Pengertian Dan Fungsi Kinerja Organisasi Manajemen

MANAJEMEN DAN KINERJA ORGANISASI

Kinerja yang baik dan memuaskan yaitu tujuan semua organisasi (profit maupun non profit), dan manajemen berperan sangat penting dalam mencapainya. Dahulu, kinerja sebuah organisasi umumnya hanya diukur dari pencapaian profit (kinerja finansial), tapi pada masa sekarang setidaknya diukur dari 3 indikator: 1). Tingkat kepuasan karyawan, 2). Tingkat kepuasan pelanggan dan 3). Tingkat kinerja finansial (Kristensen, Martensen & Gronhold; Business Performance Measurement; 2004, p. 279). Dengan demikian, kinerja manajemen juga sanggup dilihat dari sejauh mana manajer bisa meningkatkan kinerja finansial organisasinya melalui peningkatan kepuasan karyawan dan kepuasan pelanggan. 

Bagaimana mencapai kinerja manajemen yang baik? Upaya-upaya apa saja yang perlu dilakukan? Kualitas-kualitas dan keahlian-keahlian apa saja yang dibutuhkan? Berikut ini kita akan membahasnya melalui 2 (dua) sudut pandang, yakni manajemen Normatif dan manajemen Deskriptif.

1. MANAJEMEN NORMATIF DAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Sudut pandang normatif menilai wacana apa yang seharusnya dilakukan oleh seorang manajer semoga sanggup meningkatkan kinerja organisasi dan mencapai tujuan yang direncanakan. Sudut pandang ini berasal dari pendekatan manajemen klasik yang meyakini bahwa semua manajer harus melaksanakan (minimal) 5 fungsi manajer semoga pekerjaan-pekerjaan organisasi terealisasi secara efektif dan efisien. Efektifitas dan efesiensi tersebut akan meningkat manakala aktifitas-aktifitas organisasi tersebut direncanakan, diorganisir, diarahkan, dikoordinasikan dan dikontrol secara efisien, yang selanjunya disebut fungsi Perencanaan; fungsi Pengorganisasian, fungsi Pengkoordinasian, dan fungsi Pengendalian. 

3.1.1. Fungsi Perencanaan secara singkat sanggup didefinisikan sebagai aktifitas-aktifitas : 1). Menentukan tujuan organisasi dan sasaran-sasaran setiap sub-unitnya; 2). Menentukan cara dan alat untuk mencapai tujuan tersebut (termasuk di dalamnya memilih strategi, planning komprehensif yang meliputi seluruh aktifitas pokok organisasi) . Planning dianggap sebagai fungsi pertama dan utama alasannya perencanaan merupakan alat untuk mengidentifikasikan apa tujuan organisasi dan bagaimana cara mencapainya. Perencanaan menghasilkan anggaran, kebijakan, mekanisme dan jadwal untuk mengarahkan aktifitas-aktifitas organisasi ke arah tujuan yang diinginkan dan menghindari aktifitas-aktifitas yang tidak berkaitan atau bahkan bertentangan dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut.

3.1.2. Fungsi Pengorganisasian singkat sanggup didefinisikan sebagai: 1). kegiatan mengelompokkan kegiatan-kegiatan organisasi secara logis; 2). Menstrukturkan hubungan-hubungan antar anggota organisasi); 3). Menjabarkan kekerabatan kerja antar kelompok kerja. Melalui pengorganisasian sanggup diketahui referensi kekerabatan kerja formal, tanggung-jawab, wewenang, sistem komunikasi, dll dari organisasi tersebut. Inti dari fungsi pengorganisasian yaitu memutuskan siapa yang bertanggungjawab atas pekerjaan apa (who is responsible for doing what).

Sebuah organisasi sanggup melaksanakan pengelompokan menurut fungsi yang dilaksanakan; produk yang dihasilkan; wilayah kerja; ataupun menurut proyek-proyek yang dikerjakan, meski biasanya dilakukan menurut fungsi (mis: bag. Produksi; bag. Pemasaran, bag. Keuangan, dll).

