Pengertian Dan Jenis-Jenis Desain Struktur Organisasi

PENGORGANISASIAN

Fungsi administrasi sesudah Perencanaan yaitu Pengorganisasian. Pengorganisasian dimaksudkan biar manajer sanggup menempatkan orang-orangnya dalam struktur formal yang di dalamnya terkandung kiprah –tugas serta hak dan kewajiban atas penggunaan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur formal ini biasa dikenal dengan nama struktur organisasi yang sanggup mensugesti sikap dan sikap karyawan terhadap pekerjaan mereka. Struktur organisasi yang sesuai dan sempurna akan sanggup menimalkan biaya dan meningkatkan efisiensi.

1. DEFINISI DAN PENGERTIAN

To organize – to organ – organon (Anglo sexon Greak/Yunani); organum (latin) = alat, bagian, anggota/badan; to organize = menyusun bagian-bagian yang terpisah-pisah menjadi suatu kesatuan sehingga sanggup dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan dalam mencapai tujuan.

Organizing dari kata organism artinya membuat suatu struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sehingga mampunyai relasi saling mensugesti satu dengan yang lainnya (organisasi = hasil dari pengorganisasian; pengorganisasian = penyusunan kiprah kerja dan tanggung jawab mengorganisasi = menghimpun beberapa orang untuk bantu-membantu melaksanakan pekerjaan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Berikut ini beberapa definisi perihal pengorganisasian.

1. Stoner dan Walker (1986) : Pengorganisasian merupakan satu proses di mana kegiatan kerja disusun dan dialihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai tujuan sebuah organisasi.
2. Jaafar Muhammad (1992) : Pengorganisasian yaitu penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan biar tujuan dan objektif organisasi yang dirancang sanggup dicapai.
3. Gatewood, Taylor, dan Farell : Pengorganisasian yaitu kegiatan yang terlibat dalam suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi kiprah kepada pekerja serta membentuk relasi yang berkhasiat di antara pekerja dan tugas-tugas.
4. Certo (1997) : Fokus pertama pengorganisasian yaitu menentukan kegiatan yang akan dilakukan oleh sumber daya insan dalam organisasi dan bagaimana SDM tersebut sanggup diselaraskan atau digabungkan dengan cara yang terbaik untuk mencapai tujuan organisasi.

Kesimpulan yang diperolah dari definisi-definisi di atas yaitu bahwa pengorganisasian yaitu pembentukan struktur organisasi yang di dalamnya terkandung: 1). Penugasan formal bagi individu-individu dan bagian-bagian organisasi, 2). Hubungan komunikasi dan pelaporan formal termasuk garis kewenangan, penanggung-jawab keputusan, jumlah tingkat hirarche, dan jenjang kontrol manajer, 3). Bahwa penyusunan struktur ini untuk memastikan terjadinya koordinasi yang efektif bagi seluruh karyawan di seluruh lini dan bab organisasi. Dengan kata lain bahwa dalam setiap berdiri struktur organisasi disangga oleh 4 pilar, yakni :

1. Division of Work (Pembagian pekerjaan) yaitu pemecahan kiprah kompleks menjadi komponen-komponennya, sehingga setiap orang bertanggung jawab untuk beberapa kegiatan terbatas dan bukan kiprah secara keseluruhan. Seringkali dirujuk sebagai pembagian tugas.
2. Departementalisasi merupakan penggabungan kiprah secara logis dan efisien. Untuk melacak jaringan kompleks dari relasi formal dalam sebuah organisasi, manajer biasanya mengambar skema organisasi untuk melukiskan bagaimana pekerjaan dibagi-bagi. Dalam skema sebuah organisasi, kotak mewakili pengelompokan logis dari kegiatan pekerjaan yang kita sebut dengan “departemen”. Departementalisasi, oleh lantaran itu, merupakan hasil keputusan manajer perihal kegiatan pekerjaan apa yang sanggup dihubungkan dengan kelompok serupa.
3. Hierarki berarti menetapkan siapa yang memberi laporan kepada siapa dalam organisasi. Setelah pekerjaan dibagi-bagi, departemen dibuat dan rentan kembali dipilih manajer sanggup menetapkan rantai komando. Hasil dari keputusan ini merupakan pola bertingkat yang disebut “hierarki”. Puncak hierarki organisasi yaitu kawasan manajer peringkat senior bertanggung jawab atas operasi dari seluruh organisasi.
4. Koordinasi yaitu menetapkan mekanisme yang menyatukan kegiatan departemental menjadi suatu kesatuan dan memonitor keefektivan iintegrasi tersebut. Tanpa koordinasi, orang akan kehilangan pandangan terhadap kiprahnya dalam organisasi secara total yang pada alhasil sanggup mengorbankan sasaran organisasi. Seberapa jauh koordinasi yang diharapkan tergantung pada sifat dari pekerjaan yang dilakukan dan tingkat saling ketergantungan dari orang-orang dalam banyak sekali unit yang melaksanakan kiprah itu.

