Konsep Dasar Sistem Gosip Manajemen

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 

Tujuan Pembelajaran

Setelah menuntaskan cuilan ini, pembaca diharapkan sanggup :

1. Memahami konsep dasar sistem informasi manajemen

2. Mengenal unsur penting sistem informasi manajemen

3. Memahami peranan sistem informasi dalam konteks fungsi organisasi dan aktifitas manajemen 

4. Memahami pembagian terstruktur mengenai dalam sistem informasi manajemen

5. Memahami jenis-jenis dan komponen sistem informasi

nformasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang penting bagi manajer. Seorang manajer harus mampu  melihat unitnya sebagai suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan yakni suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan memakai suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM) terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik. 

Konsep SIM berkembang seiring dengan perkembangan penggunaan teknologi komputer. Sistem informasi yang lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer diharapkan biar sanggup diperoleh informasi yang lebih akurat, berkualitas, dan sempurna waktu, sehingga pengambilan keputusan sanggup lebih efektif dan efisien.

Perkembangan teknologi komputer telah memperlihatkan kesadaran gres bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk menghasilkan informasi yang sanggup dipakai sebagai alat pengambilan keputusan manajemen. Dalam hal ini, pemahaman ihwal istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) akan diperoleh dengan lebih memadai apabila bisa memahami ihwal : sistem, informasi dan manajemen.

1. Sistem 

Secara umum sistem sanggup didefinisikan sebagai sekumpulan hal /kegiatan/ elemen/ subsistem yang saling bekerja sama (yang dihubungkan) dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan. Sistem yakni sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan mendapatkan input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.

Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai : 1) Komponen (components), 2)Batas (boundary), 3) Lingkungan (environment), 4) antar komponen (interface), 5) Masukan (input), 6) Pengolahan (processing), 7) Keluaran (output), 8) Sasaran (objectives) dan tujuan (goal), 9) Kendali (control), 10) Umpan balik (feed back)

Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input) melibatkan penangkapan dan perakitan banyak sekali elemen yang memasuki sistem untuk diproses, pengolahan (pemrosesan) melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output dan keluaran (output) yang melibatkan. Umpan balik menyangkut mengenai kinerja sistem , pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk memutuskan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak . Perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya., menyerupai ditunjukkan dalam gambar berikut :

Dari banyak sekali sudut pandang, sistem sanggup diklasifikasikan sebagai berikut : 

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abnormal (abstract system) dan sistem phisik (phisical system). Sistem abnormal yakni sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan insan (human made system). Sistem alamiah yakni sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibentuk manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan insan yang melibatkan interaksi antara insan dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan pola man-machine system, alasannya menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laris yang sudah sanggup diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya sanggup dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem sanggup diramalkan. Sistem komputer yakni pola dari sistem tertentu yang tingkah lakunya sanggup dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu yakni sistem yang kondisi masa depannya tidak sanggup diprediksi alasannya mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bekerjasama dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka yakni sistem yang bekerjasama dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini mendapatkan masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup alasannya sistem tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk efek yang baik saja.

2. Informasi

Informasi sanggup didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih mempunyai kegunaan dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang konkret (fact) yang dipakai untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi yakni data, data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data yakni kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan insiden yang kita hadapi. 

Kaprikornus pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu insiden dan merupakan kesatuan konkret yang nantinya akan dipakai sebagai materi dasar suatu informasi. Data sanggup berupa angka, catatan, keterangan dan lain-lain yang diperoleh dari banyak sekali kegiatan kegiatan statistik ataupun sensus; dikenal sebagai ‘raw material of information’. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum sanggup berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. 

Kaprikornus Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting dan mempunyai kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk memperoleh informasi diharapkan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Transformasi data menjadi informasi sanggup digambarkan dalam gambar berikut.

Data yang telah diolah melalui suatu model menjadi informasi, peserta kemudian mendapatkan informasi tersebut, menciptakan suatu keputusan dan melaksanakan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan menciptakan sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).

