoga acara bisa menjadi sinkron dan tidak terlepas sendiri – sendiri.
4. Mengendalikan
Dalam acara proyek diharapkan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dengan acara yang bersifat rutin. Diperlukan metode yang sanggup mengungkapkan atau mendeteksi penyimpangan sedini mungkin.
5. Menggunakan Pendekatan Sistem
Pendekatan ini menekankan bahwa proyek ialah bab dari siklus sistem yang lengkap. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik digunakan engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi digunakan administrasi sistem.
6. Pendekatan Contingency atau Situasional
Pendekatan contingency menyatakan bahwa kiprah administrasi ialah mengidentifikasi teknik dan metode mana yang harus digunakan untuk menangani suatu acara pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai persetujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.
C. Evolusi Manajemen Proyek
Perumusan dan pelaksanaan administrasi proyek mengalami pertumbuhan secara bertahap. Defini 4 jenis organisasi proyek berdasarkan Keith Davis adalah:
1. Ekspeditor Proyek
Ekspeditor Proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi mnegerjakan dua fungsi pokok, yaitu :
- Sebagai ”ekspeditor pekerjaan”
Menjelaskan ”bahasa” dan aspek teknik yang kompleks menjadi parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan dan mereka yang berkepentingan.
- Sebagai sentra komunikasi penyelenggaraan proyek
Ekspeditor proyek siap menjawab pertanyaan dan memperlihatkan informasi kemajuan proyek dan duduk kasus lain kepada stake folder.
2. Koordinator Proyek
Koordinator proyek ialah pimpinan staff dan mempunyai kebebasan untuk bertindak dan bertanggungjawab atas tindakannya. Ia melaksanakan kepemimpinan melalui mekanisme bukan otoritas lini.
3. Konfederasi Proyek
Mempunyai fungsi manajemen, ibarat merencanakan, mengorganisir, memimpin, melaksanakan motivasi dan mengendalikan acara proyek, termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator.
4. Manajemen Proyek
Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Ia mempunyai jalur kontak yang luas, baik ke dalam maupun ke luar.
D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan
D. I Cleland dan W. R. King menyarankan semoga dipertimbangkan untuk menggunakan administrasi jikalau menghadapi situasi sebagai berikut :
- Menyangkut Reputasi Perusahaan
Bila keberhasilan atau pelaksanaan suatu acara besar lengan berkuasa besar terhadap reputasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan mobilitas tenaga dan sumber daya lain secara efektif.
- Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar
Bila tujuan perusahaan harus dicapai dengan melaksanakan kiprah –tugas yang memerlukan kolaborasi erat dari banyak sekali bidang internal ataupun external organisasi.
- Besarnya ukuran acara (Usaha)
Bilamana volume acara suborganisasi secara substansi melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya memerlukan komplemen sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan administrasi proyek mempunyai kegunaan untuk dipertimbangkan semoga penggunaan sumber daya sanggup efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara menyeluruh.
MANAAJEMEN FUNGSIONAL
1. Konsep dan Pemikiran Manajemen
Dari sejumlah pedoman administrasi modern, sedikitnya ada tiga yang besar lengan berkuasa besar dan berkaitan erat dengan konsep administrasi proyek, yaitu:
- Manajemen Klasik atau Fungsional atau General management Manajemen klasik menjelaskan tugas-tugas administrasi berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan.
- Pemikiran Sistem Pemikiran sistem ialah pedoman yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas. Metodologinya yang erat berafiliasi dengan penyelenggaraan proyek ialah sistem analisis, sistem engineering dan sistem manajemen.
- Pendekatan Contingency Pendekatan contingency atau situasional intinya beropini bahwa tidak ada satu pun pendekatan administrasi terbaik yang sanggup digunakan untuk mengelola setiap macam kegiatan.
Multidisiplin
Di samping konsep dan pedoman ilmu – ilmu administrasi di atas, juga disadarai bahwa administrasi proyek merupakan profesi multidisiplin dan bersifat kompleks yang tumpang tindih (overlaping) dengan disiplin lain. Seberapa besar tumpang tindih dan pinjaman tersebut bergantung pada sektor yang sedang mengaplikasikan administrasi proyek. Secara sederhana dampak dan masukan konsep dari ilmu di atas
Manajemen Klasik atau Fungsional
Definisi Manajemen berdasarkan H. Koontz (1982) ialah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan acara anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai target organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. Yang dimaksut dengan proses ialah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana dan informasi.