3.1.3. Fungsi Koordinasi secara singkat didefinisikan sebagai sebuah proses memotivasi, memimpin dan berkomunikasi dengan para anggota organisasi untuk mencapai tujuan dan target organisasi. Koordinasi ini sangat diharapkan mengingat sebuah organisasi terdiri dari banyak individu dan bab yang bisa saja mempunyai tujuan berbeda.

Motivasi dipandang unsur yang penting dalam koordinasi alasannya berkaitan dengan kepuasan kerja karyawan dan hasil unjuk kerja mereka. Upaya memotivasi berkaitan dengan menemukan insentif yang sanggup memuaskan kebutuhan karyawan dan yang sanggup mendorong mereka bekerja secara maksimal untuk mencapai tujuan organisasi. Insentif tersebut sanggup berwujud upah/gaji, tunjangan, keamanan kerja, jaminan kesehatan, lingkungan kerja yang baik, perhatian, penghargaan dan pengakuan, kiprah yang menantang, dll.

Kepemimpinan biasanya diartikan sebagai kemampuan untuk mempengaruhi sikap orang lain untuk bertindak ke arah yang diinginkan. Seorang manajer yang diminta memimpin sebuah organisasi secara formal memang mempunyai kewenangan untuk memimpin, meski tidak dengan sendirinya mempunyai kemampuan memimpin. Oleh kesudahannya manajer memerlukan keahlian, pengalaman, kepribadian yang menarik dan berpengaruh untuk melaksanakan tugasnya tersebut.

Komunikasi didefinisikan sebagai pertukaran informasi dari dan ke seluruh tingkatan organisasi. Komunikasi sanggup diandaikan sebagai jaringan sistem syaraf sebuah organisasi yang mengantarkan pesan berwujud tugas, instruksi, aturan dll serta umpan baliknya ke seluruh bab organisasi baik dalam wujud tertulis ataupun lisan. Mengingat pentingnya kiprah komunikasi dalam sebuah organisasi, maka seorang manajer wajib mempelajari bagaimana berkomunikasi secara efektif.

3.1.4. Fungsi Pengendalian secara singkat didefinisikan sebagai proses untuk melihat apakah aktifitas-aktifitas organisasi terealisasi sebagaimana yang direncanakan. Pengendalian dilakukan untuk memastikan bahwa sasaran-sasaran organisasi yang telah ditetapkan dalam perencanaan sanggup dan telah dicapai. Dalam proses ini biasanya yang dilakukan yaitu : 1) memutuskan standar pekerjaan; 2). Mengukur pencapaian pekerjaan; 3). Membandingkan antara pencapaian dengan standar yang telah ditetapkan, 4). Mengambil tindakan koreksi apabila terdapat penyimpangan.

Penetapan standar pekerjaan selain harus spesifik dalam arian terang apa dan bagaimana kondisi yang harus dipenuhi, juga haruslah realistis dalam artian sanggup dicapai, serta harus dikomunikasikan dan sanggup diterima oleh para pelaksananya. Pengukuran pencapaian pekerjaan sanggup dilakukan secara periodik (dimonitor) dan juga pada tamat pelaksanaan pekerjaan (dievaluasi). Tindakan koreksi juga sanggup dilakukan secara periodik ataupun pada tamat pekerjaan, yang wujudnya bisa berupa perubahan atau pembiasaan operasional organisasi atau pembiasaan standar atau bahkan pembiasaan tujuan organisasi.

2. MANAJEMEN DESKRIPTIF DAN AKTIFITAS-AKTIFITAS MANAJERIAL

Pandangan deskriptif ini melengkapi apa yang menjadi kekurangan dari pandangan normatif. Pandangan normatif secara teroritik mempermudah kita untuk mengetahui secara garis besar apa saja yang merupakan fungsi utama seorang manajer, namun tidak bisa menjelaskan dan menggambarkan bagaimana dan apa yang bekerjsama dilakukan oleh seorang manajer dalam menjalankan fungsi-fungsinya tersebut. Pandangan deskriptif memperkaya kita wacana aktifitas-aktifitas apa yang bekerjsama dilakukan dan peran-peran apa yang diharapkan dari seorang manajer, darinya kita sanggup menyimpulkan keahlian (skills) apa yang perlu dikembangkan semoga seorang manajer sanggup berfungsi secara efektif.

