Pengertian, Fungsi Perencanaan Dan Pembuatan Keputusan

FUNGSI PERENCANAAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

1 DEFINISI PERENCANAAN

Salah satu fungsi administrasi yang paling utama yaitu Perencanaan lantaran dari fungsi tersebutlah fungsi-fungsi lain disusun. Perencanaan merupakan cetak biru untuk pencapaian tujuan yang memuat pengalokasian sumberdaya yang dibutuhkan, jadwal, tugas-tugas dan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan terkait dengan pencapaian tujuan tersebut. Dapat dikatakan bahwa sebuah planning merupakan jembatan yang dibangun untuk menghubungkan antara masa sekarang dengan masa tiba yang diinginkan, lantaran perencanaan yaitu mempersiapkan masa depan. Masa depan memang akan tiba dengan sendirinya, tapi tanpa perencanaan masa depan tersebut mungkin bukan masa depan yang kita inginkan.

Perencanaan menawarkan arah tindakan dikala sekarang yang terfokus pada pencapaian tujuan yang kita impikan di masa yang akan datang. Melalui perencanaan kita sanggup mengantisipasi perubahan lingkungan dan memperkirakan resikonya sambil terus menyesuaikan tindakan/aktifitas dengan tujuan yang hendak kita capai. Karena pentingnya fungsi perencanaan, maka dalam dunia militer dikenal idiom :”Jika kau gagal merencanakan, maka kau merencanakan kegagalan”

Melalui perencanaan yang baik, enam pertanyaan pokok dalam setiap aktifitas untuk mencapai tujuan akan terjawab. Keenam pertanyaan tersebut yang dikenal dengan 4W &2 H) yaitu sebagai berikut :

• What needs to be accomplished? (apa yang harus dikerjakan?)
• When is the deadline? (Kapan harus dilaksanakan dan diselesaikan?
• Where will this be done? (Dimana daerah pelaksanaannya?)
• Who will be responsible for it? (Siapa penanggungjawabnya?)
• How will it get done? (Bagaimana cara melaksanakannya?)
• How much time, energy, and resources are required to accomplish this goal? (Berapa banyak waktu, tenaga dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mecapai tujuan)

2. MANFAAT PERENCANAAN

Perencanaan menawarkan manfaat yang sangat besar dalam pencapaian tujuan, diantaranya yaitu :

1. Memberikan arah tindakan pada organisasi. Tanpa planning yang mempunyai tujuan sebuah organisasi tidak akan hingga kemanapun.
2. Memfokuskan perhatian pada sasaran-sasaran dan hasil-hasil yang hendak dicapai. Rencana membantu baik manajer dan maupun karyawan untuk memusatkan perhatian mereka pada sebuah citra besar yang disebut rencana.
3. Menetapkan dasar bagi kerjasama tim. Sebuah planning mengintegrasikan aneka macam bagian/unit dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang sama.
4. Membantu mengantisipasi permasalahan dengan memperhitungkan situasi dan perubahan lingkungan yang akan terjadi
5. Rencana juga menawarkan aba-aba dalam pembuatan keputusan. Keputusan selalu berorientasi ke masa depan, jika administrasi tidak mempunyai planning untuk masa depan maka keputusan keputusan yang dibuatpun hanya sedikit yang sanggup berorientasi ke masa depan.
6. Merupakan prasyarat bagi terlaksananya fungsi-fungsi administrasi yang lain. Melalui perencanaan, administrasi akan mengetahui pengorganisasian apa yang harus ditangani, karyawan apa dan bagaimana yang dibutuhkan, bagaimana memimpin, memotivasi karyawan, dst.

2 Merumuskan Tujuan untuk sebuah Rencana

Sebelum sebuah planning kerja sanggup disusun, hal yang pertama yang harus dirumuskan yaitu sasaran-sasaran apa yang hendak dicapai. Sasaran-sasaran tersebut sanggup dirunut dari visi dan missi yang dirumuskan oleh organisasi. Melalui Missi Organisasi kita sanggup mengetahui untuk tujuan apa organisasi itu didirikan dan mengapa organisasi itu ada. Missi merupakan dasar bagi tujuan dan garis besar perencanaan dalam keseluruhan organisasi. Oleh karenanya dalam menyusun sebuah perencanaan yang efektif, seorang manajer harus memastikan bahwa kebijakan-kebijakan internal, peran-peran organisasional, kinerja, struktur organisasi, produk yang dihasilkan, dan keseluruhan operasional organisasi tetap sejalan dengan missi organisasi.