Fungsi administrasi berdasarkan pengertian di atas sanggup diuraikan lebih lanjut sebagai berikut :
a. Merencanakan
Merencanakan berati menentukan dan menentukan langkah – langkah acara yang akan tiba yang diharapkan untuk mencapai sasaran. Langkah pertama ialah menentukan target yang hendak dicapai, kemudian menyusun urutan langkah acara untuk mencapainya. Makara perencanaan dimaksudkan untuk menjembatani antara target yang akan diraih dengan keadaan atau situasi awal. Salah satu acara perencanaan ialah pengambilan keputusan.
b. Mengorganisir
Mengorganisir sanggup diartikan sebagai segala sesuatu yang berafiliasi dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan acara serta sumber daya kepada para akseptor kelompok (organisasi) semoga sanggup mencapai target secara efisien. Pengaturan peranan dijabarkan menjadi pembagian tugas, tanggung jawab dan otoritas. Atas dasar pembagian tersebut selanjutnya disusun struktur organisasi.
c. Memimpin
Kepemimpinan ialah mengarahkan dan mensugesti sumber daya insan dalam organisasi semoga mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
d. Mengendalikan
Mengendalikan ialah menuntun dalam arti memantau, mengkaji, dan jikalau perlu mengadakan koreksi semoga hasil acara sesuai dengan yang telah ditentukan. Dalam fungsi ini hasil pelaksanaan acara selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana.
e. Staffing
Staffing mencakup pengadaan tenaga kerja, jumlah ataupun kualifikasi yang diharapkan bagi pelaksanaan acara termasuk perekrutan, training dan penyeleksian untuk menempati posisi dalam organisasi.
Prinsip Manajemen Klasik
Beberapa prinsip administrasi klasik yang penting diantaranya ialah :
a. Departementalisasi dan Spesialisasi
Pemisahan acara perjuangan atas dasar fungsi organik mendorong para pemimpin bidang (departemen) yang bersangkutan untuk lebih memperhatikan masing – masing bidangnya dibanding perjuangan koordinasi yang menyeluruh. Pembagian di atas akan mendorong timbulnya departemen atau bidang yang mempunyai tenaga seorang jago dengan keahlian, latihan kerja dan pengalaman yang dipersiapkan dan dipertahankan untuk jenis pekerjaan tertentu. Bila paket pekerjaan tertentu ini diserahkan kepada departemen tersebut akan sanggup diselesaikan secara efektif dan efisien.
b. Strutur Piramida
Struktur ini mengandung pengertian bahwa ukuran besar kecilnya kompetensi sebanding dengan tinggi rendahnya tingkatan di lapisan yang berjenjang dari organisasi tersebut. Tanggung jawab serta wewenang untuk mencapai target yang telah ditentukan sebelumnya diberikan kepada mereka sesuai dengan posisi di jenjang hierarki. Semakin tinggi posisi, semakin besar wewenang untuk mengambil keputusan. Pelaksanaan dan pembagian terstruktur mengenai keputusan disampaikan ke bawah, sedangakn informasi dan laporan pelaksanaan diajukan ke atas melalui lapisan birokrasi.
c. Otoritas dan Rantai Komando
Pola otoritas mengikuti komando vertikal, mengalir dari jenjang teratas hingga urutan terbawah. Bawahan mendapatkan perintah dari dan melapor kepada hanya satu atasan. Wewenang pejabat terbatas pada batas- batas area yang bersangkutan atau didasarkan atas dokumen tertentu yang memberi klarifikasi dan kewenangan khusus.
d. Pengambilan Keputusan dan Disiplin
Dalam hal pengambilan keputusan, titik berat diarahkan untuk membina pejabat direktur semoga sanggup diserahi tanggung jawab dalam mengambil keputusan. Disiplin akan tumbuh dari hasil kepemimpinan yang baik, termasuk perhatian atas keinginan subordinat dan adanya penalti jikalau terjadi pelanggaran.
e. Lini dan Staf
Pejabat Lini menciptakan keputusan – keputusan sesuai dengan wewenangnya, sedangkan anggota staff memperlihatkan nasihat hasil dari pedoman dan pengalamannya. Anggota staff tidak mempunyai wewenang mengeluarkan perintah kepada pejabat lini.
f. Hubungan Atasan – Bawahan
Dengan pembagian otoritas yang berjenjang dan jalur pelaporan satu arah, hal ini berarti keberhasilan acara tergantung pada korelasi antara atasan dengan bawahan. Keleluasaan ruang gerak bagi bawahan untuk membuatkan inisiatif dan mencipatakan suasana tumbuhnya semangat kerjasama perlu mendapatkan perhatian dari pimpinan.