Pandangan deskriptif berfokus pada aktifitas-aktifitas apa yang bekerjsama dilakukan oleh manajer dalam kesehariannya di daerah kerja, serta peran-peran apa saja yang ia jalankan. Aktifitas tersebut yaitu aktifitas personal, interaksional, administratif maupun aktifitas teknis.

Dalam aktifitas interaksional tersebut manajer juga menjalankan banyak sekali peran, yakni 1). kiprah Antarpersonal (sebagai figur atasan yang mewakili organisasi; sebagai pemimpin dan sebagai penghubung antar karyawan dengan pimpinan maupun dengan organisasi lain). 2). Peran Informasional, alasannya dalam proses interaksinya tersebut manajer juga melaksanakan aktifitas mengumpulkan data dan informasi yang diharapkan oleh organisasi, membuatkan data dan informasi yang diharapkan dalam pelaksanaan kiprah bawahannya, serta yang secara formal berhak memutuskan data dan informasi apa dan bagaimana yang diharapkan dan yang sanggup diberikan. 3). Peran Pengambil Keputusan, alasannya dalam proses interaksi tersebut manajer mengumpulkan dan mengolah informasi yang diharapkan dalam pengambilan keputusan organisasi, baik keputusan untuk intern maupun extern organisasi (misalnya: pengalokasian sumberdaya, penentuan budget, negoisasi, penyusunan kontrak, dll);

1. Aktifitas Personal. Tak sanggup dipungkiri bahwa dalam keseharian di daerah kerja seorang manajer pastilah ia juga melaksanakan aktifitas-aktifitas pribadi selain mengelola organisasi. Sebagai insan biasa seorang manajer juga mempunyai keluarga, lingkungan sosial, hobby dan minat serta kepentingan yang masuk akal dan boleh-boleh saja diurus dan mendapat perhatiannya sepanjang tidak mendominasi waktu dan bertentangan dengan kepentingan organisasi. Dalam kaitannya dengan organisasi ada penelitian yang menyampaikan bahwa kebanyakan dari manajer yang sukses yaitu manajer yang sanggup menyeimbangkan antara karier dengan kehidupan pribadinya. Hal ini berkaitan dengan kepuasan dan pinjaman emosional yang ia peroleh dari kehidupan pribadinya.
2. Aktifitas interaksional. Aktifitas terbanyak yang dilakukan oleh seorang manajer yaitu aktifitas interaksional. Manajer berinteraksi dengan atasannya, sejawatnya, bawahannya, pelanggannya, dengan orang-orang atau komunitas di luar organisasinya, dll. Penelitian yang dilakukan oleh Henry Mintzberg serta dari banyak sekali penelitian lain memperlihatkan bahwa manajer menghabiskan 78 % - 80 % dari waktunya ketika bekerja untuk melaksanakan aktifitas interaksional, baik dalam wujud rapat, meeting, komunikasi melalui telepon, supervisi, dll. Penelitian juga memperlihatkan bahwa interaksi terbanyak yang dilakukan oleh manajer yaitu dengan bawahannya (45%); dengan pelanggan dan pemasoknya (20%); selebihnya dengan kolega sesama manajer dan atasan (20%), dan dengan pihak-pihak di luar organisasi yang terkait eksklusif maupun tidak dengan organisasi.
3. Aktifitas Administratif. seorang manajer pada tingkatan tertentu juga melaksanakan aktifitas-aktifitas administratif menyerupai memproses kertas-kerja, mengelola anggaran, memonitor kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur organisasi, menangani persoalan-persoalan kepegawaian, dll. Kendati porsinya tidak banyak, tapi aktifitas ini sering dikeluhkan menghabiskan banyak waktu oleh para manajer yang merasa seharusnya melaksanakan aktifitas yang lebih bersifat konseptual. Bahwa kebanyakan aktifitas ini juga bisa didelegasikan pada bawahannya, namun alasannya tuntutan lingkungan di luar organisasi seorang manajer tak sanggup menghindari aktifitas ini sama sekali, contohnya ia juga harus tahu wacana undang-undang dan banyak sekali peraturan yang berkaitan dengan operasi organisasinya.
4. Aktifitas Teknis. Manajer juga melaksanakan aktifitas teknis yang berkaitan dengan penggunaan alat atau pengetahuan teknis yang diharapkan dalam pekerjaannya. walau semakin tinggi ia tapaki jabatannya semakin berkurang pula pekerjaan teknis yang ia lakukan, namun kemampuan atau minimal pemahaman teknis yang berkaitan dengan keseluruhan operasi organisasinya haruslah dikuasai semoga sanggup berkomunikasi dan melaksanakan supervisi, koordinasi dengan para karyawannya. Pada manajer yunior, ketrampilan dalam aktifitas teknis ini mutlak diharapkan alasannya mereka direkrut menurut kemampuan teknis tersebut.