2. PROSES PENGORGANISASIAN

Proses pengorganisasian haruslah dilaksanakan dengan hati-hati dengan mempertimbangkan beberapa aspek yang terkait dengan pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan, penetapan kiprah bagi masing-masing individu, dll yang pada pada dasarnya mengandung 5 langkah yakni:

1. Meninjau ulang Rencana dan Tujuan Organisasi untuk melihat aktifitas-aktifitas apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan untuk melaksanakan planning tersebut
2. Menetapkan aktifitas-aktifitas pekerjaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan (mendesain pekerjaan)
3. mengklasifikasikan dan mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang serupa dan saling berkaitan (departemenisasi)
4. Memberikan penugasan dan delegasi kewenangan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut (Pendelegasian pekerjaan)
5. Menyusun relasi hierarchi (vertikal dan horisontal) antar orang-orang di dalam organisasi, biar terlihat terang aliran tanggung-jawab dalam pembuatan keputusan dan relasi koordinasi antar bab (Rentang administrasi dan rantai komando).

Jika digambarkan, proses tersebut akan tampak sebagai berikut:

Langkah 1

Desain pekerjaan

Dalam skema struktur organisasi formal yang disusun, jasa John Frederick Taylor dengan Prinsip-prinsip Organsiasinya sangatlah besar, lantaran pastilah menggambarkan unsur-unsur yang telah ia kembangkan bertahun-tahun kemudian sebagai berikut:

1. Spesialisasi Pekerjaan

Spesialisasi pekerjaan yaitu kegiatan membagi-bagi pekerjaan sesuai yang dibutuhkan oleh organisasi dan dengan tenaga kerja yang sesuai dengan jumlah dan keahlian yang dibutuhkan, sehingga karyawan yang bersangkutan hanya mengerjakan pekerjaan tertentu sesuai bidang dan bagiannya. Spesialisasi pekerjaan sangat dibutuhkan bagi pekerjaan-pekerjaan besar yang membutuhkan banyak keahlian yang saling terkait biar terjadi efisiensi, namun spesialisasi pekerjaan rutin yang tidak banyak membutuhkan pemikiran seringkali menjadikan kejenuhan sehingga perlu adanya rotasi kerja sekali waktu.

2. Rantai Komando

Rantai Komando yaitu garis kewenangan yang digambar tak terputus yan mengikat seluruh individu dalam organisasi dan memperlihatkan siapa yang harus bertanggung jawab pada siapa. Dalam Rantai komando juga perlu diperhatikan adanya prinsip-prinsip: 1). Kesatuan Perintah, yang menjamin bahwa setiap karyawan hanya wajib mematuhi perintah dari atasan langsungnya. Prinsip ini diharapkan biar karyawan tidak mengalami konflik ajakan datau kepentingan dari banyak sekali atasan atau supervisor. 2). Jenjang organisasi yang memperlihatkan tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, kiprah dan wewenang, serta kedudukannya dalam keseluruhan organisasi. Jenjang organisasi bisa menjadi sangat tinggi manakala organisasi membesar sehingga menjadi kurang efisien lantaran jenjang pembuatan keputusan semakin panjang, jenjang manajer semakin banyak, kontak antar pribadi dari atasan ke karyawan terbawah bahkan ke pelanggan nyaris tidak ada. Untuk mengatasi hal ini biasanya organisasi membelah diri berdasarkan fungsinya.