2.1.Nilai Informasi

Nilai suatu informasi bekerjasama dengan keputusan. Hal ini berati bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan sanggup berkisar dari keputusan berulang yang sederhana hingga keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu Manfaat (benefit) dan Biaya (cost). 

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak sanggup sempurna ditaksir manfaatnya dengan satuan nilai uang, tetapi sanggup ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih sempurna jika memakai analisis cost effectiveness atau cost benefit

2.2.Kualitas Informasi

Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 5 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy, completeness, correctness, timelinness

a. Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari tanggapan atas pertanyaan “how is the message used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika memperlihatkan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran.

b. Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi sanggup dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus terang mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan sebuah informasi sanggup terjadi alasannya sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data orisinil tersebut. Beberapa hal yang sanggup besar lengan berkuasa terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain yakni :

c. Kelengkapan (completeness) informasi.

“Are necessary message items present ?” Informasi yang komplet, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus mempunyai kelengkapan yang baik, alasannya bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan menghipnotis dalam pengambilan keputusan atau memilih tindakan secara keseluruhan, sehingga akan besar lengan berkuasa terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu persoalan dengan baik.

d. Kebenaran (correctness) informasi.

“Are message items correct ?” Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebgai contoh, jika sebuah informasi memperlihatkan total nilai honor yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya menyerupai perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.

e. Keamanan (security) informasi.

Keamanan sebuah informasi, tergambar dari tanggapan atas pertanyaan “Did the message reach all or only the intended systems users ? “

f. Tepat waktu (timeliness) “How quickly is input transformed to correct 

output?” Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya dilarang terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan sanggup menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan akan sempurna waktunya sebuah informasi iulah yang pada akhirnya akan mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu sanggup dipahami alasannya kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan derma teknologi-teknologi terbaru.

3. Manajemen

Manajemen sanggup diartikan sebagai proses memanfaatkan banyak sekali sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemenjuga sanggup dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi biar orang-orangmenjalankan pekerjaan. Sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Dalam sistem manajemen, sumber daya manajemen meliputi ketiga sumber daya tadi ditambah dengan sumber daya berupa informasi. Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, manajer akanmelakukan tiga macam proses manajemen yaitu: a) Perencanaan Strategis, b) Pengendalian (meliputi pengorganisasian, penggerakan dan koordinasi) , c) Pengambilan keputusan.

Kegiatan manajemen jika dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organisasi, maka sanggup dibedakan dalam tiga tingkatan, yaitu manajemen tingkat atas, tingkat menengah dan tingkat bawah. Kebutuhan informasi dari masing-masing tingkatan tersebut sudah tentu berbeda, oleh alasannya itu perlu dipahami kegiatan apa yang dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut, yaitu : 

• Perencanaan strategis 
• Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen 
• Perencanaan dan pengendalian operasional 

3.1. Perencanaan Strategis 

Perencanaan strategis (strategic planning) merupakan kegiatan dari manajemen tingkat atas, pada umumnya perencanaan strategis meliputi hal-hal sebagai berikut :

a. Proses penilaian lingkungan luar organisasi .

Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan tersebut mungkin saja sanggup menjadikan perubahan terhadap seni manajemen organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar sanggup berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan sebagainya.

b. Penetapan tujuan.

Tujuan yakni sesuatu yang ingin dicapai organisasi, tujuan organisasi ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses perencanaan seni manajemen yang bersifat jangka panjang .

c. Penentuan strategi.

Strategi yakni tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan. Dengan seni manajemen semua kemampuan berupa sumber-sumber daya dikerahkan biar sanggup mencapai tujuan yang dikehendaki. Sumber daya organisasi sanggup berupa modal, personil, material dan sebagainya.

3.2. Perencanaan Taktis dan Pengendalian Manajemen 

Pengendalian manajemen yakni proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan seni manajemen yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Dalam pengendalian manajemen terdapat suatu proses yang memperlihatkan apa yang harus dilakukan oleh manajer. Proses dalam pengendalian manajemen menyangkut komunikasi informal dan formal. Komunikasi informal, contohnya berupa pertemuan-pertemuan dan diskusi. Komunikasi formal dalam pengendalian manajemen contohnya dalam hal pemrograman (programming), penyusunan anggaran (budgeting), pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement) serta pelaporan dan analisis (reporting and analysis).