Kendati semua manajer dipastikan melaksanakan keempat aktifitas tersebut, namun terdapat variasi dalam intensitasnya yang dipengaruhi oleh : 

1. Variasi Fungsi yang diemban manajer dalam organisasinya (misalnya Manajer Pemasaran tentu akan lebih banyak melaksanakan aktifitas interaksi dengan kliennya, sementara manajer Produksi akan lebih banyak melaksanakan aktifitas administrasif (menjadwalkan produksi, memfasilitasi perawatan alat, memecahkan masalah-masalah teknis produksi, dll);
2. Variasi Hierarchi manajer. Semakin meningkat jabatan seorang manajer maka akan meningkat pula aktifitas informasi dan pembuatan keputusan yang ia lakukan dan semakin sedikit aktifitas teknis yang ia lakukan. Sementara itu kemampuan administratif kendati penting bagi seluruh tingkatan manajemen, namun pekerjaan administratif yang detil lebih banyak dilakukan pada tingkatan yang lebih rendah. Demikian juga meski aktifitas interpersonal penting bagi semua tingkatan manajerial, namun pada tingkatan yang lebih tinggi akan lebih banyak melakukannya dengan pihak di luar organisasi, sementara pada tingkatan yang rendah akan lebih banyak melakukannya dengan karyawan di dalam organisasi (intern organisasi).
3. Variasi Organisasional. Jenis pekerjaan/operasional serta Ukuran organisasi juga akan mempengaruhi jenis aktifitas manajernya. Organisasi di bidang Jasa dan Organisasi di bidang Produksi terang membutuhkan dan melaksanakan intensitas aktifitas manajerial yang berbeda pula. Ukuran organisasi juga memilih aktifitas mana yang paling banyak dilakukan. Semakin besar organisasi berarti semakin terspesialisasi pula aktifitas-aktifitasnya, sementara manajer pada organisasi kecil harus memahami dan trampil pada semua aspek aktifitas organisasinya.

Fred Luthans dan teman-temannya melihat dari perspektf yang berbeda. Mereka meneliti aktifitas dari 450 manajer dan menemukan bahwa mereka terlibat dalam 4 aktifitas manajerial yakni :

1. Manajemen Tradisional : membuat keputusan, merencanakan dan mengendalikan.
2. Komunikasi : bertukar informasi rutin dan memproses pekerjaan tulis menulis
3. Manajemen Sumberdaya Manusia : Memotivasi, mendisiplinkan, menangani konflik, menyusun kepegawaian dan melatih,
4. Membangun jaringan: bersosialisasi, berinteraksi dengan individu-individu di luar organisasi

Selanjutnya mereka juga menyimpulkan ada pemfokusan aktifitas yang berbeda antara Manajer Sukses (yang peningkatan kariernya paling cepat) dengan Manajer Efektif (yang terbaik dalam melaksanakan pekerjaannya) dalam pengalokasian waktu untuk melaksanakan ke empat aktifitas tersebut yang diilustrasikan pada gambar di atas:

