Pegertian Tujuan Dan Prinsip Analisis Jabatan (Job Analysis)

Analisis Jabatan (Job Analysis)

a. Pegertian Analisis Jabatan (Job Analysis)

Manullang memperlihatkan pengertian Job analysis sebagai suatu proses untuk menciptakan uraian pekerjaan, sehingga dari uraian pekerjaan tersebut sanggup diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dinilai jabatan itu guna suatu keperluan.

Analisis jabatan bukan saja sanggup dipergunakan untuk memilih syarat fisik dan syarat mental dari pegawai yang akan memangku sesuatu jabatan, tetapi sanggup pula dipergunakan untuk tujuan lain. Karenanya analisa jabatan itu sanggup dibedakan atas empat macam sesuai dengan tujuan analisis jabatan itu. 

Keempat jenis analisis jabatan itu ialah:

a. Job Analysis For Personal Specification

Job Analysis For Personal Specification bertujuan untuk memilih syarat mental yang 

dibutuhkan dari seorang untuk sanggup sukses memangku jabatan tertentu.

b. Job Analysis For Training Purposes

Job Analysis For Training Purposes bertujuan untuk memilih langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan sesuatu pekerjaan kepada tenaga kerja gres untuk keperluan latihan dan untuk berpendidikan.

c. Job Analysis For Setting Rates

Job Analysis For Setting Rates bertujuan untuk memilih nilai masing-masing jabatan suatu organisasi, sehingga dengan demikian sanggup ditentukan tingkat upah masing-masing secara adil.

d. Job Analysis For Method Improvemants

Job Analysis For Method Improvemants ditujukan untuk mempermudah cara bekerja tenaga kerja pada suatu jabatan tertentu.

Dengan demikian analisis jabatan bisa menjadi penentu dan tolak ukur keberhasilan dan kesuksesan suatu forum atau organisasi.

b. Prinsip-Prinsip Analisis Jabatan (Job Analysis)

Ada beberapa prinsip yang perlu diperhatian dalam menganalis jabatan antara lain sebagai berikut :

1. Analisis jabatan harus memperlihatkan fakta penting, yang bekerjasama dengan pekerjaan dan jabatan yang bersangkutan. Fakta-fakta penting tersebut tergantung pada hasil analisis yang akan dipergunakan.
2. Analisis jabatan harus sanggup memperlihatkan fakta-fakta yang diharapkan untuk banyak sekali macam tujuan.
3. Analisis jabatan harus sering ditinjau kembali dan apabila perlu diperbaiki. Dalam organisasi atau perusahaan yang besar, jabatan ataupun pekerjaannya tidaklah statis, dan sering terjadi perubahan, baik mengenai proses, bahan, proses produksi, metode, alat maupun aspek-aspek lainnya. Bahkan sanggup dikatakan bahwa analisis jabatan tersebut merupakan acara yang terus menerus (continue) dalam organisasi yang besar.
4. Analisis jabatan harus sanggup memperlihatkan unsur-unsur jabatan yang paling penting diantara beberapa unsurjabatan yang penting.
5. Analisis jabatan harus sanggup memperlihatkan informasiyang teliti dan sanggup dipercaya. Untuk memilih dan memperoleh data, maka diharapkan pelayanan-pelayanan dari para Job Analysist.

c. Tujuan Analisis Jabatan (Job Analysis)

Ada beberapa tujuan analisis jabatan berdasarkan Ike Kusdyah Rahmawati, antara lain:

1. Determining qualifications, required of job holder(menentukan kualifikasi yang diharapkan pemegang jabatan).
2. Providing guiance in recruitment and selection (melengkapi bimbingan dalam seleksi dan penarikan pegawai).
3. Evaluation current employees for transfer or promotion (mengevaluasi kebutuhan pegawai untuk pemindahan atau promosi jabatan).
4. Establishing requirements for training programs (menetapkan kebutuhan untuk acara latihan).
5. Setting wage and salary levels and maintaining fairness in wage and salary administration (menentukan tingkat gaji, upah dan pemeliharaan manajemen upah dan gaji).
6. Judging in the merits of grievances than question assignment and compensation (menilai keluhan-keluhan yang menyoroti duduk perkara keadilan dan kompensasi).
7. Establishing, responsibility, accountability, and authority (menetapkan tanggung jawab, pertanggungjawaban, dan otoritas).
8. Providing essential guides in the establishment of productionstandard (menetapkan pola yang esensial dalam penetapan standar produksi).
9. Providing clues for work simplification and metode improvement (menyediakan petunjuk untuk peningkatan metode dan penyederhanaan kerja).

d. Manfaat Analisis Jabatan (Job Analysis)