Untuk memastikan apakah sasaran/tujuan-tujuan yang disusun dalam sebuah perencanaan sanggup lebih efektif, maka ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan oleh seorang manajer :

• Rumusan tujuan harus terperinci dan spesifik dan sebisa mungkin memakai kalimat kuantitatif supaya gampang mengukurnya
• Tujuan tersebut harus meliputi hasil sektor-sektor kunci. Karena tujuan atau sasaran mustahil disusun menurut hasil kerja orang-per-orang, maka sasaran tersebut dibuat menurut hasil dari bantuan persektor/perbagian.
• Tujuan harus bisa menawarkan tantangan untuk mencapainya, namun bukan berarti harus sangat sulit untuk dicapai.
• Tujuan harus mempunyai tenggat waktu yang terperinci untuk mencapainya
• Tujuan mestinya dikaitkan juga dengan penghargaan bagi yang mencapainya.

3. LINGKUP & JENIS PERENCANAAN

Perencanaan sebagai salah satu fungsi pokok administrasi niscaya dilakukan oleh manajer pada semua tingkatan, meski skala atau lingkup rencananya berbeda sesuai dengan level manajerialnya. Kendati menyusun planning yang sifat dan lingkupnya berbeda, setiap manajer harus mengkoordinasikan rencananya dengan planning yang bersifat lebih luas supaya tidak terjadi pertentangan penetapan tujuan antar unit kerja dan antar serpihan yang lebih tinggi. Memilahkan lingkup planning tersebut yaitu untuk membentuk sebuah mata rantai Sarana -Tujuan yang menghubungkan antara aktifitas organisasi sehari-hari dengan pencapaian tujuan secara keseluruhan.

Mata rantai Sarana-Tujuan tersebut dibuat dalam level perencanaan yaitu sbb:

1. Rencana Strategis yang merupakan perencanaan jangka panjang yang bersifat umum dan di dalamnya meliputi pengembangan missi organisasi, serta tujuan-tujuan pokok yang akan dicapai organisasi secara keseluruhan. Top Level Manajer yaitu yang bertanggung-jawab dan berkepentingan dengan perencanaan ini.
2. Rencana Taktis merupakan planning yang menjabarkan Rencana Strategik menjadi planning dengan target-target spesifik yang harus dicapai oleh setiap divisi. Oleh karenanya memuat perihal apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya dan siapa yang bertanggungjawab pada setiap divisinya. Yang bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan tindakan-tindakan taktis spesifik yang harus disusun dalam Rencana taktis ini yaitu Manajer tingkat menengah yang membawahi divisi-divisi spesifik.
3. Rencana Operasional merupakan planning jangka pendek atau planning tahunan yang merupakan jabaran lebih rinci dari Rencana Strategik per-unit kerja. Rencana Operasional yaitu blueprint planning tindakan sesungguhnya dari setiap unit kerja dalam satu tahun kerja, oleh karenanya juga disebut sebagai Rencana Sekali Pakai (Single-use Plans) . Di dalam planning operasional tercakup aktifitas apa yang harus dilakukan, jadwal kerja, penanggungjawab, dll. Anggaran penerimaan dan belanja organisasi juga termasuk dalam katagori ini
4. Rencana Kontijensi. Rencana ini yaitu planning yang dikembangkan sebagai antisipasi jika planning semula yang telah dibuat ternyata gagal mencapai tujuan atau bahkan tidak sanggup dilaksanakan kerena aneka macam sebab. Organisasi-organisasi besar biasanya mempunyai planning kontinjensi, lantaran bagaimanapun telitinya seorang manajer dalam mempertimbangkan aneka macam aspek dalam perencanaannya, situasi lingkungan bisa berubah.