Pemrograman yakni proses memilih program-program yang akan dilakukan oleh organisasi dan memperkirakan sejumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk masing-masing program. Program yakni kegiatan – kegiatan prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh organisasi dengan maksud untuk menerapkan seni manajemen yang telah disusun. Contoh, agenda penelitian dan pengembangan, agenda latihan karyawan dan sebagainya.

Anggaran yakni suatu planning yang diungkapkan dalam satuan kuantitas (nilai mata uang) untuk satu periode waktu tertentu. Dalam proses penyusunan anggaran, agenda diterjemahkan dalam bentuk yang dihubungkan dengan tanggung jawab masing-masing manajer yang diberi beban untuk melaksanakan agenda atau beberapa cuilan dari program. Dalam proses penyususnan anggaran planning – planning diterjemahkan dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

Selama periode pelaksanaan (operating), catatan-catatan diselenggarakan untuk mencatat pemakaian – pemakaian bahwasanya dari sumber-sumber daya dan pendapatan-pendapatan yang diperoelh. Catatan ini sifatnya terstruktur sehingga data beaya-beaya dan pendapatan-pendapatan diklasifikasikan, baik secara agenda dan berdasarkan pusat-pusat pertanggungjawaban.

Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi ihwal apa yang sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan oleh masing-masing sentra pertanggung tanggapan telah berjalan secara koordinatif. Laporan-laporan dipakai sebagai dasar pengendalian, yaitu dengan cara membandingkan kinerja bahwasanya dengan planning yang sudah ditetapkan. Perbedaan- perbedaan yang nampak dalam laporan tersebut, merupakan dasar yang dipakai oleh manajer untuk melaksanakan tindakan perubahan dan perbaikan, dan pertimbangan seni manajemen baru.

3.3. Perencanaan dan Pengendalian operasional

Pengendalian operasional yakni proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap kiprah tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi ini merupakan proses penerapan agenda yang telah ditetapkan dalam pengendalian manajemen . Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas di tingkat bawah.

Dengan demikian sanggup diambil kesimpulan bahwa kegiatan – kegiatan dalam manajemen tingkat atas lebih menjurus pada perencanaan jangka panjang dan penentuan-penentuan strategi. Sementara manajemen ditingkat menengah dan bawah , lebih menjurus pada hal-hal yang bersifat operasional. 

Menurut Gordon B Davis menguraikan lebih lanjut ihwal ciri-ciri operasional dan kebutuhan informasi yang berbeda pada setiap level kegiatan manajemen sebagaimana terlihat dalam tabel 1 berikut.

4. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen sanggup didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bantu-membantu dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara cuilan satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melaksanakan fungsi pengolahan data, mendapatkan masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang mempunyai kegunaan dan mempunyai nilai konkret yang sanggup dirasakan karenanya baik pada ketika itu maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan banyak sekali sumber daya yang ada guna mencapai tujuan.

Suatu sistem informasi pada umunya dikembangkan untuk tujuan tertentu sesuai kebutuhan pemakainya. Dengan begitu maka setiap sistem informasi mempunyai tujuan yang spesifik. Sistem informasi yang sederhana, biasanya dikembangkan dengan tujuan memenuhi kebutuhan data dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi. Sistem informasi yang lebih kompleks dikembangkan untuk menangani pengolahan data transaksi pada tingkat operasional dan pemfokusan tingkat pengendalian manajemen.

Permasalahan yang dihadapi pada pengembangan suatu sistem informasi yakni bagaimana sistem informasi yang dirancang sanggup mendukung secara optimal pada setiap unit fungsional dan sekaligus pada semua tingkat kegiatan manajemen. Suatu basis data yang lengkap dan kemampuan menampilkan kembali dengan cepat dan gampang terhadap data yang tersimpan dalam basis data merupakan hal penting yang perlu diperhatikan dalam perancangan sistem informasi.