3. Kewenangan

Kewenangan yaitu hak formal dan sah dari seorang manajer untuk membuat keputusan, memperlihatkan perintah dan mengalokasikan sumberdaya bagi kepentingan organisasi. Kewenangan ini tercantum dalam diskripsi pekerjaan dan harus memperhatikan prinsip-prinsip sbb: 1). berdasarkan posisi dalam organisasi, siapaun orangnya haruslah mendapatkan kewenangan yang sama jika ia menduduki posisi tersebut. 2) Diterima oleh bawahan untuk menmbuat keputusan berdasarkan hak sah organisasional; 3). Kewenangan mengalir ke bawah sesuai jenjang hierarchi vertikal, bahwa posisi yang lebih tinggi mempunyai kewenangan yang lebih besar.

Di dalam organisasi ada tiga jenis kewenangan, yakni :

• Kewenangan lini, yang memperlihatkan kewenangan bagi para manajer untuk bekerja pribadi dengan bawahannya dan membuat keputusan pribadi bagi jajarannya tanpa harus berkonsultasi pada bab yang lain. 
• Kewenangan Staf, yakni kewenangan yang dimiliki oleh ajun manajer atau staff departemen untuk memperlihatkan saran, derma dan layanan tertentu yang dibutuhkan. Bentuk kewenangan ini tidak mempunyai kewenangan melaksanakan tindakan tak wajib dipatuhi kecuali jika secara kasuistis diberikan kewenangan untuk itu oleh . 
• Kewenangan fungsional, yakni kewenangan yang didelegasikan secara formal pada individu atau pada departeman untuk menangani atau membantu aktifitas-aktifitas tertentu yang dilaksanakan oleh bab lain. Kewenangan fungsional seharusnya tidak sejalan dengan prinsip kesatuan Perintah, lantaran bawahan bisa mempunyai 2 atasan : Langsung dan Fungsioanl, namun hal ini terkadang juga diharapkan manakala pekerjaan tersebut secara fungsional terkait erat dan untuk memudahkan koordinasi.

4. Delegation

Pada masa belakangan ini pendelegasian wewenang dalam organisasi makin dianjurkan, biar sanggup memperlihatkan keluwesan maksimal bagi karyawan dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya. Pendelegasian wewenang selain sanggup meningkatkan kinerja organisasi, juga sanggup meningkatkan kepuasan kerja karyawan lantaran merasa diberi kewenangan melaksanakan sesuatu yang berharga bagi organisasi. Tanpa pendelegasian wewenang, karyawan hanya akan mengerjakan sesuatu dengan perintah, tak mempunyai inisiatif dan rasa memiliki. Namun untuk mendelegasikan sebagian wewenang, ada beberapa hal yang pelu diperhatikan sebagai berikut:

1. Menyesuaikan antara kiprah yang akan didelegasikan dengan karyawan/tim yang akan menerimanya dari segi kemampuan, keahlian dan sikap.
2. Organisasikan pekerjaan yang akan didelegasikan (apa yang harus dilakukan, bagaimana melaksanakannya, kapan harus selesai, keahlian apa yang dibutuhkan) dan komunikasikan dengan terang pada bawahan.
3. Memberikan penugasan kerja secara terang dan spesifik, sehingga karyawan tahu bahwa mereka bertanggung-jawab penuh atas pekerjaan tersebut.
4. Memberikan kewenangan yang cukup untuk melaksanakan kiprah khusus tersebut, tidak berlebihan sehingga menjadi otoriter tanpa sepengetahuan sang manajer, dan juga tidak terlalu terbatas sehingga menyulitkan pelaksanaan pekerjaan.
5. Pastikan biar mereka mendapatkan bab tanggung-jawab atas penyelesaian pekerjaan tersebut sebagai bab logis dari kesediaan mendapatkan wewenang, serta bagaimana mekanisme pertanggungan-jawabnya. Perlu diingat bahwa tanggung-jawab terbesar tetap berada di tangan manajer atau supervisor/atasan langsung.