g. Arus Kegiatan Horisontal
Hubungan yang membuka arus acara horisontal dalam administrasi klasik terselenggara dalam banyak sekali bentuk, ibarat rapat koordinasi antar departemen, pembentukan komite dan panitia untuk membicarakan dan membagi pekerjaan yang sifatnya memerlukan koordinasi yang insentif.
h. Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal
Perkembangan dunia perjuangan cukup umur ini menuntut semoga disamping tujuan mencapai laba , perlu diperhatikan pula faktor – faktor lain, ibarat pelestarian lingkungan, keinginan keikutsertaan masyarakat setempat untuk ikut memasok tenaga kerja dan material lokal.
2. Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya
A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek
Kegiatan dimulai dari tahap konseptual, kemudian dilanjutkan dengan tahap definisi dan diakhiri dengan tahap implementasi fisik. Setiap tahap mempunyai acara yang bersifat lebih banyak didominasi dengan intensitas yang pada awalnya menanjak dan berangsur turun menjelang selesai tahap yang bersangkutan. Naik turunnya intensitas acara mengandung arti bahwa disamping memperhatikan kekhususan di setiap tahap, pengelola juga harus cepat tanggap terhadap perubahan yang terjadi. Perencanaan penyediaan sumber daya ataupun mekanisme pemakaiannya harus sanggup mengikuti irama naik turunnya intensitas ataupun perubahan jenis acara dengan tepat. Di samping mengelola acara jangka pendek dengan intensitas dan jenis acara yang berubah cepat tersebut, dibutuhkan pula metode dan teknik pemantauan, pengawasan dan pengendalian yang cukup peka atau sensitif. Hal ini memungkinkan ditemukannya penyimpangan selagi masih dalam tahap awal sehingga masih tersedia waktu untuk mengadakan perbaikan sebelum berdampak besar.
B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan Waktu Terbatas
Kegiatan nonrutin berarti dalam banyak hal belum dikenal. Adanya target yang jelas, jadwal yang ketat dan keberadaannya yang bersifat sementara, sering diartikan sebagai acara yang bercorak jadwal kilat (crash program) yang cenderung memprioritaskan pencapaian jadwal ketimbang target yang lain. Karena keterbatasan waktu maka perencanaan dan keputusan yang diambil hendaknya didasarkan atas analisis yang matang. Analisis yang matang dan keputusan yang sempurna dalam waktu terbatas akan sanggup terjadi jikalau ada perhatian khusus terhadap acara tersebut.
C. Sifat Kegiatan yang Bermacam – macam serta Meliputi Berbagai Keahlian
Macam acara proyek beraneka ragam, mulai dari pengkajian aspek ekonomi , duduk kasus dampak lingkungan, design engineering, pembelian, manufaktur, hingga pada inspeksi dan uji coba produk, gedung atau instalasi yahng selesai dibangun. Masing – masing acara memerlukan tenaga jago atau keahlian dari setiap disiplin ilmu yang bersangkutan. Adanya ”fragmentasi” yang ditandai dengan tersebarnya tenaga jago ke banyak sekali loaksi proyek dalam waktu yang relatif usang akan cepat mengurangi kemampuan departemen yang yang bersangkutan dan juga perusahaan untuk menangani proyek yang lain, yang mungkin tiba pada waktu bersamaan. Untuk mengatasinya ditempuh jalan mengusahakan penggunaan bersama sumber daya atau tenaga jago oleh beberapa proyek dari departemen fungsional, dengan membuka arus acara horisontal.
D. Bersifat Multikompleks
Kompleksitas suatu proyek, disamping ditandai oleh banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah korelasi ke dalam dan ke luar dari organisasi – organisai akseptor proyek. Hubungan ke dalam ialah korelasi dengan departemen fungsional, sedangkan korelasi ke luar ialah korelasi dengan subkontraktor, rekanan, instansi pemerintah, penyandang dana. Untuk mengatasi duduk kasus tersebut diambil langkah sbb. :
- Mengadakan rapat koordinasi atau kontak bentuk lain diantara pihak yang berkepentingan.
- Membentuk panitia ad-hoc dengan anggota yang terdiri dari wakil organisasi yang berkepentingan.