5. Contuinuining or Ongoing Plans, yaitu bentuk planning yang dibuat untuk kepentingan beberapa tahun dengan kemungkinan revisi atau pembaruan secara periodik. Yang termasuk Ongoing Plans ini yaitu :

• Kebijakan, yang merupakan aba-aba umum yang harus diikuti oleh para manajer manakala menangani kasus yang berkaitan dengan wilayah-wilayah penting dalam pembuatan keputusan (misalnya kebijakan kepegawaian dan pengelolaan sumberdaya manusia, kebijakan kenaikan upah/gaji, dlsb)
• Prosedur, yakni petunjuk langkah demi langkah yang menjelaskan bagaimana suatu aktifitas harus dilakukan. Prosedur menawarkan standarisasi penanganan untuk aktivitas-aktivitas yang dilakukan secara berulang (misalnya perihal mekanisme penilaian kerja, mekanisme pembuatan laporan keuangan, mekanisme pemesanan barang, dll)
• Aturan, yakni pernyataan yang secara explicit menawarkan batasan pada karyawan tantang apa yang boleh atau dilarang mereka lakukan dikala bekerja (misalnya larangan mangkir atau bahkan tiba terlambat ke daerah kerja, dll, aturan-aturan yang secara explicit juga dicantumkan pada dikala calon karyawan menandatangani kontrak kerja, dll).

KENDALA-KENDALA DALAM PERENCANAAN

Agar planning yang telah dibuat sanggup terealisasi dengan efektif, manajer harus bisa mengidentifikasikan beberapa hambatan potensial dalam perencanaan dan berusaha mengatasinya. Kendala-kendala tersebut umumnya yaitu :

1. Ketidakmampuan menciptakan Rencana atau Rencana yang tidak cukup Baik. Tentu saja tidak semua manajer otomatis mempunyai kemampuan menciptakan perencanaan. Faktor penyebabnya yaitu kurangnya pengalaman, pendidikan atau bahkan lantaran diajari atau tidak mempunyai pengetahuan perihal bagaimana menciptakan planning yang benar.
2. Kurangnya Komitmen dalam proses pembuatan rencana. Mengembangkan sebuah planning yaitu pekerjaan yang membutuhkan pemikiran yang cukup banyak dan menyita waktu. Kebanyakan manajer beralasan mereka tidak cukup punya waktu untuk mengikuti proses pembuatan planning yang cukup panjang, atau bahkan mereka tidak menciptakan planning yang memadai lantaran bahwasanya mereka takut gagal tidak mencapai yang mereka targetkan dalam planning tersebut.
3. Lemahnya informasi. Karena yang menjadi dasar dari sebuah planning yaitu informasi, maka bagaimanapun canggihnya seorang manajer dalam teknik pembuatan rencana, namun apabila informasi yang digunakan dalam penyusunan planning tersebut kurang memadai (informasi kurang akurat, kurang lengkap, basi), maka planning tersebut juga akan kurang bermutu atau bahkan planning yang gagal.
4. Terlalu berfokus pada masa kini. Kegagalan mempertimbangkan imbas jangka panjang sebuah planning lantaran terlalu menekankan pada penanganan persoalan-persoalan jangka pendek, justru sanggup menimbulkan kegagalan organisasi mempersiapkan masadepan. Seorang manajer seharusnya mempunyai citra besar dalam benaknya perihal masa depan dan sasaran-sasaran jangka panjang yang ingin diraih dikala menyusun sebuah rencana.
5. Terlalu mengandalkan diri pada unit/Bagian Perencanaan. Banyak organisasi/perusahaan yang mempunyai serpihan perencanaan atau serpihan perencanaan dan pengembangan tersendiri. Bagian ini yang melaksanakan penelitian, studi, membangun model, percobaan, dll, tapi sesungguhnya tidak membuatkan perencanaan itu sendiri. Hasil dari serpihan ini hanyalah merupakan alat bantu yang sanggup dimanfaatkan oleh manajer dalam menciptakan rencana, apalagi menyusun sebuah planning organisasi tetaplah tanggung-jawab manajer.
6. Memusatkan perhatian pada faktor-faktor yang sanggup dikuasainya. Kebanyakan manajer hanya berkonsentrasi pada hal-hal yang paling dikuasai dan menghindarkan diri hal yang kurang dikuasasi lantaran khawatir dianggap kurang mampu. Misalnya memusatkan perhatian pada pembuatan gagasan-gagasan dan ide-ide baru, namun mengabaikan bagaimana cara menjadikan gagasan/ide tersebut teraplikasikan lantaran kurang menguasai operasional organisasinya

Kendala-kendala tersebut pastilah sanggup diatasi manakala manajer menginginkan sebuah planning berkualitas yang tersusun. Cara termudah dan termurah tentu saja melalui komunikasi yang efektif dengan karyawan dan melibatkan mereka dalam penyusunan rencana. Komunikasi yang efektif menjamin manajer memperoleh informasi yang berkualitas, dan melibatkan karyawan dalam proses pembuatan planning akan memperluas dan memperdalam perspektif planning itu serta mengurangi resiko kurang ketidak-berhasilan planning tersebut dikala dilaksanakan.

