Defenisi Dan Penggolongan Laporan Bisnis
Monday, March 23, 2020
Edit
Arti Dan Penggolongan Laporan Bisnis
1. Pengertian Laporan Bisnis
Untuk sanggup melaksanakan suatu kegiatan operasi secara efisien, perusahaan perlu banyak sekali macam jenis laporan. Apapun posisi Anda, baik sebagai instruktur manajemen, akuntan, ilmuan, eksekutif junior, supervisor, wakil administrator atau peneliti, Anda mungkin harus menulis suatu laporan kepada atasan Anda. Seringkali efektivitas suatu laporan yang Anda sajikan akan menjadi materi pertimbangan terhadap promisi maupun honor Anda. Untuk itu, Anda perlu mengetahui bagaimana menciptakan suatu laporan bisnis secara efisien dan efektif.
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Busines Communications” memperlihatkan definisi perihal laporan bisnis (busines report) sebagai suatu laporan yang mempunyai sifat netral, tidak memihak, mempunyai tujuan yang terperinci dan planning penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur yang dipakai untuk memberikan informasi dari suatu cuilan organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke forum yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Atas dasar definisi tersebut, maka sanggup diambil suatu kesimpulan bahwa satu laporan bisnis mempunyai banyak sekali karakteristik ibarat netral, tidak memihak, objektif, penyampaian informasi baik intern maupun eksten, biasanya diminta oleh mereka yang mempunyai kewenangan yang lebih tinggi dan mempunyai suatu tujuan tertentu, yaitu membantu pemecahan problem dan pengambilan keputusan.
Biasanya suatu laporan menyajikan secara lebih rinci yang dikemas dalam bentuk memo atau model satu halaman surat bisnis. Laporan memerlukan perhatian yang lebih dalam pengorganisasian, alat bantu visual, dan teknik-teknik lain yang memungkinkan suatu laporan sanggup dan gampang dibaca. Laporan juga sanggup memperlihatkan manfaat dan tujuan suatu penyajian laporan yang akurat, informasi yang logis dan tidak emosional. Suatu laporan mungkin sanggup kedua-duanya, baik tertulis atau lisan.
Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis dipakai untuk memenuhi banyak sekali keperluan antara lain:
- § Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misaln laporan operasional, laporan kegiatan personal.
- Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya, kebijakan penempatan posisi kerja.
- Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan aturan dan peraturan-pera yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan anali dampak lingkungan, dan laporan ketenagakerjaan (perburuhan).
- Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diharapkan baik b keperluan internal maupun eksternal. Misalnya, laporan perk mban dan laporan simpulan suatu kegiatan.
- Untuk menganalisis informasi dan memperlihatkan bimbingan agi pengambilan keputusan-keputusan atas isu-isu tertentu. Misalnya, laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, dan laporan justifikasi.
- Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, ajuan penjualan.
2. Penggolongan Laporan Bisnis
Laporan bisnis sanggup digolongkan ke dalam banyak sekali cara penggolongan baik berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan perternuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci sanggup dijelaskan berikut ini.
a. Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya, suatu laporan sanggup dibedakan apakah untuk memberi informasi atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi informasi (informational report) menyajikan fakta-fakta dan rangkuman-tanpa melaksanakan analisis, kesimpulan, atau rekomendasi. Nama lain untuk laporan informasional yaitu Laporan Perkembangan (progress reports), Laporan Sementara (interm reports), dan Laporan Thwulan (quarterly Reports).
Laporan analitikal (analitycal report) menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi. Laporan analitikal mungkin diberi label, contohnya laporan rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification reports).
b. Menurut Subjeknya
Menurut subjeknya, suatu laporan sanggup dibedakan berdasarkan pada departemen mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan akuntAnsi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan teknik.
c. Menurut Formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan sanggup dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan istilah laporan panjang (long reports); sedangkan laporan nonformal sering disebut juga dengan istilah laporan singliat (short reports). Laporan formal umumnya panjang-lebih dari 10 halaman-dan meliputi masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian panjang lebih dari 10 halaman dan “panjang” atau "pendek' yaitu bervariasi, tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup:
Body text: pendahuluan, isi, penutup.
Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar tabel.
Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, indeks.
d. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, suatu laporan sanggup dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela; juga apakah publik atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) yaitu suatu laporan yang dibentuk atas dasar seruan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite; laporan sukarela (voluntary reports) yaitu suatu laporan yang dibentuk atas inisiatif Anda sendiri. Laporan swasta (private reports) yaitu suatu laporan yang dibentuk perusahaan-perusahaan swasta. Laporan publik (public reports) yaitu suatu laporan yang dibentuk oleh lembaga-lembaga pernerintah, termasuk sekolahsekolah, rumah sakit-rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiaya oleh negara.
e. Menurut Frekuensinya
Menurut frekuensinya, suatu laporan sanggup dibedakan atas dasar apakah secara. bersiklus atau khusus. Laporan bersiklus (periodic reports) sanggup dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang termasuk laporan bersiklus antara lain laporan bursa saharn setiap jam, laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap seminggu, laporan produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite tiap kuartar, dan laporan anggaran tahunan. Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan terhadap suatu informasi muncul. Laporan khusus (special reports) meliputi suatu situasi atau kejadian yang unik (khusus) ibarat munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
f. Menurut Jenisnya
Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenlis laporan sanggup bersifat informal (laporan singkat/short reports) maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
1) Laporan Memorandum
Laporan memorandum (memorandum reports) merupakan suatu laporan yang memakai format memo yaitu kepada, dari, subjek, dan tanggal.
2) Laporan Surat
Laporan surat (letter reports) merupakan suatu laporan yang memakai format surat dengan kepala surat, di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan cuilan referensi.
3) Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.
4) Laporan Formal
Laporan formal (formal reports) biasanya lebih panjang daripada laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long reports).
g. Menurut Kegiatan Proyek
Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat figa jenis laporan, yaitu laporan pendahutuan (preliminary reports), laporan perkembangan, (progress reports), dan laporan simpulan (final reports). Laporan pendahuluan meliputi bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang diharapkan, dan bagaimana melaksanakan peladhan pegawai. Selanjutnya, sehabis proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara berkala. Pada ketika proyek berakhir, dibuatlah laporan akhir.
h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan
Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis sanggup dibedakan ke dalam aktivitas (agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan perternuan (proceedings). Agenda yaitu suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu Perternuan berlangsung. la meliputi jadwal pelaksanaan, dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan. Hal ini akan membantu peserta dalam mempersiapkan pertemuan. Resolusi yaitu laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen yaitu laporan resmi dalam suatu perternuan yang telah berlangsung. la meliputi catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan yaitu suatu laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
A. Persiapan Sebelum Menulis Laporan Bisnis
Persiapan yaitu sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu nya dengan menciptakan laporan. Adapun persiapan yang diharapkan sebefum enulis laporan meliputi paling tidak 4 tahapan sebagai berikut:
1. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup
Tahap pertarna perencanaan yaitu melaksanakan analisis masalah, yang encakup tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan, seperti: Apa yang diinginkan?, Berapa banyak?, Mengapa?, dan kapan, akan membantu Anda dalam memutuskan masalah, tujuan, ruang up, keterbarasan (dana dan waktu), dan judul suatu laporan.
2. Pertimbangkan Siapa Yang Akan Menerima Laporan
Memvisualisasikan pembaca atau pendengar Anda dan kebutuhan mereka yaitu tahapan yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mepersiapkan laporan bisnis perlu dipertimbangkan banyak sekali hal yang berkaitan dengan audience. Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan mendapatkan laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya, pengalamannya, maupun perilaku emosionalnya. Hal ini bertujuan semoga laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience sanggup genai sasarannya.
3. Menentukan Ide atau Gagasan
Dalam tahap ini, tuliskan sernua pandangan gres yang terlintas, secara umum. Kemudian buatlah laporan berdasarkan planning kerja yang rind. Untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang Anda perlukan. Sebagai contoh, jika tujuan Anda yaitu mencari penyebab tingginya tingkat perputaran dalam perusahaan, Anda sanggup menuangkan ide-ide yang berkaitan dengan kondisi kerja, supervisi, gaji, dan kebijakan promosi. Kemudian Anda mungkin mempertimbangkan subdivisi dari topik-topik tersebut. Kondisi kerja sanggup meliputi lingkungan fisik (lokasi kantor, pabrik, kafetaria) dan faktor-faktor nonfisik, ibarat amis dan kebisingan.
4. Mengumpulkan Bahan Yang Diperlukan
Tahap keempat dalam menyiapkan laporan yaitu mengumpulkan fakta yang diharapkan dari sumber-sumber yang sanggup dipercaya. Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data di dalam ingatan Anda. Meskipun demikian, Anda mungkin perlu juga mencari data-data suplemen dengan melaksanakan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dolcumen pernerintah, ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara, daftar pertanyaan).
5. Menganalisis dan Menafsirkan Data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun, untuk laporan panjang ibarat laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diperoleh dari banyak sekali sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsiran Anda haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta relevan.
6. Mengorganisasi Data dan Mernpersiapkan Outline Akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda sanggup mengorganisasikan hasil ternuan dan menciptakan outline akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan outline, Anda perlu tahu badan laporan dan mempertimbangkan banyak sekali metode pengorganisasian dan outline.
Setelah Anda menuntaskan 6 tahap persiapan, langkah berikutnya yaitu adalah menciptakan cuilan pokok laporan bisnis yang meliputi pendahuluan, teks (text), dan penutup.