3. PERAN MANAJERIAL

Dari banyak sekali aktifitas yang telah disebutkan di atas, tampak faktual bahwa aktifitas Interaksional yaitu aktifitas yang paling banyak dilakukan oleh manajer, alasannya dalam aktifitas tersebut manajer juga menjalankan banyak sekali peran-perannya. yakni 1). kiprah Antarpersonal (sebagai figur atasan yang mewakili organisasi; sebagai pemimpin dan sebagai penghubung antar karyawan dengan pimpinan maupun dengan organisasi lain). 2). Peran Informasional, alasannya dalam proses interaksinya tersebut manajer juga melaksanakan aktifitas mengumpulkan data dan informasi yang diharapkan oleh organisasi, membuatkan data dan informasi yang diharapkan dalam pelaksanaan kiprah bawahannya, serta yang secara formal berhak memutuskan data dan informasi apa dan bagaimana yang diharapkan dan yang sanggup diberikan. 3). Peran Pengambil Keputusan, alasannya dalam proses interaksi tersebut manajer mengumpulkan dan mengolah informasi yang diharapkan dalam pengambilan keputusan organisasi, baik keputusan untuk intern maupun extern organisasi (misalnya: pengalokasian sumberdaya, penentuan budget, negoisasi, penyusunan kontrak, dll).

Henry Mitzberg yang meneliti wacana apa yang bekerjsama dilakukan oleh para direktur dalam pekerjaannya, menyimpulkan di dalam bukunya yang berjudul ”The Nature of Managerial Work” (1973) bahwa ada 10 kiprah berbeda yang saling berkaitan yang mereka lakukan dalam melaksanakan kiprah sehari-hari, sebagai berikut :

PERAN DISKRIPSI 

ANTAR PERSONAL

• Figur pimpinan (figurehead) Sebagai simbol pemimpin dari organisasi yang ia wakili (mis. Inspektur dalam upacara, dalam pengguntingan pita, dalam penandatangan kontrak dlsb)
• Pemimpin (leader) Yang bertanggungjawab mengarahkan dan memotivasi karyawan
• Penghubung (liason) Yang menjadi mediator atau menghubungkan karyawan dengan pimpinan yang lain atau dengan organisasi lain

INFORMASIONAL

• Pemantau (monitor) Bertindak sebagai sentra saraf informasi internal dan eksternal organisasi dan yang secara formal berhak memutuskan data dan informasi apa dan bagaimana yang diharapkan dan yang sanggup diberikan
• Penyebar (disseminator) membuatkan data dan informasi yang diharapkan dalam pelaksanaan kiprah bawahannya
• Juru bicara (spokesman)Yang secara formal berhak untuk berbicara mewakili organisasi dan untuk meneruskan informasi pada pihak eksternal

Pengambilan Keputusan

• Kewirausahaan (Enterpreuner)Mencari peluang dari lingkungan dan dari dalam organisasinya, memprakarsai perubahan
• Penuntas Masalah (Disturbance handler) Yang bertanggungjawab mengambil tindakan penyelesaian manakala organisasi mengahadapi perkara tak terduga, melaksanakan pembiasaan terhadap perubahan lingkungan
• Pengalokasi Sumberdaya (Resource Allocator)Yang bertanggungjawab atas penentuan alokasi sumberdaya, termasuk budget
• Negoisator Yang bertanggungjawab mewakili organisasi dalam negoisasi-negoisasi dengan pihak luar

4. MANAJERIAL SKILLS DAN KINERJA

Dari pembahasan sudut pandang normatif, kita sanggup mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang diharapkan dilakukan oleh seorang manajer. Sedang dari pembahasan sudut pandang deskriptif kita memperoleh pemahaman wacana aktifitas-aktifitas manajerial serta peran-peran organisasional apa saja yang senyatanya dilaksanakan. Dari sumbangan kedua sudut pandang tersebut kita sanggup merumuskan manajerial skills apa saja yang diharapkan untuk mencapai kinerja organisasi yang diinginkan.