Sirait menyebutkan dalam buku Memahami Aspek-Aspek Pengelolaan Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Organisasi, ada beberapa manfaat dalam analisis jabatan, yaitu:

1. Digunakan untuk menyusun uraian jabatan (job description).
2. Digunakan untuk menyusun spesifikasi jabatan (job clasification).
3. Sebagai penetapan standar pencapaian hasil kerja (job performance standard).
4. Sebagai penetapan materi latihan pegawai.
5. Sebagai penempatan pegawai dalam suatu jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuan.
6. Sebagai materi penciptaan planning pengembangan potensi dan kemampuan pegawai.
7. Sebagai penetapan imbalan bagi pemegang jabatan.

e. Langkah-Langkah Analisis Jabatan (Job Analysis)

Berikut ialah langkah-langkah analisis jabatan berdasarkan Sjafri Mangkuprawira :

1. Menentukan maksud pelaksanaan analisis pekerjaan

Keputusan pertama yang dibentuk oleh manajer SDM secara tipikal ialah merumuskan maksud melaksanakan analisis pekerjaan. Pelaksanaan analisis pekerjaan seharusnya dinyatakan secara eksplisit dan terikat dengan keseluruhan taktik perusahaan yang berkaitan dengan peluang keberhasilan analisis pekerjaan.

2. Mengidentifikasi pekerjaan yang dianalisis

Tugas kedua yang dilakukan manajer SDM secara tipikal ialah memutuskan pekerjaan yang perludianalisis. Jika analisis pekerjaan secara formal belum pernah dilaksanakan, kemudian untuk mudahnya, sanggup dilakukan untuk menganalisis semua jenis pekerjaan.

3. Menjelaskan proses kepada karyawan dan memilih tingkat keterlibatannya

Maksud dari pelaksanaan analisis pekerjaan seharusnya tidak dipisahkan dari kepentingan karyawan dan manajer. Seharusnya mereka dilibatkan dan diberitahu semenjak awal, siapa yang akan melaksanakan analisis pekerjaan, mengapa analisis pekerjaan dibutuhkan, kepada siapa mereka mengontak jika ada pertanyaan, kapan jadwal waktunya, dan apa kiprah mereka dalam analisis pekerjaan.

4. Menentukan metode dan pelaksanaan pengumpulan data informasi analisis pekerjaan

Langkah keempat mencakup pengumpulan informasi analisis pekerjaan secara cermat. Manajer harus memutuskan metode atau kombinasi mana yang akan dipakai dan bagaimana mengumpulkan informasi.

5. Memproses informasi analisis pekerjaan

Setelah informasi analisis pekerjaan telah dikumpulkan, ialah penting untuk menempatkannya ke dalam format yang akan bermanfaat untuk manajer dan departemen SDM. Salah satu caranya ialah menciptakan format khusus dimana dari bentuk itu hasil analisis pekerjaan sanggup dibuat.

6. Me-review dan memperbaharui data

Langkah simpulan merupakan fenomena yang terus terjadi. Perusahaan bersifat dinamis, sementara pekerjaaan jarang berjalan mantap untuk jangka panjang. Para manajer dan seorang jago profesional membutuhkan waktu yang intens untuk me-review uraian dan spesifikasi pekerjaan. Jadi, ini merupakan keunggulan proses sepenuhnya di dalam beberapa tahun.

2. Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)

Menurut Sjafri Mangkuprawira uraian jabatan (job description) adalah:

“Uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan bermacam-macam dalam hal tingkat kerincian isi.

Namun, beberapa komponen bergotong-royong terdapat pada setiap uraian pekerjaan. Sebagai contoh, judul pekerjaan selalu ada.

Judul pekerjaan penting untuk diuraikan biar orang yang membaca sanggup dengan segera mengerti apa yang diharapkan oleh pekerjaan tersebut. Beberapa tipe ringkasan yang menggambarkan pekerjaan yang dilaksanakan dan syarat-syarat pekerjaan juga secara ekstrim penting dimasukkan dalam uraian pekerjaan”.

a. Pengertian Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)

Ada beberapa pendapat ihwal deskripsi atau uraian jabatan, antara lain :

1. I Wayan Komang Ardana Dkk menyatakan uraian jabatan ialah salah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan ihwal kewajiban, fungsi, tugas, kondisi kerja, dan aspek-aspek lain.
2. Heidjrachman Ranupandojo dan Suad Husnan memperlihatkan pengertian uraian jabatan merupakan suatu statemen yang teratur dari banyak sekali kiprah dan kewajiban suatu jabatan tertentu.

b. Manfaat Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)

Manfaat deskripsi jabatan antara lain :