PEMBUATAN KEPUTUSAN: PENGERTIAN & PROSES

Pembuatan keputusan yaitu hal yang sangat alami dalam kehidupan organisasi, bahkan dalam kehidupan sehari-hari. Membuat keputusan berarti melaksanakan suatu proses mental untuk tetapkan sebuah pilihan dari aneka macam alternatif untuk mencapai tujuan. Membuat keputusan juga berarti mengakui adanya situasi atau kasus yang memerlukan penanganan khusus, meski kadang dalam prosesnya keputusan juga bisa berlangsung sangat singkat menurut tindakan/reaksi spontan.

Berjalan singkat atau panjang, proses mental pembuatan keputusan biasanya melewati tahapan-tahapan sebagai berikut :

1. Identifikasi kasus yang memerlukan pembuatan keputusan atau tetapkan tujuan dari adanya keputusan 
2. Identifikasi faktor-faktor pembatas
3. Mengembangkan alternatif-alternatif pemecahan masalah
4. Menganalisa setiap alternatif yang mungkin
5. Memilih alternatif terbaik
6. Melaksanakan keputusan
7. Menetapkan sistem feedback sebagai pengendalian dan penilaian atas keputusan tersebut.

1. Identifikasi Masalah 

Mengidentifikasikan permasalahan yang memerlukan keputusan yaitu sama pentingnya dengan keputusan itu sendiri, alasannya yaitu keputusan yang benar haruslah menurut pada pemahaman kita yang benar akan kasus yang dihadapi. Kesalahan mengenali permasalahan yang sesungguhnya akan menghipnotis ketepatan keputusan yang dibuat. Masalah sanggup dikenali melalui tanda-tanda yang tampak, namun tanda-tanda tersebut hanya merupakan menerangkan adanya kasus dalam organisasi, bukan memperlihatkan akar dari kasus itu sendiri. Manajer yang baik akan menggali akar permasalahan yang menimbulkan tanda-tanda tersebut. Berikut ini yaitu gejala-gejala yang memperlihatkan adalanya permasalahan dalam organisasi

2. Identifikasi faktor-faktor yang membatasi.

Semua manajer ingin menciptakan keputusan terbaik yang dimungkinkan. Sayangnya untuk menghasilkan keputusan terbaik membutuhkan sumberdaya yang ideal, padahal lingkungan organisasi (intern atau ekstern) pastilah mempunyai keterbatasan-keterbatasan (informasi, waktu, peralatan, karyawan, dlsb). Oleh karenanya manajer haruslah menciptakan keputusan terbaik atau yang paling optimal yang dimungkinkan dari situasi yang ada (dari segi informasi, sumberdaya maupun waktu yang tersedia). Tanpa menyadari adanya keterbatasan-keterbatasan tersebut, keputusan yang diambil bisa jadi justru keputusan yang tidak bisa dilaksanakan atau yang tidak realistik.

3. Mengembangkan alternatif-alternatif.

Karena keterbatasan waktu, umumnya manajer mengambil keputusan hanya dengan mempertimbangkan satu atau dua jaawaban yang paling cepat ia peroleh. Tentu saja kondisi demikian kurang ideal untuk imbas jangka panjang, mengingat suatu kasus pastilah mempunyai banyak jalan keluar dan kiprah manajer yaitu untuk berfikir kreatif membuatkan aneka macam alternatif yang sanggup dilakukan. Ada aneka macam teknik untuk membuatkan alternatif, yang umum dilakukan dan hanya membutuhkan waktu singkat (30-60 menit) yaitu melalui teknik Brainstorming. Selain itu juga bisa melalui Teknik Kelompok Nominal atau Teknik Delphi.