1. Kemampuan berinteraksi. Termasuk di dalamnya kemampuan berinteraksi secara interpersonal, ketrampilan berkomunikasi secara efektif, kemampuan memimpin, kemampuan memotivasi karyawan, kemampuan mengelola konflik. Kemampuan membuat dan mengelola jaringan kontak personal dengan orang-orang di luar organisasi, dll.
2. Kemampuan Konseptual, termasuk di dalamnya kemampuan menganalisis, membuat keputusan, membagi dan mengalokasikan sumberdaya, kemampuan organisasional, dll Ketrampilan ini sangat dibutuhkan alasannya manajer bertanggung-jawab atas kelangsungan hidup organisasi dan kesudahannya harus bisa mengelola dan menganalis informasi dari dalam dan luar yang diharapkan bagi operasi organisasi.
3. Kemampuan Administratif. Termasuk di dalamnya yaitu kemampuan untuk membuat, mengembangkan dan mematuhi rencana, kebijakan, dan mekanisme kerja secara efektif, memproses pekerjaan-pekerjaan administratif secara benar dan sempurna waktu, mengelola pengeluaran organisasi sesuai anggaran. Kemampuan admnistratif akan semakin baik apabila ditunjang dengan kemampuan interpersonal dan kemampuan konseptual.
4. Kemampuan Teknis, termasuk di dalamnya yaitu kemampuan untuk menerapkan pengetahuan, alat, pengalaman dan teknik dari disiplin ilmu tertentu (misalnya : teknologi, akunting, hukum, pemasaran, psikologi, farmasi, dll) untuk mengatasi masalah-masalah teknis yang timbul. Bagi manajer kemampuan ini minimal dibutuhkan semoga sanggup melaksanakan supervisi secara baik.

Dari ke-4 kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang manajer, kemampuan apakah yang paling dibutuhkan dan perlu ditingkatkan untuk memperoleh kinerja terbaik? Mengenali pentingnya mengelola insan (disebut sebagai apapun : kepemimpinan, manajemen SDM, Komunikasi, Pembentukan jaringan) dalam sebuah organisasi yaitu hal yang mutlak, oleh kesudahannya mengembangkan kemampuan interpersonal yaitu sangat penting jika ingin berhasil dan sukses.

KESIMPULAN :

Dari sudut pandang normatif kita memperoleh fungsi-fungsi manajemen yang diharapkan dilakukan oleh seorang manajer untuk meningkatkan kinerja organisasi. Fungsi-fungsi tersebut yaitu : Perencanaan; Pengorganisasian, Koordinasi (motivasi, kepemimpinan, komunikasi), dan Pengendalian. Secara teoriktik pandangan ini menawarkan dasar pada kita wacana apa yang harus dilakukan oleh manajemen untuk meningkatkan kinerja. Namun alasannya masing-masing fungsi tersebut tidak berdiri sendiri sebagai suatu fase yang berkelanjutan, maka tidaklah gampang untuk mengidentifikasikan bagaimana fungsi tersebut dilaksanakan.

Sudut pandang Deskriptif mengajak kita melihat bagaimana aktifitas-aktifitas yang bekerjsama dilakukan manajer sehari-hari dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Dari sudut pandang ini kita empat aktifitas yang dilakukan oleh manajer, yakni : aktifitas personal, aktifitas interaksional, aktifitas administratif dan aktifitas teknis. Keempat aktifitas tersebut dihasilkan oleh aktifitas mental berfikir secara abnormal yang disebut aktifitas konseptual (yang tidak kasat mata). Oleh kesudahannya untuk meningkatkan efektifitas manajemen maka manajer perlu mempunyai dan meningkatkan kemampuan interaksional, konseptual, administratif dan teknis.

Memelajari manajemen dengan memadukan kedua sudut pandang tersebut akan menawarkan perspektif yang lebih dalam. Sudut pandang normatif menyumbangkan landasan teoritik wacana apa yang seharusnya dilakukan oleh manajer dalam melaksanakan tugasnya, sedang sudut pandang deskriptif menyumbangkan pengetahuan wacana kemampuan-kemampuan/skills yang diharapkan dikembangkan untuk menjalankannya kiprah dan fungsinya tersebut secara maksimal. Buku ini selanjutnya akan mengacu pada kedua pendekatan tersebut.

Share this post