4.1. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Secara umum suatu SIM (sistem informasi manajemen ) dikembangkan dengan tujuan sebagai berikut :

1. Agar organisasi sanggup beroperasi secara efisien. Sistem informasi manajemen mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin secara lebih cepat dan mudah. Efisensi sanggup dicapai berkat prestasi sistem pengolahan transaksi ( Transaction Processing System), pola sistem penerimaan gaji, sistem akuntasi, sistem personalia, sistem persediaan dan sebagainnya.
2. Agar organisasi sanggup beroperasi secara efektif. Efektifitas ini dimaksudkan biar sanggup mencapai sasaran dari sistem pendukung keputusan ( Decision Suport System / DSS). DSS ini memperlihatkan informasi khusus kepada para pembuat keputusan dengan informasi dan model-model tersebut sanggup ditampilkan setiapkali dibutuhkan, sehingga para manajer sanggup mengambil keputusan dengan lebih baik.
3. Agar organisasi sanggup memperlihatkan pelayanan yang lebih baik. Dengan sistem informasi manajemen maka kebutuhan terhadap informasi sanggup segera dipenuhi dengan gampang yang pada akhirnya akan bisa meningkatkan kualitas pelayanan kepada konsumen. Contoh, penggunaan perangkat sistem Auto matic Teller Machine (ATM) pada Bank.
4. Agar organisasi sanggup meningkatkan kreasi / improvisasi terhadap produk yang dihasilkan. Hal ini sangat dimungkinkan alasannya Sistem informasi manajemen akan mengintegrasikan informasi – informasi dalam organisasi sehingga sanggup membantu pengembangan usahanya melalui kreasi-kreasi produk baik barang maupun jasa. Misalnya suatu Bank yang melebarkan usahanya dalam bidang pelayanan jasa asuransi, pelayanan pembayaran rekening telepon, listrik dan sebagainya.
5. Agar organisasi sanggup meningkatkan usahanya. Sistem informasi manajemen yang baik akan meningkatkan pangsa pasar terhadap produk yang dihasilkannya. Sistem informasi manajemen akan sanggup menjadikan terjadinya ketergantungan konsumen terhadap pelayanan yang diberikan organisasi tertentu sehingga konsumen merasa enggan untuk berpindah pada organisasi / perusahaan lain. 

4.2. Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dalam Kegiatan Manajemen

Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional yang ada. Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan manajemen. Dengan demikian suatu SIM harus bisa memperlihatkan dukungan pada proses-proses perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan.

Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan,dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. Peranan SIM dalam proses penyusunan planning sanggup dilihat pada tabel 2 berikut :

Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis.

Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model.

Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi.

SIM yang baik akan bisa menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Teknik analisis data historis yang sanggup dipakai untuk proses perencanaan antara lain:

1. Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan
2. Teknik penghalusan data
3. Analisis musiman
4. Analisis korelasi
5. Analisis hubungan secara otomatis (auto correlaton analysis)
6. Analisis penyebaran

Teknik-teknik penciptaan data perlu dilakukan alasannya data-data historis hanya menggambarkan keadaan masa lampau. Sedangkan perencanaan melibatkan masa lampau dan mendatang. 

4.3. Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada Proses Pengendalian

Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan planning yang telah ditetapkan. Untuk pengendalian diharapkan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia. Prestasi dinyatakan berdasarkan ukuran sebagai berikut:

• Unit masukan
• Kegiatan
• Keluaran yang dihasilkan

Siklus pengendalian manajemen pada organisasi ditunjukkan oleh gambar 1.5 . Dukungan SIM pada proses pengendalian yakni dimulai dengan model perencanaan. 

Dukungan yang diberikan meliputi hal-hal sebagai berikut:

• Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
• Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
• Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang

Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian yakni monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja.