5. Rentang Kendali

Rentang kendali yaitu jumlah terbanyak bawahan pribadi yang sanggup dipimpin dengan baik oleh seorang manajer. Jumlah tersebut sangat relatif, bisa luas dan bisa sempit tergantung pada kebutuhan pekerjaan yang dilaksanakan dan kebutuhan organisasi yang bersangkutan, atau setidaknya dari faktor-faktor berikut ini: 

1. Subjektif (kecakapan dan keahlian, pengalaman, kesehatan, umur, bakat, kepemimpinan seseorang, kepribadian, kedudukan sosial, dan lain-lain),
2. Objektif (faktor di luar diri seseorang, faktor lingkungan: jenis pekerjaan, waktu untuk menuntaskan pekerjaan, kestabilan organisasi, jarak antara pengawas dan bawahan, banyak sedikitnya pekerjaan pada bawahan atau atasan).
3. Apakah sifat organisasi tersebut tersentralisassi atau terdesentralisasi. Jika tersentralisasi maka rentang kendali akan sangat luas lantaran kekuasaan lebih terpusat.

3. BENTUK ORGANISASI

Pada umumnya dikenal dua bentuk organisasi, yakni yang berbentuk mekanistik dan yang berbentuk organik. Pilihan mana yang sesuai untuk sebuah organisasi sangat bergantung pada tujuan, visi-missi, dan pekerjaan yang dilaksanakannya serta kondisi lingkungan kawasan organisasi tersebut beroperasi. Bentuk mekanik biasanya dipilih oleh organisasi yang jenis pekerjaannya relatif pasti, lingkungannya relatif tetap dan jenis kiprah yang dilaksanakan mempunyai kebutuhan mekanistik yang cukup besar lantaran melayani berdasarkan relasi impersonal. Sedang bentuk organik biasanya berdasarkan kebutuhan pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya cenderung menangani problem on the spot, situasi lingkungan dan permasalahan yang cepat berubah; serta relasi pekerjaan yang cenderung personal, dan organisasinya berskala kecil (misalnya organisasi amal, organisasi yang menangani bencana, dlsb).

Secara umum Struktur organisasi organik mempunyai ciri sebagai berikut:

1. Tugas-tugas dispesifikasikan secara jelas,
2. Hak dan kewajiban anggota organisasi dijabarkan secara jelas;
3. Hubungan formal organisasional antara posisi staf dan lini dijabarkan secara jelas;
4. Komunikasi cenderung bersifat dan diatur secara formal melalui struktur jalan masuk komunikasi organisasi

Sedang organisasi yang bersifat organik mempunyai ciri sebagai berikut :

1. Peran masing-masing anggota oranisasi tidak dijabarkan secara jelas;
2. Penugasan terus-menerus dijabarkan ulang sesuai dengan kebutuhan organisasi;
3. Tidak atau sedikit ketergantungan pada kekuasaan formal;
4. Pengendalian dilakukan secara terdesentralisasi;
5. Pembuatan keputusan dilakukan dengan cepat lantaran tidak bergantung pada kekuasan formal tapi berdasarkan permasalahan yang dihadapi langsung.

4. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DESAIN STRUKTUR ORGANISASI

Biasanya pilihan desain struktur organisasi yang dianggap sempurna dipengaruhi oleh 5 faktor sebagai berikut: 

1. Ukuran Organisasi

Semakin membesar sebuah organisasi, makin kompleks pula desain struktur yang dibutuhkan (misalnya Negara), sebaliknya jika organisasinya kecil dan sederhana maka pilihan desain strukurnya juga sangat sederhana bahkan mungkin tidak memerlukan struktur formal. Tidak menyerupai organisasi yang besar, organisasi kecil tidak membutuhkan banyak sekali hukum formal lantaran pekerjaan dilaksanakan berdasarkan kebutuhan. Sebaliknya organisasi yang besar membutuhkan struktur organisasi yang terang biar pekerjaan sanggup didelegasikan dan pertanggungjawaban sanggup diminta secara formal, dlsb.