Brainstorming merupakan teknik mengumpulkan pendapat melalui diskusi secara eksklusif dari partisipan untuk menghasilkan pandangan gres atau solusi-solusi alternatif, lantaran dengan lebih banyak kepala akan lebih banyak alternatif pilihan. Agar brainstorming berhasil sebagaimana dikehendaki, maka ada beberapa hukum yang perlu dipatuhi : a). Pusatkan perhatian hanya pada permasalahan yang akan ditangani untuk menghindari pembahasan yang melebar ke permasalahan lain; b). Dukung seluruh peserta diskusi untuk menawarkan ide, tampung semua pandangan gres dan alternatif walau mungkin tampak konyol dan tak masuk kebijaksanaan lantaran mungkin saja pandangan gres yang konyol tersebut justru merupakan jalan keluar yang kreatif yang tak terpikirkan sebelumnya; c). Evaluasi atas semua pandangan gres dan alternatif hanya boleh dilakukan sehabis semua pandangan gres dan alternatif dipresentasikan, sehingga seluruh peserta atau kelompok diskusi merasa diperlakukan adil dan dihargai pendapatnya.

Teknik Kelompok Nominal tujuan dan caranya nyaris sama dengan teknik Brainstorming hanya bentuknya lebih formal lengkap dengan jadwal dan gosip acara. Setiap anggota kelompok menerima kesempatan yang sama untuk memberikan pikiran. Tidak ada diskusi atau komunikasi antar personal selama jadwal ini berlangsung untuk mencegah terjadinya perdebatan dan tabrak argumentasi.

Teknik Delphi yaitu teknik pengumpulan pendapat melalui daftar pertanyaan yang disusun secara cermat sesuai dengan permasalahan yang akan dipecahkan tanpa melalui tatap muka eksklusif antar peserta. Biasanya yang dilibatkan yaitu para andal di bidang yang dibutuhkan untuk menawarkan opini secara berdikari sesuai keahliannya.

Teknik apapun yang dipakai, pembuatan keputusan secara kelompok mempunyai kelebihan (dan juga kekurangan) jika dibanding pembuatan keputusan secara individu. Kelebihannya antara lain yaitu :

1. Kelompok menawarkan perspektif yang lebih luas lantaran tiap individunya bisa jadi mempunyai perspektif dan persepsi yang berbeda atas permasalahan yang dihadapi dan cara pemecahannya.
2. Karyawan akan merasa lebih puas dan lebih cenderung mendukung keputusan yang dibuat bersama.
3. Kesempatan untuk berdiskusi menawarkan peluang untuk memnajwab pertanyaan dan mengurangi ketidak-pastian bagi pembuat keputusan.

Sedang kekurangannya antara lain yaitu :

• Membutuhkan waktu yang lebih panjang katimbang keputusan yang dibuat seorang diri
• Keputusan yang diambil cenderung bersifat kompromis daripada pemecahan yang optimal

Membuat keputusan secara kelompok atau secara individu sangat tergantung pada pertimbangan sang manajer sendiri, pertimbangan obyektif (sifat permasalahan yang dihadapi, waktu yang tersedia untuk menciptakan keputusan, kemampuan karyawan yang terlibat, dll); maupun pertimbangan subyektif lantaran gaya kepemimpinan manajer yang lebih cenderung one man show. Juga perlu diingat bahwa sekalipun melibatkan karyawan atau para ahli, tanggung jawab sebagai pengambil keputusan tetaplah di tangan para manajer, lantaran manajer dihargai tinggi untuk kemampuannya mengambil keputusan (dan bertanggung-jawab) bagi organisasi.

4. Menganalisa alternatif-alternatif.

Menganalisa alternatif-alternatif berarti mempertimbangkan setiap alternatif secara seksama supaya sanggup mengidentifikasikan setiap kelebihan dan kekurangannya sebelum tetapkan menentukan salah satu alternatif. Berbagai teknik statistik dan analisas kuantitatif sanggup digunakan sebagai alat bantu dalam menentukan alternatif yang tersedia, namun yang terpenting yaitu melaksanakan penilaian atas alternatif-alternatif tersebut dengan mempertimbangkan: a). Fisibilitasnya, apakah alternatif tersebut sanggup dilaksanakan; b) Efektifitasnya, sejauh mana alternatif tersebut sanggup mengatasi permasalahan yang ada; c). Konsekuensi atau dampaknya, baik secara finansial atau non finansial bagi organisasi (karena setiap keputusan pastilah mengandung konsekuensi).