- Membuat mekanisme dan peraturan kerja sama
- Membuat planning kerja dengan melibatkan mereka yang bersangkutan
Jika hasil yang diperoleh tidak memuaskan maka dibuat institusi atau posisi permanent selama proyek berlangsung, yang berfungsi sebagai koordinator dan integrator semoga acara itu ditangani sebagai kesatuan utuh oleh individu yang mempunyai tanggung jawab atas keberhasilan proyek secara keseluruhan.
E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Resiko Tinggi
Makna dari suatu acara yang berlangsung sekali lewat ialah tidak dikendakinya adanya pengulangan alasannya ialah akan mengakibatkan penambahan biaya dan melewati jadwal yang ditentukan. Untuk keperluan itu digunakan pendekatan sebagai berikut :
Dilakukan pengkajian yang menyoroti semua aspek kelayakan proyek sebelum memasuki tahap implemetasi.
Pengkajian dilakukan tahap demi tahap semoga sanggup dicegah pengeluaran yang sekaligus berjumlah besar, sedangkan resiko kelangsungan proyek dalam arti terus atau tidak boleh masih belum terang benar.
Untuk menghindari pengulangan diusahakan menciptakan perencanaan pekerjaan seteliti mungkin dengan menggunakan metode sesuai keperluan.
F. Peserta mempunyai Multisasaran yang Seringkali Berbeda
Peserta proyek bisa terdiri dari banyak sekali bidang, baik dari internal maupun eksternal yang bisa saja mempunyai target yang sama, berbeda atau bahkan berlawanan. Disini pengelola berhadapan dengan adonan dari banyak sekali organisasi atau bab – bagiannya yang relatif berdikari dengan multisasaran. Dalam keadaan ini pengelola hendaknya menggunakan pendekatan sistem semoga acara yang bersangkutan sanggup terjalin menjadi satu sistem terpadu dengan prioritas tunggal yaitu kepentingan proyek.
G. Waktu Mulai dan Penutupan
Mengingat periode berlangsungnya siklus proyek relatif pendek maka akan selalu ada acara awal yang terjadi pada waktu mulai dan pada waktu penutupan, sehingga perlu suatu pengelolaan spesifik yang berkaitan dengan acara tersebut. Pada konsep administrasi proyek, kejadian tersebut dijelaskan sebagai berikut :
- Proyek Inisiasi Tahap ini menandai dan mengakui proyek mulai berlangsung. Peristiwa ini umumnya didahului oleh acara studi kelayakan dan definisi keperluan lain – lainnya.
- Penutupan atau Terminasi Proyek Tahap ini ialah masa selesai siklus proyek yang ditandai dengan adanya acara penyerahan hasil selesai proyek ibarat inspeksi dan testing akhir, prakomisi, start up serta turnover.
Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek
Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan untuk Mengatasinya
a. Bersifat dinamis. Intensitas dan jenis acara berubah dalam waktu relatif pendek
- Cepat tanggap atas adanya perubahan
- Metode pemantauan dan pengendalian harus sensitif
- Perencanaan dan pengendalian terpadu
b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi target telah digunakan dengan terang dalam waktu terbatas
- -Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi di bawah pimpro
c. Kegiatan bermacam ragam mencakup bermacam keahlian dan keterampilan
- Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu pemakaian bersama, digunakan organisasi matriks
d. Bersifat multikompleks. Melibatkan banyak akseptor dari luar dan dari dalam organisasi
- Penanggung jawab tunggal, pemfokusan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi
e. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko relatif tinggi
- Pendekatan pragmatis, setapak demi setapak digunakan analisis sistem dalam perencanaan
f. Pelaksanaan acara oleh banyak pihak, bidang atau organisasi
- Untuk memperkecil kendala birokrasi, diciptakan arus acara dan komunikasi horisontal
g. Organisasi akseptor proyek sering mempunyai target yang sama dan berbeda pada waktu yang bersamaan
Bersifat joint venture
Pendekatan administrasi sistem
1.3 Manajemen Proyek
Definisi Manajemen Proyek berdasarkan H. Kerzner (1982) ialah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai target jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, administrasi proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep administrasi proyek ialah :
Menggunakan pengertian administrasi berdasarkan fungsinya
- Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan target yang telah digariskan secara spesifik.
- Memakai pendekatan sistem (system approach to management)
- Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertikal
B. Teknik dan Metode yang Bercorak Khusus
Beberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani acara proyek yang hingga derajat tertentu membedakannya dari administrasi klasik, diantaranya ialah :
1. Merencanakan
Pada aspek perencanaan, baik administrasi proyek maupun administrasi klasik mengikuti hierarki perencanaan. Namun pada tahap operasional administrasi proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan. Metode tersebut adalah:
Analisis jaringan kerja
Metode penyusunan asumsi biaya proyek, dilakukan dengan sedikit demi sedikit sesuai dengan keperluan dan informasi.