B. Bagian Pokok Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam cuilan pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:
a. Pemberi Kuasa yaitu orang yang merninta laporan.
b. Layout atau Rencana Presentasi menceriterakan kepada pernbaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis.
c. Masalah biasanya didefinisikan pada awal-awal cuilan pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.
d. Maksudpenulisan laporan bisnis harus nampak dalam. bagian. pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal. yang sangat penting dalam suatu laporan bisnis. Istilah lain yang serupa antara lain: tujuan, misi, strategi, atau sasaran.
e. Ruang Lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.
f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Anda sanggup memperoleh data dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan atau melaksanakan wawancara, survei, atau eksperimen.
g. Sumber-sumberprimer atau sekunder, yang meliputi antara lain: publikasi (majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, surat, memo, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya. Jika Anda menulis laporan perihal pengalaman. bisnis Anda sendiri, maka pernyataan yang Anda tulis dalam. suatu laporan bisnis yaitu merupakan sumber.
i. Definisi Istilah perlu dicantumkan jika Anda memakai istilah yang mempunyai beberapa penafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang Anda maksudkan.
j. Keterbatasan contohnya dalam hal. dana, waktu, ajudan peneliti, atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan. yang ada sebelurn melaksanakan penelitian lebih lanjut.
k. Rekomendasi menjelaskan perihal keputusan yang perlu di laporkan di dalam suatu laporan bisnis, contohnya keputusan antara membeli mesin gres atau mesin setengah pakai, restrukturisasi karyawan, pertolongan uang pesangon, menambah perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardwar ), membangun kantor perwakilan, dan sebagainya. Karena pembaca membaca secara rinci dalam laporan, ia tahu bagaimana fakta yang ada kuat terhadap keputusan yang telah diambil.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut, sanggup digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul "Pendahuluan". Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan sanggup dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2. Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis yaitu isi teks (laporan). Dalam. cuilan ini, Anda membahas dan menyebarkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian. ini sanggup membantu Anda mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus meliputi temuan fakta yang penting dan relevan dan membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.
3. Penutup
Bagian epilog berfungsi umuk merangkum laporan secara menyeluruh mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpular harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukkan bahan-bahan yan baru, yang sama sekali belum dibahas dalam cuilan pembahasan. Pada cuilan penutup, Informational Report disebut rangkuman dan Analytical Report disebu kesimpulan, rekomendasi, atau kesimpulan dan rekomendasi. Bagian epilog sendiri diberi j udul planning tindakan atau proposisi.
a. Rangkuman
Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadang kala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian.
b. Kesimpulan
Kesimpulan berisi penilaian fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi penulis.
C. Rekomendasi
Rekomendasi menyarankan suatu aktivitas tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana Tindakan
Rencana tindakan sebagai pernyataan terakhir yang meliputi waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/proyek yang akan dilaksanakan.
e. Proposisi
Istilah proposisi belakangan ini dipakai dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.
Bentuk penyusunan suatu laporan mempunyai daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi pembacanya. Oleh lantaran itu, selain maksud dan subjek laporan, calon. pembaca laporan juga harus Anda pertimbangkan manaka6 Anda. menentukan rencaKia organisasional untuk seluruh badan laporan (body report) dan cuilan teks. Kemudian, Anda perlu menciptakan topik bahasan dengan benar.
C. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis
1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis
Ada dua cara yang sanggup dipakai untuk menyusun badan laporan bisnis yaitu cara deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif lantaran pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan bisnis. I
a. Cara Deduktif
Kata deduktif (deductive) atau pribadi (direct), berard menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau, menjelaskan pandangan gres pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum hal-hal yang rinci dijelaskan.
Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka memakai cara deduktif lantaran ia memperlihatkan kepada pembacanya suatu citra yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. jika cuilan simpulan tidak diungkapkan pada awal (permulaan) laporan, mungkin pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci semoga da at segera mengetahui cuilan simpulan (terminalsection) laporan gres kemudian, kembali lagi ke cuilan awal. Secara umum, Anda sanggup memakai cara deduktif, jika pembaca Anda mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Eksekutif yang sibuk.
2. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.
3. Ingin mengetahui good news atau informasi netral.
4. Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih gampang jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan.
5. Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera.
6. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif
b. Cara Induktif
Cara induktif berbeda cara penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara induktif Anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan pendukung lainnya, sebelum hingga pada cuilan kesimpulan atau rekomendasi. Anda sanggup memakai cara induktif, jika pembaca Anda mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Ingin mengetahui klarifikasi secara rinci terlebih dahulu untuk sanggup memahami kesimpulan dan rekomendasinya.
2. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (badnews).
3. Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan sanggup menerimanya.
4. Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya cuilan kesannya saja.
5. Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif
2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis
Salah satu kiprah yang cukup rumit dalam menciptakan laporan bisnis yaitu memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehinggaterbentuk cuilan teks laporan bisnis. Anda harus menciptakan keputusan sebelum mulai menulis laporan. Anda sanggup menyebarkan teks dengan cara-cara berikut ini :
a. Membuat Topik-topik atau Kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam menciptakan suatu laporan.
Judul utarna laporan Anda mungkin memakai kriteria standar, faktor-faktor, pernecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan Anda yaitu untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dari perusahaan lain, keputusan pertama yaitu bagaimana menentukan kriteria yang paling penting.
b. Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kijadian-kdadian
Dalam pembuatan agenda, aktivitas konvensi, dan laporan perkembangan sanggup memakai aturan secara kronologis. Periode waktu, ibarat tanggal, bulan, tahun, jam, ekspresi dominan akan lebih sesuai dengan pokok bahasannya.
c. Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat
Organisasi ini yaitu bermanfaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di rumah, pabrik, kantor, sentra perbelanjaan, perusahaan internasional dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke banyak sekali penjuru dunia.
d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis.
Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin, tahapan mekanisme melakukart tabungan atau penarikan simpanan.
e. Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet
Pada urutan pertama memperlihatkan ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya kurang penting, atau tidak penting.
f. Menyusun urutan tingkatjami & tritas
Cara pengembangannya dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana (simple) atau familiar kemudian meningkat ke hal-hal yang lebih kompleks atau yang kurang familiar. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan Anda akan lebih gampang memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui.
g. Menyusun sumber-sumberyang digunakan
h. Pemecahan Masalah
Cara yang terkenal ini membahas problem terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan cara pernecahan masalahnya. Cara ini umum dipakai untuk mengorganisasi suatu. presentasi yang bersifat persuasi.
3. Metode Outline
Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi badan dan teks laporan, Anda akan mengatur judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu outline. Suatu outline yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih, outline merupakan alat yang paling penting dan irit waktu. Ia akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panj ang (laporan formal), ia j uga akan menj adi daftar isi laporan Anda.
Sebelum Anda menulis laporan, outline membantu Anda untuk melihat kekerabatan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan di dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda membahas judul dan subjudul, terlebih dahulu akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme dalam judul.
a. Jenis-jenis judul
Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul sanggup digolongkan kedalam 4 judul, yaitu: (1) judul topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), dan (4) judul variant (variant headings). judul topik merupakan judul yang paling familiar atau umum. Mereka terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat. judul kalimat lengkap selalu meliputi subjek dan predikat. judul kalimat imperatif (seperti perintah) dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak mempunyai subjek. Judul variant biasanya dimulai dengan participle.
Berikut ini yaitu teladan jenis-jenis judul:
- Judul Topik: Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan
- Judul Kalimat Lengkap : Persiapan Adalah Penting Sebelum Menulis Laporan atau Persiapan Adalah Penting
- Judul Kalimat Imperatif : Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum menulis Laporan
- Judul Variant : Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan
- Judul yang baik seharusnya terperinci dan memperlihatkan subjek yang akan dijelaskannya. Di samping itu, apabila sebuah kata dipilih sebagai judul topik, maka usahakan ia tidak memperlihatkan pada suatu pengertian yang terlalu luas.
b. Format Outline
Untuk outline singkat/pendek (short outlines) (hanya tiga atau empat judul dan subjudul), Anda mungkin lebih baik menentukan format yang sederhana (simple). Sedangkan untuk outline yang panjang, Anda sanggup memakai salah satu dari ketiga cara yang tersedia.
Kombinasi angka-huruf (numerical-letter combination) yaitu yang paling terkenal dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem decimal (decimal system) lebih banyak dipakai dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi huruf-angka lebih banyak dipakai oleh mereka yang bahagia dengan huruf-huruf sebelurn hingga pada judul utamanya.
Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu:
1. Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkanpanjanglaporan, subjek, dan pembaca.
2. Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masingmasing bagian.
3. Jika Anda membagi suatu topik, paling t1dak Anda mempunyai dua subjudul, contohnya A. 1 dan A.2.
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk subjudul.
5. Tidak pernah memakai judul Laporan sebagai cuilan judul.
C. Paralelisme dalam judul
Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam setiap cuilan outline. Ini berarti bahwa mereka harus mempunyai bentuk gramatikal yang sama, ibarat merupakan kata benda, frase, atau kalimat. Sebagai contoh, paralelisme kombinasi angka-huruf sanggup digambarkan sebagai 1, 11, 111, IV, V; A, B, C, D di bawah 1; 1, 2, 3 di bawah ILA; I dan 2 di bawah ILB; a dan b dibawah II.B.2 dan seterusnya.