2. Fase Hidup Organisasi

Seperti manusia, sebuah organisasi juga bisa dianalogikan mempunyai fase daur hidup, dimulai dari fase kelahiran, fase remaja, fase dewasa, dan fase kematangan. Pada fase kelahiran sebuah organisasi mungkin belum membutuhkan struktur organisasi formal dan pendelegasian wewenang lantaran pekerjaan dilaksanakan berdasarkan teladan cita-cita dan kebijakan sang pendiri organisasi semata

• Pada fase remaja, sebuah organisasi mulai bertumbuh dan perhatian organisasi bergeser dari mencoba memenuhi cita-cita sang pendiri menjadi memenuhi cita-cita para pelanggan. Mungkin bentuk organisasi masih organik, namun struktur organisasi formal sederhana dan delegasi wewenang mulai diterapkan.
• Fase cukup umur dimulai ketika organisasi telah meraih banyak sukses dan makin berkembang, sehingga semakin banyak karyawan, pekerjaan dan pelanggan yang ditanganinya. Untuk itu struktur yang lebih formal dibutuhkan lantaran pemilik atau pendiri makin tak bisa melaksanakan kontrol pribadi atas satu persatu karyawannya, atau berhadapan pribadi dengan pelanggannya. Untuk menjamin kelancaran jalannya organisasi hari demi hari, dibutuhkan pendelegasian wewenang, jenjang organisasi, dan pengaturan-pengaturan lain yang bersifat mekanistik. Pada fase ini organisasi cenderung inovatif, kreatif dan ekspansif.
• Fase matang dicapai ketika organisasi sudah makin stabil sehingga cenderung makin kurang inovatif dan makin kurang ekspansif. Perhatian utamanya yaitu meningkatkan efisiensi dan laba dengan memelihara kestabilan organisasi dan kestabilan lingkungan kerja. Karena makin kurang inovatif dan kurang kreatif, organisasi bisa menjadi makin menurun vitalitasnya dan alhasil mati perlahan-lahan. 

Siklus atau daur hidup organisasi tidaklah harus berlangsung menyerupai di atas, lantaran bisa saja pada ketika sudah mencapai fase cukup umur bukannya beralih memasuki masa matang tapi justru mundur dan kembali ke fase remaja. Agar tetap bisa bertahan, maka sebuah organisasi yang telah mencapai fase matang haruslah merevitalisasi diri. Yang niscaya semakin besar dan semakin renta sebuah organisasi, kebutuhannnya akan bentuk organisasi yang mekanik makin besar pula.

3. Strategi

Faktor lain yang mensugesti keputusan pemilihan desain struktur organisasi yaitu taktik yang diambil oleh organisasi itu sendiri. Organisasi yang lebih mementingkan penemuan produk terus menerus mungkin lebih membutuhkan struktur organisasi yang organik biar pengambilan keputusan tidak terhalang oleh struktur organisasi formal. Sementara organisasi yang mementingkan hasil produk yang efisiens dan efektif mungkin lebih membutuhkan organisasi yang mekanik

4. Lingkungan

Lingkungan yaitu dunia kawasan organisasi tersebut beroperasi, yang meliputi situasi ekonomi, sosial-budaya, politik, teknologi dan alam yang kuat secara pribadi pada organisasi. Situasi atau kondisi lingkungan biasanya digambarkan berdasarkan sifatnya: Lingkungan yang stabil dan Lingkungan yang dinamis. Organisasi yang bekerja pada lingkungan yang stabil dan memproduksi barang/jasa yang relatif stabil cenderung menentukan struktur organisasi yang mekanik, sedang yang bekerja pada lingkungan dinamis (misalnya perusahaan eloktronik : HP, komputer, dll; yang menghadapi dinamisnya perkembangan teknologi serta kebutuhan pasar yang cepat berubah) cenderung menentukan struktur organik.