2. Mengorganisir
Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus acara horisontal ataupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara optimal.
3. Memimpin
Pimpinan tunggal dari kelompok dan bab organisasi diserahi kiprah khusus. Jadi, beliau memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang telah ada sebelumnya. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi pimpro yang umumnya dianggap kurang dibanding tanggung jawabnya, maka harus dikembangkan expert power dan referent power.
Penanggung jawab Tunggal
Karena sifat acara yang beragam, maka perlu adanya satu titik rujukan yang sanggup bertindak sebagai :
- Pusat sumber informasi bagi semua duduk kasus yang berkaitan dengan proyek
- Pelaku koordinasi dan tindak lanjut antara akseptor proyek
- Integrator dan pendorong semoga acara dikerjakan sesuai prioritas dan kepentingan yang lain dari proyek
- Penanggunggugatan (accountability) terhadap pelaksanaan penyelenggaraan proyek
Aspek Integrasi
Penekanan khusus fungsi kepemimpinan dalam administrasi proyek ialah sebagai integrator, terutama jikalau administrasi proyek ini beroperasi dengan menggunakan struktur organisasi matriks. Bila kadar ketergantungannya cukup besar, maka diharapkan langkah integrasi yang intensif semoga acara bisa menjadi sinkron dan tidak terlepas sendiri – sendiri.
4. Mengendalikan
Dalam acara proyek diharapkan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dengan acara yang bersifat rutin. Diperlukan metode yang sanggup mengungkapkan atau mendeteksi penyimpangan sedini mungkin.
5. Menggunakan Pendekatan Sistem
Pendekatan ini menekankan bahwa proyek ialah bab dari siklus sistem yang lengkap. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik digunakan engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi digunakan administrasi sistem.
6. Pendekatan Contingency atau Situasional
Pendekatan contingency menyatakan bahwa kiprah administrasi ialah mengidentifikasi teknik dan metode mana yang harus digunakan untuk menangani suatu acara pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai persetujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.
C. Evolusi Manajemen Proyek
Perumusan dan pelaksanaan administrasi proyek mengalami pertumbuhan secara bertahap. Defini 4 jenis organisasi proyek berdasarkan Keith Davis adalah:
1. Ekspeditor Proyek
Ekspeditor Proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi mnegerjakan dua fungsi pokok, yaitu :
- Sebagai ”ekspeditor pekerjaan” Menjelaskan ”bahasa” dan aspek teknik yang kompleks menjadi parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan dan mereka yang berkepentingan.
- Sebagai sentra komunikasi penyelenggaraan proyek
Ekspeditor proyek siap menjawab pertanyaan dan memperlihatkan informasi kemajuan proyek dan duduk kasus lain kepada stake folder.
2. Koordinator Proyek
Koordinator proyek ialah pimpinan staff dan mempunyai kebebasan untuk bertindak dan bertanggungjawab atas tindakannya. Ia melaksanakan kepemimpinan melalui mekanisme bukan otoritas lini.
3. Konfederasi Proyek
Mempunyai fungsi manajemen, ibarat merencanakan, mengorganisir, memimpin, melaksanakan motivasi dan mengendalikan acara proyek, termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator.
4. Manajemen Proyek
Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Ia mempunyai jalur kontak yang luas, baik ke dalam maupun ke luar.
D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan
D. I Cleland dan W. R. King menyarankan semoga dipertimbangkan untuk menggunakan administrasi jikalau menghadapi situasi sebagai berikut :
Menyangkut Reputasi Perusahaan
Bila keberhasilan atau pelaksanaan suatu acara besar lengan berkuasa besar terhadap reputasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan mobilitas tenaga dan sumber daya lain secara efektif.
Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar
Bila tujuan perusahaan harus dicapai dengan melaksanakan kiprah –tugas yang memerlukan kolaborasi erat dari banyak sekali bidang internal ataupun external organisasi.
Besarnya ukuran acara (Usaha)
Bilamana volume acara suborganisasi secara substansi melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya memerlukan komplemen sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan administrasi proyek mempunyai kegunaan untuk dipertimbangkan semoga penggunaan sumber daya sanggup efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara menyeluruh.