1. Membantu menghindari adanya kebingungan, dan memperlihatkan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan.
2. Untuk menghindari tumpang tindih tanggung jawabdalam melaksanakan tugas.
3. Memberikan akomodasi dalam banyak sekali kegiatan SDM.
4. Membantu karyawan dalam perencanaan karir, mengurangi praktik deskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan penilaian pekerjaan.
5. Bermanfaat juga untuk acara keselamatan kerja. 
6. Untuk perencanaan perubahan organisasi danreorganisasi.
7. Memberi isyarat ihwal pengalaman yang diharapkan untuk pelaksanaan pekerjaan.
8. Untuk memperbaiki mekanisme dan metode kerja, biar pekerjaan tersebut bisa efektif dan efisien.
9. Membantu memperbaiki manajemen dan pengendalian pekerjaan.

c. Jenis-Jenis Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)

Deskripsi pekerjaan ada dua jenis, yaitu :

1. Deskripsi Generik

Deskripsi ini berisi penulisan secara umum tanpa mengidentifikasikan tugas-tugas dan tanggung jawab secara spesifik. Untuk penulisan suatu deskripsi generik perlu dianalisis sejumlah pekerjaan tertentu untuk ditemukan denominator-denominator yang sama.

Baca juga; Pengertian,Tujuan dan Unsur-Unsur Job Design

Sebagai teladan suatu deskripsi generik Akuntan Senior mencakup bidang keahlian yang diharapkan pada tingkat profesi tersebut. Uraian ini tidak memuat fungsi-fungsi khusus ibarat contohnya keahlian-keahlian mengenai utang atau piutang, buku besar dan sebagainya. Contoh

I dan II merupakan deskripsi pekerjaan jenis generik (generik job description).

Bentuk generik pada umumnya dipakai untuk maksud-maksud sebagai berikut:

• Program pengembangan dan pelatihan
• Rekrutmen
• Perencanaan organisasi
• Pengembangan standar prestasi
• Perencanaan tenaga kerja
• Penelitian pengupahan.

2. Deskripsi Spesifik

Dalam deskripsi ini kewajiban-kewajiban dan tugas-tugas suatu pekerjaan dijelaskan secara cermat.

Disini ditunjukkan hubungannya dengan pekerjaan-pekerjaanspesifik lainnya pada unit terkecil dalam organisasi. Sebagai teladan pekerjaan spesifik Akuntan Buku Besar hendaknya memperlihatkan hubungan-hubungan pelaporan pekerjaan dalam lingkungan bab akuntansi. Akan ditunjukkan pula tipe sistem akuntansi yang diterapkan, sifat dan frekuensi laporanlaporan keuangan yang harus dipersiapkan, serta batasbatas tanggung jawab dalam lingkup fungsional ataupun bagian-bagian lain dari organisasi. Contoh III merupakan deskripsi pekerjaan jenis khusus (specific job description).

Deskripsi spesifik dimanfaatkan untuk maksudmaksud:

1. Analisis pekerjaan yang serba cermat.
2. Evaluasi pekerjaan (untuk manajemen upah dan gaji).
3. Tabel organisasi.

d. Informasi dalam Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)

Menurut pendapat I Komang Ardana dkk, menyatakan ada beberapa butir informasi yang disusun dalam uraian pekerjaan, antara lain:

1. Nama jabatan/pekerjaan, ialah untuk memberi ciri dan citra atas isi pekerjaan.
2. Kode jabatan, untuk membedakan dengan jabatan lain, dan memudahkan mengadministrasikannya.
3. Unit kerja, ialah unit di mana jabatan tersebut berada serta eselon unit kerja atasan pribadi secara berjenjang. 
4. Iktisar jabatan atau rumusan jabatan, ialah uraian yang menggambarkan ruang lingkup kiprah jabatan yang disusun dalam satu kalimat.
5. Hasil kerja, ialah segala sesuatu yang dicapai sebagai akhir dari proses pengolahan materi kerja dengan perangkat kerja dalam waktu dan kondisi tertentu sesuai dengan tujuan organisasi.
6. Bahan kerja, ialah masukan yang diroses menjadi hasil kerja.
7. Perangkat kerja, ialah semua sarana kerja yang dipakai untuk memproses materi kerja menjadi hasil kerja.
8. Sifat jabatan, ialah waktu atau bilamana dalam keadaan bagaimana jabatan dilaksanakan.
9. Uraian kiprah jabatan, yaitu memaparkan rincian pekerjaan yang merupakan kiprah pokok yang dilakukanpemegang jabatan dalam proses materi kerja menjadi hasil kerja dengan memakai perangkat kerja.
10. Tanggung jawab, ialah rincian atas segala sesuatu yang dipertanggugjawabkan oleh pemegang jabatan.
11. Wewenang, ialah hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk mengambil perilaku atau tindakan tertentu.
12. Korelasi/hubugan jabatan, ialah korelasi timbal balik antara pemegang jabatan yang satu dengan pemegang jabatan yang lain.
13. Risisko ancaman dalam pekerjaan, yaitu sesuatu yang mungkin dihadapi berupa ancaman fisik dan mental.
14. Syarat jabatan, ialah kualifikasi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan untuk sanggup melaksanakan pekerjaan.

3. Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)

Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, ibarat pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untuk melaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diharapkan karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraian pekerjaan dimuat dalam spesifikasi pekerjaan. Secara tipikal, spesifikasi pekerjaan merinci tingkat pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang relevan untuk suatu pekerjaan, termasuk pendidikan, pengalaman, pelatiahan khusus, sifat personal, dan keterampilan manual. Selain itu sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan persyaratan fisik, termasuk kemampuan usang berjalan, berdiri, mencapai tujuan, dan mengangkat yang dipersyaratkan pengusaha. Semua persyaratan fisik dan nonfisik di atas secara ideal akan terkait dengan tipe pekerjaan yang akan dipegang oleh karyawan yang memenuhi persyaratan tersebut.

a. Pengertian Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)

Spesifikasi pekerjaan (Job Specification) memperlihatkan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para pelaksana pekerjaan sebagaimana diharapkan biar mereka ini bisa melaksanakan kewajibannya, bisa melaksanakan tanggung jawabnya dan bisa bekerja dengan orang-orang bawahannya.

b. Isi Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)

Menurut Moh. Agus Tulus (1996) dalam buku Manajemen SDM menyatakan bahwa: Spesifikasi tidak merupakan bab dari deskripsi pekerjaan secara teknis. Namun demikian, keterampilan-keterampilan pokok, persyaratan dan kondisi-kondisi biasanya dimuat juga secara terbatas dalam deskripsi pekerjaan.

Biasanya yang dimuat dalam deskripsi pekerjaan terutama keterampilan minimum, pengalaman dan pengetahuan minimum yang diharapkan untuk melaksanakan pekerjaan. Persyaratan minimum sanggup mencakup tuntutan-tuntutan pekerjaan yang khusus ibarat kiprah perjalanan yang banyak atau pekerjaan di waktu malam hari yang sering sekali sebagai pelengkap pada syarat-syarat keterampilan dan pengalaman yang biasa. Untuk menghindari persyaratan-persyaratan yang tidak realistis hendaknya spesifikasi pekerjaan itu dilakukan ketika ini.

c. Menyusun Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)

Menurut Moh. Agus Tulus (1996) dalam buku Manajemen SDM menyatakan bahwa: Rumuskan terlebih lebih dahulu calon pelaksana yang ideal. Setelah diperoleh citra ihwal calon yang ideal, gres mencari calon-calon (pelamar) berdasarkan perbandingan dengan yang ideal bukan dengan pelamar-pelamar lainnya ataupun pelamar-pelamar pada umumnya. Misalnya format terbagi ke dalam sisi harus dan sebaiknya. Ini merupakankualifikasi yang esensial dan diharapkan. Sekali diisikan suatu syarat dalam sisi harus berarti secara efektif tidak akan mempekerjakan orang yang tidak memenuhi syarat tersebut tadi.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan adalah:

1) Fisik

Apakah penting bagi calon bahwa ia secara fisik bebas dari cacat yang mungkin mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan? Apakah penampilan fisik, telinga atau kemampuan berucap penting?

2) Perolehan tambahan

Ini berkenaan dengan pendidikan dan pengalaman. Pendidikan apa yang harus dimiliki calon? Bagaimana prestasi pendidikannya? Bagaimana sebaiknya prestasi kerjanya?

3) Kecerdasan umum

Ini berkenaan dengan batas atas dan bawah dari kecerdasan umum: seberapa banyak ia hendaknya sanggup memperlihatkan kecerdasan umum?

4) Bakat-bakat khusus 

Ini berkenaan dengan talenta manual, mekanis, dan sebagainya. Apakah ia harus mempunyai setiap talenta mekanis yang diperlukan? Ketangkasan manual? Cakap dalam memakai kata-kata, angka-angka? Bakat menggambar? Bakat musik?

5) Minat

Apakah ini bermanfaat bila ia memperlihatkan minat intelektual, praktis, konstruktif, fisik aktif, sosial atau artistik?

6) Pembawaan

Apakah sebaiknya ia cenderung lebih gampang diakui dan diterima (acceptable), lebih berpengaruh, lebih bergantung, lebih berketahanan pribadi daripada kebanyakan orang?

7) Keadaan

Bagaimana hendaknya keadaan rumah tangganya? (komitmen, latar belakang, korelasi bila dianggap penting).

Share this post