Prinsip-Prinsip Total Quality Administrasi

Prinsip-Prinsip Total Quality Manajemen 

Pada kala informasi, setiap organisasi harus menghadapi corporate olympics yang semakin kompleks alasannya untuk kelangsungan hidup dan perkembangannya, organisasi harus mempunyai keunggulan daya saing. Dalam persaingan semakin tajam dan sangat kompetitif diantara pengelola jasa pendidikan, mutu ialah agenda utama. Peningkatan mutu merupakan tuntutan dari paradigma gres administrasi organisasi. Untuk meraih predikat sehat yang bermutu dan berkualitas tinggi harus menjadi kiprah setiap forum penyelenggara kesehatan termasuk Rumah Sakit Umum. Upaya peningkatannya terus menerus dilakukan, salah satunya dilakukan dengan pengelolaan sistem layanan rumah sakit secara menyeluruh dan berorientasi pada mutu dan cepat tindakan. Pendekatan ini dikenal dengan Total Quality Management (TQM) atau Manajemen Mutu Terpadu pada rumah sakit yang menuntut keunggulan pelayanan kesehatan menyerupai kecepatan, daya tanggap, kelincahan, penanganan, tindakan dan kompetensi dokter dan suster. 

TQM sebagai suatu konsep yang berupaya melaksanakan sistem administrasi kualitas kelas dunia, untuk itu dibutuhkan perubahan besar dalam budaya dan sistem nilai suatu organisasi. Menurut Hensler dan Brunel (dalam Christoper, 1993), ada empat prinsip utama dalam TQM. Keempat prinsip tersebut adalah: 

1. Kepuasan Pelangan Dalam TQM, konsep mengenai pelanggan dan kualitas diperluas. Kualitas tidak lagi hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi-spesifikasi tertentu, tetapi kualitas tersebut ditentukan oleh pelanggan. Pelanggan itu sendiri meliputi pelanggan internal dan eksternal. Kebutuhan pelanggan diusahakan untuk dipuaskan dalam segala aspek, termasuk didalamnya harga, keamanan dan ketepatan waktu. Oleh alasannya itu segala kegiatan pelayanan kesehatan harus dikoordinasikan untuk memuaskan pelanggan. 
2. Respek Terhadap Setiap Orang Dalam rumah sakit yang kualitasnya kelas dunia, setiap dokter dan suster dipandang sebagai individu yang mempunyai bakat dan kreativitas tersendiri yang cepat dan tanggap. Dengan demikian tenaga kesehatan merupakan sumber daya organisasi yang paling bernilai. Oleh alasannya itu setiap orang dalam organisasi diperlakukan dengan baik dan diberi kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambil keputusan. 
3. Manajemen Berdasarkan Fakta Pelayanan kesehatan kelas dunia berorientasi pada fakta. Maksudnya bahwa setiap keputusan selalu didasarkan pada data, bukan sekedar pada perasaan (feeling). Ada dua konsep pokok berkaitan hal ini. Pertama, prioritisasi (prioritization) yakni suatu konsep bahwa perbaikan tidak sanggup dilakukan pada semua aspek pada dikala yang bersamaan, mengingat keterbatasan sumber daya yang ada. Oleh alasannya itu dengan memakai data maka administrasi dan tim dalam perusahaan sanggup memfokuskan usahanya pada situasi tertentu yang vital. Konsep kedua, variasi (variation) atau variabilitas kinerja manusia. Data statistik sanggup memperlihatkan citra mengenai variabilitas yang merupakan bab yang masuk akal dari setiap sistem organisasi. Dengan demikian administrasi sanggup memprediksi hasil dari setiap keputusan dan tindakan yang dilakukan. 
4. Perbaikan Berkesinambungan Agar sanggup sukses, setiap perusahaan perlu melaksanakan proses secara sistematis dalam melaksanakan perbaikan berkesinambungan. Konsep yang berlaku disini ialah siklus PDCA (plan-do-chek-act), yang terdiri dari langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan rencana, investigasi hasil pelaksanaan rencana, dan tindakan korektif terhadap hasil yang diperoleh.

Sementara itu Russel dan Taylor (dalam Fitriani, 2008; 23) mengemukakan prinsip TQM antara lain;     1. Customer-oriented (fokus pada konsumen) 

    2. Leadership (kepemimpinan) 

    3. Strategy planning (perencanaan strategi) 

    4. Employee responsibility (keterlibatan semua orang) 

    5. Constinuous improvement (perbaikan terus menerus) 

    6. Cooperation (kerjasama) 

    7. Statistical methods (penggunaan metode-metode statistik) 

    8. Training and education (pendidikan dan latihan).

Komponen dalam TQM mempunyai sepuluh unsur utama (Goetsch dan Davis, 1994) yang masing-masing dijelaskan sebagai berikut: 