5. Memilih Alternatif terbaik.

Memilih alternatif terbaik berarti menentukan alternatif yang diperkirakan paling menguntungkan atau yang paling kecil konsekuensinya atau adonan keduanya, kendati tentu saja bukan hal yang gampang lantaran bisa saja setiap alternatif mempunyai nilai kelebihan dan kekurangan yang relatif seimbang. Keputusan bisa saja diambil lantaran alternatif tersebut yang paling optimal dari situasi yang ada (paling menguntungkan/ paling memuaskan atau yang paling memungkinkan). Intuisi dan penilaian/judgment menurut pengalaman manajer juga bisa sangat membantu dalam hal ini.

6. Melaksanakan Keputusan.

Melaksanakan keputusan yaitu esensi dari tindakan manajerial, lantaran keputusan organisasi hanya sanggup terealisasi melalui orang-orang, dan administrasi berarti mengelola karyawan dalam organisasi. Manajer dihargai dari pembuatan keputusannya, namun ia juga diperlukan bisa mengimplementasikan keputusan tersebut menjadi tindakan faktual oleh karyawannya bagi laba organisasi secara keseluruhan. Untuk memastikan supaya para karyawan tahu kiprah yang diperlukan dari mereka, manajer harus memikirkan dengan seksama penyusunan program, prosedur, aturan, atau kebijakan supaya sanggup menjadi alat bantu bagi karyawan dalam proses pemecahan masalah.

Jenis-jenis Keputusan Manajerial

Ada dua variabel utama yang menghipnotis cara manajer dalam menciptakan keputusan, yakni : Tingkat Kepastian situasi, serta tingkat kerumitan kasus lantaran keduanya menghipnotis jenis keputusan yang dibuat. Jenis-jenis Keputusan tersebut yaitu : Keputusan yang telah terprogram; Keputusan Analitis; Keputusan menurut penilaian; dan keputusan adaptifBerikut ini yaitu jenis keputusan manajerial menurut kedua variabel tersebut yang dikutip dari Chung & Megginson

1. Keputusan Terprogram

Jenis keputusan ini yaitu jenis keputusan yang termudah lantaran informasinya menurut kejadian-kejadian rutin dan berulang sehingga sanggup dibuat Standard Operating Procedurnya (SOP). Misalnya seorang pengusaha masakan ringan manis akan sanggup memperkirakan menurut pengalamannya berapa banyak pesanan untuk masing-masing jenis masakan ringan manis pada hari biasa; berapa banyak pada hari-hari libur dan barepa banyak dikala mendekati hari Raya, sehingga gampang baginya untuk tetapkan tingkat produksi kuenya pada konisi-kondisi tersebut.

2. Keputusan Analitis

Keputusan-keputusan yang bersifat analitis ini yaitu keputusan yang melibatkan banyak variabel namun hasil dari setiap variabel relatif niscaya sehingga sanggup dikomputerisasikan. Pada masa sekarang sudah cukup banyak software komputer yang disusun menurut informasi rutin dan berulang, yang sanggup digunakan oleh para manajer untuk menciptakan keputusan atau mengantisipasi kasus sebelum kasus tersebut terjadi, contohnya yang berkaitan dengan urusan kepegawaian. Urusan kenaikan gaji; promosi jabatan, permohonan cuti, dll yang bisa dikaitkan dengan variabel masa kerja sangat bisa dibuatkan jadwal softwarenya.

Teknik jadwal Linier; Analisis Jaringan kerja; model persediaan barang, model antrian, dan aneka macam teknik statistik lainnya yaitu pola jadwal komputer yang sanggup dimanfaatkan oleh manajer untuk menciptakan solusi yang paling optimal dari sejumlah variabel permasalahan yang sanggup diperkirakan hasilnya.

3. Keputusan menurut Penilaian

Keputusan yang membutuhkan penilaian manajer (Judgmental decisions) yaitu keputusan yang melibatkan sedikit variabel namun tingkat ketidak-pastian hasilnya tinggi. Keputusan-keputusan yang menyangkut kasus investasi, pemasaran dan alokasi sumberdaya yaitu pola dari keputusan-keputusan yang membutuhkan penilaian manajer. Beberapa teknik kuantitatif dan statistik bisa membantu manajer, namun pada karenanya tetap dibutuhkan penilaian dari sang manajer sebelum keputusan diambil.