4.4. Peranan Sistem Informasi Pada Pengambilan Keputusan

Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu :

a. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :

• Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memerlukan keputusan
• Pengakuan adanya masalah

b. Disain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :

• Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
• Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah

c. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah

§ Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya

Pengambilan keputusan merupakan tindakan manajemen dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Secara ringkas, keputusan oleh manajemen sanggup diklasifikasikan ke dalam tiga tipe, yaitu :

• Keputusan tidak terprogram (non programed decision) atau tidak terstruktur ( unstructured decision). Keputusan ini sifatnya tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengmbilan keputusan tidak terstruktur tidak gampang didapatkan dan tidak gampang tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman seorang manajer merupakan hal yang penting dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur.
• Keputusan setengah terprogram (semi programed decision) atau setengah terstruktur (semi structured decision).
• Keputusan setengah terstruktur sifatnya yakni sebagian yang sanggup diprogram, sehingga masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dari pengambilan keputusan. Keputusan ini lebih sering bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci.
• Keputusan terprogram (programed decision) atau terstruktur (structured decision).

Keputusan ini sifatnya berulang-ulang dan rutin, sehingga sanggup diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah.

Jika digambarkan secara ringkas, maka tipe-tipe keputusan manajemen tersebut sanggup dilihat dalam gambar 1.6. berikut ini.

Manajemen Menengah

5. Jenis – jenis Sistem Informasi Manajemen

Menurut James A O’Brien secara garis besar sistem informasi dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu sistem informasi dipakai untuk mendukung operasional dan sistem informasi yang mendukung manajemen. 

5.1. Sistem Pendukung Operasional.

Jenis sistem ini terkait dengan operasional sehari-hari yang berlangsung di dalam suatu organisasi : 

1. Sistem pemrosesan transaksi, sistem ini memproses data hasil transaksi bisnis, memperbaharui basis data operasional, menghasilkan dokumen bisnis. Contoh : pemrosesan penjualan dan persedian serta sistem akuntansi.
2. Sistem pengendalian proses, sistem ini terkait dengan proses mengawasi dan mengendalikan proses industri, contohnya : sistem produksi baja, penyulingan minyak dengan sensor yang terhubung komputer.
3. Sistem kerjasama antar tim/bagian perusahaan, sistem ini terkait dengan dukungan komunikasi dan kerjasama tim/bagian/kelompok kerja disuatu organisasi/perusahaan dengan memanfaatkan piranti elektronik dan teknologinya, contohnya e-mail, fax, teleconference. Sistem ini mengarah pada otomatisasi perkantoran.

5.2. Sistem Pendukung Manajemen

1. Sistem Informasi Manajemen, sistem ini memperlihatkan informasi dalam bentuk laporan yang sudah ditentukan sebelumnya untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis. Contoh : analisis penjualan, kinerja produksi, dan sistem pelaporan tren biaya.
2. Sistem pendukung keputusan, sistem ini memperlihatkan duungan interaktif khusus untuk proses pengambilan keputusan para manajer dan praktisi bisnis. Contoh : penetapan harga produk : asumsi tingkat laba, sistem analisis resiko.
3. Sistem informasi eksekutif, sistem ini dibnetuk untuk memenuhi kebutuhan administrator yang diperoleh dari SIM maupun Sistem Pendukung Keputusan (decision Support System). Contoh : Sistem kanal yang gampang untuk menganalisis kinerja bisnis, tindakan para pesaing, perkembangan ekonomi untuk mendukung perencanaan trategis

Gambaran umum jenis-jenis sistem informasi ini menekankan tujuan utama Sistem informasi yang mendukung Operasi bisnis dan pengambilan keputusan manajerial. Gambar 1.7. menggambarkan pembagian terstruktur mengenai konseptual aplikasi sitem informasi. Sistem Informasi dikatagorikan dalam cara ini untuk menekankan peran-peran utama yang dimainkan dalam setiap operasi dan manajemen suatu bisnis. Selain mempunyai banyak peranan , sistem informasi mempunyai banyak kemampuan juga, dimana dengan kemampuan yang dimiliki diharapkan sanggup meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya-biaya tertentu, meningkatkan servis terhadap konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya yakni adanya peningkatan dalam pengambilan keputusan. Kemampuan yang dimiliki oleh sistem informasi, antara lain :

1. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi
2. Menyimpan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan gampang diakses.
3. Menyajikan informasi dengan jelas
4. Mengotomatisasi proses-proses yang manual
5. Menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat

Katagori lainnya dalam pembagian terstruktur mengenai Sistem Informasi antara lain :

1. Sistem Pakar (expert System) : Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar sebagai konsultan pakar bagi pemakai. Contoh : penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, sistem pemeliharaan diagnosis
2. Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) : Sistem berbasis pengetahuan yang menduung pembuatan, pengaturan dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. Contoh : kanal internet ke praktik-praktik bisnis terbaik, seni manajemen anjuran penjualan, sistem pemecah persoalan pelanggan.
3. Sistem Informasi Strategis (strategy Information System) : Sistem yang mendukung operasi dan proses manajemen yang memeberi perusahaan berupa produk, layanan, kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham on line, penelusuran pengiriman, sistem web e- commerce
4. Sistem bisnis fungsional (Functional Business System) : sistem yang mendukung operasional dan manajerial atas banyak sekali fungsi bisnia perusahaan. Contoh : Sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, manajemen sumber daya manusia.

6. Komponen Sistem Informasi

Setelah kita mempelajari beberapa konsep penting dalam sistem informasi selanjutnya bagaimanakah sebuah sistem informasi bekerja ? Komponen dan aktifitas apa saja yang terlibat di dalamnya ? Dalam gambar 1.8. mengilustrasikan model sistem informasi yang memperlihatkan kerangka konsep untuk banyak sekali komponen dan aktifitas sistem informasi. 

6.1.Sumber Daya Manusia 

Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi, sumber daya insan ini meliputi pemakai tamat dan pakar sistem informasi

1. Pemakai tamat yakni orang-orang yang memakai sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka yakni para pelanggan, tenaga penjualan, teknisis, staf administrasi, akuntan atau para manajer. Sebagian besar dari pemakai sistem informasi dalam dunia bisnis yakni pekerja ahli, yaitu orang yang sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja yang membuat, memakai dan membuatkan informasi.
2. Pakar Sistem Informasi yakni orangorang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka yakni analis sistem, pembuat software, operator sistem, personal tingkat manajerial, teknisis dan staf manajemen sistem informasi lainnya. Analis sistem bertugas sebagai pendesain sistem berdasarkan pada kebutuhan informasi dari pemakai akhir. Pembuat software bertugas menciptakan agenda komputer yang di berdasarkan pada spesifikasi yang di peroleh dari analis sistem. Operator bertugas membantu mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.

6.2.Sumber Daya Hardware

Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan materi fisik yang dipakai dalam pemrosesan informasi. Contoh hardware dalam sistem komputer ini yakni :

1. Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemroses sentra yang berisi pemroses mikro, dan banyak sekali peralatan periferal yang saling berhubungan. Misalnya sistem komputer palmtop, laptop, desktop sistem komputer berskala menengah, dan sistem komputer mainframe besar.
2. Periferal komputer, yang berupa peralatan menyerupai keyboard, layar video, mouse elektronik untuk input data dan perintah, printer untuk output informasi, dan disk magnetis atau optizal untuk menyimpak sumber daya data.

6.3. Sumber Daya Software

Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep umum software ini meliputi rangkaian perintah operasi dengan hardware komputer yang disebut program, rangkaian perintah pemrosesan informasi yang disebut prosedur. Berikut ini pola sumber daya informasi :

1. Software system, menyerupai agenda sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.
2. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan pribadi bagi penggunaan tertentu dalam sistem komputer oleh penguna akhir. Contoh : agenda analisis penjualan, agenda pengolah kata.
3. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan memakai sistem informasi. Contoh ; perintah untuk mengisi formulir kertas atau memakai software.

6.4. Sumber Daya Data

Sumber daya data sanggup berupa angka, abjad serta karater lainnnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan serta entitas lainnya. Data teks berupa kalimat yang dipakai untuk menulis komunikasi, data gambar, menyerupai grafik dan angka-angka. Serta data dalam bentuk audio video.