5. Teknologi

Joan Woodward pada awal tahun 1960-an meneliti 100 perusahaan di Inggris untuk melihat ketepatan struktur organisasi dengan teknologi yang digunakan, menemukan bahwa organisasi yang memakai teknologi produksi massal lebih sesuai memakai bentuk organisasi mekanis, sedang yang memakai teknologi teknologi produksi berdasarkan pesanan individual (misalnya perusahaan cetak foto, digital printing dan yang sejenisnya) lebih membutuhkan struktur organisasi organik.

5. JENIS-JENIS DESAIN STRUKTUR ORGANISASI

Ada lima pendekatan umum dalam mendesain struktur organisasi, yakni bentuk yang berdasarkan : Fungsi, Divisi; matriks; Tim; dan Jaringan. Lima bentuk struktur organisasi ini menggabungkan banyak sekali elemen dari struktur mekanik dan struktur organik lantaran ada kecenderungan organisasi-organisasi masa sekarang untuk mengurangi birokrasi dengan lebih banyak mendesentralisasikan kewenangan, mengurangi mekanisme dan aturan, dst. Bentuk-bentuk struktur organisasi tersebut yaitu sbb:

1. Struktur Fungsional

Adalah struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh organisasi tersebut, contohnya bab produksi; marketing; keuangan; Human Resources; dlsb. Contoh skema struktur fungsional yaitu sbb:

2. Struktur Divisi

Adalah skema struktur yang disusun berdasarkan output yang dihasilkan oleh masing-masing departemen di dalam organisasi tersebut. Penyusunan struktur organisasi yang bersifat difisional ini memungkinkan para manajernya untuk berkonsentrasi pada sumberdaya dan produk/jasa yang dihasilkannya. Struktur divisi juga memudahkan daalam memonitoring hasil kerja setiap divisinya lantaran masing-masing mempunyai sasaran hasil yang jelas. Karena disusun berdasarkan output yang dihasilkan, maka struktur ini juga lebih fleksibel dan tanggap terhadap perubahan, lantaran sebuah bab atau divisi sanggup dikurangi atau ditambah sesuai kebutuhan. Contoh struktur divisi ini contohnya perusahaan yang memproduksi banyak sekali alat pembersih dan kebutuhan mandi dan mengkatagorikan departemennya berdasarkan hasil produksinya: Departemen sabun mandi, departemen sabun detergen, sabun mandi, shampo, pasta gigi, dsb. Demikian juga organisasi yang mengkatagorikan departemennya berdasarkan wilayah operasionalnya (PT. Telkom dengan banyak sekali divisi regionalnya di seluruh Indonesia).

3. Struktur Matriks

Struktur matriks adalh kombinasi dari struktur fungsional dan struktur divisional. Struktur ini memakai bentuk permanen yang memadukan kebutuhan fungsional dengan fokus divisional. Karyawan dalam struktur matriks minimal menjadi bab dari dua kelompok formal pada ketika yang bersamaan, baik sebagai karyawan fungsional maupun sebagai salah satu anggota tim produksi, acara atau proyek yang sedang dilaksanakan. Karena menjadi anggota lebih dari satu bagian, maka karyawan juga melapor pada dua atau lebih atasan. Struktur matriks selain sanggup meningkatkan motivasi kerja karyawan, juga memungkinkan pemberian training administrasi umum dan teknis sekaligus pada karyawan secara lintas fungsi. Selain itu, struktur matriks juga mempunyai kelebihan lain, yakni: kerjasama dan pemecahan problem yang lebih baik antar bagian; lebih fleksibel; layanan konsumen yang lebih baik; pertanggung-jawaban kinerja yang lebih baik dan meningkatkan administrasi strategis.

Namun disamping kelebihan, struktur matriks juga mempunyai kelemahan, yakni: kebingungan pada karyawan yang harus bertanggung-jawab pada dua atasan, terlebih jika masing-masing atasan merasa lebih berhak atas lainnya. Selain itu adanya tim khusus yang menuntut kesepakatan kerja dan soliditas yang tinggi juga sanggup membuat anggotanya melupakan tujuan yang lebih besar dari organisasi; serta sanggup meningkatkan biaya operasional lantaran tim juga membutuhkan pimpinan.

Share this post