Keputusan-keputusan yang membutuhkan penilaian ini biasanya dilakukan oleh manajer tingkat tinggi, dan oleh karenanya dibutuhkan kemampuan konseptual supaya bisa melakukannya dengan baik. Selain itu pengalaman dan intuisi juga bisa sangat membantu dalam melaksanakan keputusan ini.

4. Keputusan Adaptif

Keputusan yang bersifat adaptif yaitu keputusan-keputusan yang dibuat dalam situasi yang ketidak-pastian hasil-hasil dari tiap alternatif sangat tinggi dan variabel-variabel yang terkait dengan permasalahan juga sangat kompleks. Dalam situasi ini manajer seolah memasuki wilayah yang belum pernah dijamah, sehingga keputusan yang diambil banyak bertumpu pada kemampuan kreatifitas (imajinasi dan intuisi) sang manajer serta kerjasama tim dari aneka macam keahlian yang dibutuhkan.

Karena sifat permasalahannya yang penuh ketidak-pastian, maka keputusan yang bersifat adaptif ini pastilah membutuhkan beberapa modifikasi dikala diimplementasikan untuk mengadaptasi perubahan-perubahan dan perkembangan-perkembangan gres dari lingkungannya. Contoh dari keputusan adaptif ini contohnya Keputusan di dikala terjadi peristiwa alam, perang; yang membutuhkan rencana-rencana Kontinjensi. Selain itu keputusan yang menyangkut investasi di bursa imbas dan bursa saham.

Teknik-teknik Kuantitatif dalam Pembuatan Keputusan

Teknik-teknik kuantitatif sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan yaitu salah satu hasil pengembangan pedoman administrasi ilmiah. Teknik ini biasanya digunakan pada keputusan-keputusan logis rasional yang bisa dikuantifikasikan. Diantara teknik-teknik tersebut yang banyak dikenal yaitu : Model Pohon Keputusan; Model Payoff; dan Model Simulasi.

1. Model Pohon Keputusan

Model Pohon keputusan (Decision Tree) yaitu model yang menggambarkan keseluruhan alternatif keputusan lengkap dengan potensi kemungkinan dan resikonya. Disebut pohon lantaran setiap cabang menggambarkan alternatif keputusan dan setiap ranting menggambarkan kemungkinan resiko dan laba dari masing-masing alternatif tersebut. Pohon keputusan sangat bermanfaat untuk menganalisis aneka macam kemungkinan dalam kasus investasi, marketing, penetapan harga, dan dalam keputusan-keputusan yang berkaitan dengan resiko. Pohon Keputusan ini merupakan metode yang fleksibel dan sanggup diterapkan pada banyak situasi, contohnya pada keputusan-keputusan yang bersifat sekuensial, yang mengandung aneka macam variasi kemungkinan ; dan yang alternatif-alternatifnya sanggup diperjelas.

2. Analisis Pengembalian balik (Payback analysis)

Analisis ini digunakan ketika situasi yang dihadapi mengandung resiko sehingga untuk tetapkan sesuatu manajer harus mempertimbangkan semua alternatif-alternatif yang menawarkan kemungkinan pengembalian terbaik di masa mendatang. Misalnya seseorang yang mempunyai kelebihan uang Rp. 100.000.000,- dan ingin supaya uang tersebut menawarkan hasil terbesar di masa mendatang. Ia punya pilihan : Ditabung, didepositokan atau diinvestasikan. Jika ditabungkan atau didepositokan ia harus menentukan bank yang menawarkan bunga tertinggi disamping harus memperhitungkan reputasi bank tersebut. Jika diinvestasikan ia juga harus mempertimbangkan bentuk investasi yang paling menguntungkan, resiko dari masing-masing kondisi ekonomi yang mungkin terjadi (Baik, stabil, atau buruk), dan keseluruhannya harus dipertimbangkan expected value (EV) dari setiap kemungkinan dan menentukan yang menawarkan pengembalian balik tertinggi.