1. Fokus pada pelanggan Dalam TQM, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal merupakan driver. Pelanggan eksternal memilih kualitas produk atau jasa yang disampaikan kepada mereka, sedangkan pelanggan internal berperan besar dalam memilih kualitas manusia, proses, dan lingkungan yang bekerjasama dengan produk atau jasa. 
2. Obsesi terhadap Kualitas Dalam organisasi yang menerapkan TQM, penentu simpulan kualitas pelanggan internal dan eksternal. Dengan kualitas yang ditetapkan tersebut, organisasi harus terobsesi untuk memenuhi atau melebihi apa yang ditentukan tersebut. Hal ini berarti bahwa semua sivitas akademik pada setiap level berusaha melaksanakan setiap aspek pekerjaannya menurut perspektif ”bagaimana kita sanggup melakukannya dengan lebih baik?” Bila suatu organisasi terobsesi dengan kualitas, maka berlaku prinsip ’good enough is never good enough’. 
3. Pendekatan Ilmiah Pendekatan ilmiah sangat dibutuhkan dalam penerapan TQM, terutama untuk mendesain pekerjaan dan dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan problem yang berkaitan dengan pekerjaan yang didesain tersebut. Dengan demikian data dibutuhkan dan dipergunakan dalam menyusun patok duga (benchmark), memantau prestasi, dan melaksanakan perbaikan. 
4. Komitmen Jangka Panjang TQM merupakan suatu paradigma gres dalam melaksanakan bisnis. Untuk itu dibutuhkan budaya rumah sakit yang gres pula. Oleh alasannya itu komitmen jangka panjang sangat penting guna mengadakan budaya semoga penerapan TQM sanggup berjalan dengan sukses. 
5. Kerja Sama Tim (Teamwork) Dalam organisasi yang dikelola secara tradisional seringkali diciptakan persaingan antar departemen yang ada dalam organisasi tersebut semoga daya saingnya terdongkrak. Akan tetapi persaingan internal tersebut cenderung hanya memakai dan menghabiskan energi yang seharusnya dipusatkan pada upaya perbaikan kualitas yang pada gilirannya untuk meningkatkan daya saing eksternal. Sementara itu dalam organisasi perusahaan yang menerapkan TQM, kolaborasi tim, kemitraan dan korelasi dijalin dan dibina baik antar sivitas akademik maupun dengan lembaga-lembaga pemerintah, dan masyarakat sekitarnya. 
6. Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan Setiap produk dan/ atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di dalam suatu sistem/ lingkungan. Oleh alasannya itu sistem yang ada perlu diperbaiki secara terus menerus semoga kualitas yang dihasilkannya sanggup meningkat. 
7. Pendidikan dan Pelatihan Dewasa ini masih terdapat perusahaan yang menutup mata terhadap pentingnya pendidikan dan latihan. Mereka beranggapan bahwa perusahan bukanlah sekolah, yang dibutuhkan ialah tenaga terampil yang siap pakai. Makara perusahan-perusahan menyerupai itu hanya akan memperlihatkan training sekadarnya kepada para karyawannya. Kondisi menyerupai itu menjadikan perusahan yang bersangkutan tidak berkembang dan sulit bersaing dengan perusahaan lainnya, apalagi dalam kala persaingan global. Sedangkan dalam organisasi yang menerapkan TQM, pendidikan dan training merupakan faktor yang fundamental. Setiap orang diharapkan dan didorong untuk terus belajar. Dalam hal ini berlaku prinsip bahwa berguru merupakan proses yang tidak ada karenanya dan tidak mengenal batas usia. Dengan berguru setiap orang dalam perusahaan sanggup meningkatkan keterampilan teknis dan keahlian profesionalnya. 
8. Kebebasan yang Terkendali Dalam TQM keterlibatan dan pemberdayaan sivitas akademik dalam pengambilan keputusan dan pemecahan problem merupakan unsur yang sangat penting. Hal ini dikarenakan unsur tersebut sanggup meningkatkan ’rasa memiliki’ dan tanggung jawab sivitas akademik terhadap keputusan yang telah dibuat. Selain itu unsur ini juga sanggup memperkaya wawasan dan pandangan dalam suatu keputusan yang diambil, alasannya pihak yang terlibat lebih banyak. Meskipun demikian, kebebasan yang timbul alasannya keterlibatan dan pemberdayaan tersebut merupakan hasil dari pengendalian yang terjadwal dan terealisasi dengan baik. Pengendalian itu sendiri dilakukan terhadap metode-metode pelaksanaan setiap proses tertentu. Dalam hal ini sivitas akademik yang melaksanakan standardisasi proses dan mereka pula yang berusaha mencari cara untuk meyakinkan setiap orang semoga bersedia mengikuti mekanisme standar tersebut. 
9. Kesatuan Tujuan Supaya TQM sanggup diterapkan dengan baik maka perusahaan harus mempunyai kesatuan tujuan. Dengan demikian setiap perjuangan sanggup diarahkan pada tujuan yang sama. Akan tetapi kesatuan tujuan ini tidak berarti bahwa harus selalu ada persetujuan/kesepakatan antara pihak administrasi dan sivitas akademik mengenai upah dan kondisi kerja. 
10. Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan Keterlibatan dan pemberdayaan sivitas akademik merupakan hal yang penting dalam penerapan TQM. Usaha untuk melibatkan karyawan membawa 2 manfaat utama. Pertama, hal ini akan meningkatkan kemungkinan dihasilkannya keputusan yang baik, planning yang lebih baik, atau perbaikan yang lebih efektif alasannya juga meliputi pandangan dan ajaran dari pihak-pihak yang eksklusif bekerjasama dengan situasi kerja. Kedua, keterlibatan karyawan juga meningkatkan ’rasa memiliki’ dan tanggung jawab atas keputusan dengan melibatkan orang-orang yang harus melaksanakannya. 

SUMBER;

Aditama, Asrul. (2000), Mutu Pelayanan Kesehatan:, PT. Gramedia. Jakarta. 

Gordon, B. Davis, (1999), Sistem Informasi Manajemen : Struktur dan Pengembangannya, PT. 

Gramedia. Handito. 2002. Manajemen Hubungan Pelanggan: Erlangga, Jakarta.

Scott, George M., ( 1999), Perinsip – Perinsip Sistem Informasi Manajemen, PT. Raja Grafindo Persada. 

Share this post