Sumber daya data pada umumnya disimpan, diatur dan diakses oleh banyak sekali teknologi pengelolaan sumber daya data ke dalam :

• Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.
• Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam banyak sekali bentuknya menyerupai fakta, peraturan.

6.5. Sumber Daya Jaringan

Teknologi telekomunikasi dan jaringan menyerupai Internet, Intranet, dan ekstranet telah menjadi hal yang fundamental bagi operasi e-business dan e-commerce yang berhasil untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemroses komunikasi danperalatan lainnya yang dihubungkan antara satu dengan lainnya melalui media komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi. Sumber daya jaringan meliputi :

1. Media komunikasi, contohnya kabel twisted-pair, kabel tembaga, kabel serat optik, teknologi gelombang mikro, seluler dan satelit yang tanpamenggunakan kabel.
2. Dukungan Jaringan, dalam hal ini diharapkan banyak dukunga hardware, software, dan teknologi data untuk mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. Contoh : pemroseskomunikasi menyerupai modem, prosesor antar jaringan,sofware pengendali, menyerupai software sistem operasi jaringan dan penjelajah internet.

7. Daftar Istilah Penting

1. Masukan (input), pengolahan (processing), keluaran (output), penyimpanan (storage) pengendalian (control)
2. Pemakai tamat (end user)
3. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) 
4. Kualitas informasi meliputi relevan ( relevancy) Akurat ,(accuracy) dan sempurna waktu (timeliness), Lengkap ( completeness) , Benar (correctness)
5. Sistem Informasi (information System) ; Siklus informasi (information cycle) 
6. Siklus pengolahan data (data processing cycles).
7. Perencanaan strategis (strategic planning)
8. Sistem pendukung keputusan (Decision Support System / DSS) 
9. Keputusan tidak terprogram (non programed decision) atau tidak terstruktur ( unstructured decision) 
10. Sumber daya software (Software resources), Sumber daya hardware (hardware resources) 
11. Sistem pendukung manajemen (management support System)
12. Sistem Pendukung Operasional (Operations Support System )

8. Rangkuman

1. Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input), pengolahan (proses) dan keluaran (output)
2. Sistem informasi manajemen sanggup didefinisikan sebagai sekumpulan sub sistem yang saling berhubungan, berkumpul bantu-membantu dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara cuilan satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melaksanakan fungsi pengolahan data, mendapatkan masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang mempunyai kegunaan dan mempunyai nilai konkret yang sanggup dirasakan karenanya baik pada ketika itu maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan banyak sekali sumber daya yang ada guna mencapai tujuan.
3. Faktor-faktor yang besar lengan berkuasa terhadap suatu informasi yakni fungsi informasi, biaya informasi, nilai informasi dan mutu informasi
4. Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen.
5. Katagori aplikasi sistem informasi meliputi sistem penduung operasi yang meliputi sistem pemroses transaksi, sistem pengendalian proses dan sistem kerjasma perusahaan. Sistem pendukung manajemen yang meliputi sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, sistem informasi eksekutif.
6. Komponen Sistem informasi meliputi sumber daya manusia, hardware, software, data, jaringan yang dikendalikan untuk mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. 

9. Latihan Soal

1) Jelaskan mengapa SIM sangat diharapkan oleh para manajer dalam melaksanakan kegiatannya !

2) Apa yang dimaksud dengan sistem ?

3) Apa yang dimaksud dengan sistem tertutup dan sistem terbuka , dan berikan contohnya masing-masing ?

4) Apakah data dan informasi merupakan hal yang berbeda ? Jelaskan !

5) Jelaskan kiprah dari seorang manajer ?

6) Berikanlah pola kasus dari hubungan tingkat manajemen dengan bentuk penyajian informasi !

7) Sebutkan dan jelaskan perbedaan antara sistem berorientasi proses dengan berorientasi tujuan.

8) Jelaskan hubungan antara tingkatan manajemen dengan kiprah dari seorang manajer !

9) Jelaskan jenis dan komponen dalam sistem informasi .

Share this post