Perusahaan Kontraktor bangunan Mapan Sentosa mempunyai dua opsi investasi dalam pembangunan gedung : 1) membangun kompleks perumahan atau; 2) membangun kompleks perkantoran untuk Pemerintahan. Penjualan unit perumahan sangat rentan terhadap situasi ekonomi dan pengembalian modalnya sangat dipengaruhi oleh kondisi tersebut. Sebaliknya, kontrak dengan pemerintah perhitungannya tetap dan didasarkan atas biaya plus keuntungan. Prediksi Ekonomi memperkirakan probabilitas situasi ekonomi baik, stabil dan jelek adalah: 0,25 : 0,25 : 0,50. Expected Value (EV) dari kedua proyek tersebut adalah:

EV(R) = (70 milyar x 0,25) + (38 milyar x 0,25) + (12 milyar x 0,50) = 33 milyar

EV(K) = (40 milyar x 0,25) + (40 milyar x 0,25) + (40 milyar x 0,50) = 40 milyar

3. Simulasi

Teknik simulasi dalam pengertian yang paling luas yaitu menciptakan model yang persis dengan kondisi atau permasalahan yang dihadapi kemudian menciptakan perhitungan-perhitungan lengkap dengan konsekuensi-konsekuensi yang bisa terjadi. Dengan menciptakan model ini, manajer sanggup mengubah-mengubah setiap variabel yang menghipnotis untuk memperoleh alternatif yang paling menguntungkan lantaran sanggup memperkirakan secara nyaris niscaya konsekuensi-konsekuensi dari setiap alternatif tersebut dalam situasi nyata.

8. GAYA DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN

Dalam pembuatan keputusan tak pelak bahwa gaya pribadi sang manajer sangat menghipnotis keputusan yang diambil. Ada manajer yang banyak bersandar pada pertimbangan rasional dan logis; ada manajer yang lebih mempercayai pengalaman dan intuisinya; dan ada manajer yang mencari jalan kondusif dengan keputusan yang asal cukup memuaskan atau yang disebut oleh Herbert Simon sebagai “satisficing behavior’.

Model keputusan rasional Logis, yaitu model keputusan yang diambil oleh manajer yang mementingkan relasi alasannya yaitu akhir logis dalam pembuatan keputusannya dan dalam mengambil keputusan ia akan mengikuti proses pembuatan keputusan sebagaimana yang telah dijelaskan di atas. Ia juga akan banyak memakai aneka macam alat bantu untuk menganalisis alternatif (perhitungan, simulasi, pohon keputusan, hasil penelitian, dll) dan mengambil keputusan menurut pertimbangan tersebut. Di sisi lain, tabiat dasar sang manajer juga menghipnotis keputusan yang diambil. Mengambil pola analisis payback di atas, manajer yang bersifat optimis dan bersifat enterpreuner akan mengambil aternatif yang berkemungkinan menawarkan laba terbesar: membangun perumahan (70 milyar) meski probabilitasnya hanya 25%. Manajer yang pesimistik akan mengambil alternatif yang paling kondusif dari situasi terburuk yang mungkin terjadi, yakni membangun gedung perkantoran.

Model Keputusan Intuitif yaitu model keputusan yang diambil oleh kebanyakan manajer kawakan. Mereka bisanya menghindari hitungan statistik dan pembuatan model analisis lantaran lebih meyakini intuisinya. Meski demikian bukan berarti keputusan mereka ngawur, intuisi mereka tumbuh dan menjadi tajam lantaran diasah oleh praktek dan pengalaman selama bertahun-tahun. Model keputusan intuitif ini pada masa belakangan ini banyak dikembangkan meski tidak ada metode khusus untuk itu kecuali melalui penumbuhan kesadaran dan hati nurani. Mereka lebih mempercayai hati nurani daripada kebijaksanaan otak dalam menciptakan keputusan, dan karenanya keputusan mereka terkesan lebih berani, lebih beda dan lebih kreatif.

Model Keputusan Jalan Aman, yaitu model keputusan yang diambil oleh manajer yang cenderung menghindari resiko. Dalam proses pembuatan keputusan mereka tidak menggali alternatif sebanyak mungkin, cukup asal telah memperoleh alternatif yang dianggap memuaskan dan bisa diterima oleh banyak orang. Manajer tipe ini banyak dijumpai pada instansi pemerintah, baik lantaran alasan politis maupun lantaran alasan pribadi.

Share this post